Pernahkah kamu mengalami kegagalan atau musibah dalam bisnis? Mungkin jika kamu pernah mengalaminya, kamu perlu membuat business continuity plan. Musibah tersebut kadang tak terprediksi sehingga dapat membahayakan bisnis kamu. Untuk itu perencanaan selanjutnya menjadi penting.
Apa sebenarnya yang dimaksud dengan business continuity plan? Untuk dapat lebih memahami konsepnya, simak dulu pengertian istilah-istilah berikut ini.
Musibah atau masalah dalam bisnis yang dapat mengganggu aktivitas dan bahkan mematikan bisnis perusahaan. Beberapa masalah yang bisa menjadi gangguan ialah waktu, persaingan bisnis, keuangan, pelanggan, karyawan, pemasaran, teknologi dan regulasi.
Business continuity plan (BCP) dapat diartikan sebagai cara atau strategi perusahaan untuk merespons kejadian tak terduga dalam bisnis yang dilakukan. Strategi tersebut direncanakan dengan tujuan agar bisnis tetap dapat berjalan walau tertimpa musibah.
Bisnis yang baik adalah bisnis yang memiliki perencanaan untuk mengantisipasi ancaman dari masalah yang tak terduga. Berikut adalah langkah menyusun business continuity plan.
Inisiasi Lingkup dan Rencana
Untuk memulai perencanaan business continuity plan, dibutuhkan langkah untuk melihat keseluruhan kondisi bisnis dan perusahaan. Pelaporan secara detail dapat membantu perencanaan berjalan dengan baik.
Langkah inisiasi dilakukan dengan melaporkan pekerjaan yang ada di perusahaan, daftar sumber daya yang dimanfaatkan, dan membuat praktik manajemen yang akan dilaksanakan. Proses ini melibatkan seluruh elemen perusahaan mulai dari pimpinan hingga staf.
Business Impact Assessment (BIA)
Setelah melakukan penyusunan secara detail kondisi perusahaan, maka dilanjutkan dengan proses assessment. Penilaian dilakukan agar penyusunan rencana dapat terukur.
BIA merupakan dokumen yang digunakan untuk memahami seberapa besar dampak yang muncul ketika suatu masalah terjadi. Walaupun bisnis masih berjalan, namun menyelesaikan harus tetap dilaksanakan agar dapat meminimalisir dampak.
Tujuan utama dalam BIA adalah sebagai bagian dari business continuity plan antara lain ialah penentuan prioritas, estimasi downtime dan mengetahui kebutuhan sumber daya. Untuk mencapainya, terdapat beberapa tahapan dalam BIA.
Tahapan dalam BIA antara lain adalah (1) melaksanakan identifikasi tiap bagian dalam bisnis, (2) melaksanakan analisis masalah secara operasional dan keuangan, (3) menganalisis hubungan antar bagian, (4) Melaporkan hasil dan rekomendasi berdasarkan assessment.
Pada tahapan ini, segala jenis informasi yang diperoleh melalui tahapan inisiasi dan BIA akan diolah dan dijadikan dasar untuk membuat perencanaan. Proses penyusunan rencana meliputi implementasi, pengujian dan pemeliharaan serta tindak lanjut rencana tersebut.
Tahapan ini mempertimbangkan bagaimana rencana dapat dijalankan dengan maksimal. Alternatif untuk recovery dapat ditentukan dengan mempertimbangkan sumber daya yang ada.
Setelah pembuatan rencana selesai, maka untuk melaksanakannya dibentuk tim tersendiri yang terintegrasi dengan proses bisnis. Tim sangat penting peranannya baik untuk mengumpulkan informasi maupun mengambil keputusan secara cepat saat terjadi masalah.
Tahapan terakhir yaitu memperoleh persetujuan dari rencana yang telah disusun. Persetujuan ini juga meliputi tim yang dibentuk. Persetujuan diperoleh baik dari manajer maupun dari pimpinan perusahaan.
Implementasi business continuity plan menjadi poin penting dimana kinerja tim yang terintegrasi harus terukur dan maksimal. Namun dengan perkembangan teknologi, evaluasi dan implementasi dapat dilakukan dengan lebih mudah tanpa harus mengeluarkan biaya untuk pelatihan dan persiapan business continuity plan.
Penyusunan dan pelaporan yang baik dapat menjadi kunci dari evaluasi business continuity plan dan implementasi di kemudian hari. Berikut adalah jenis dokumentasi yang dapat dilakukan:
Overview
Dokumentasi berupa ringkasan atau overview merupakan dokumen awal dalam business continuity plan. Ringkasan berisikan tata cara dalam pembuatan BCP dan kondisi perusahaan
Emergency Response
Dokumen ini meliputi daftar bagaimana cara perusahaan dapat keluar dari kondisi darurat yang tidak diinginkan. Kondisi darurat yang tidak ditangani dengan cepat dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
Crisis Management and Communication
Dokumentasi ini tidak hanya berisikan antisipasi masalah secara cepat, namun juga detail dan berimbang dengan kondisi perusahaan. Biasanya dokumen ini meliputi perkiraan korban, kerugian finansial atau komunikasi dengan masyarakat dan media.
Business Recovery
Dokumen ini berisikan respon atau usaha dalam pemulihan setelah bisnis tertimpa masalah yang sudah terlanjur terjadi dan tidak dapat dicegah. Lamanya proses pemulihan juga menjadi bagian dari dokumen ini.
Membuat business continuity plan memiliki beberapa manfaat utama. Beberapa diantaranya ialah (1) menjaga keberlanjutan bisnis, membangun kepercayaan pelanggan, mempertahankan reputasi, melindungi rantai bisnis dan mengurangi risiko finansial. Untuk mencapainya, berikut beberapa tips yang dapat kamu lakukan.
Efisien
Penanggulangan masalah yang efisien akan berdampak baik bagi keuangan perusahaan. Hal ini juga dapat menghemat energi dan waktu sehingga proses kerja lebih maksimal.
Efektif
Rencana respon dan pemulihan yang baik adalah rencana yang tepat sasaran dan dilaksanakan dengan baik. Efektivitas dapat diperoleh dengan melakukan asesmen terlebih dahulu.
Realistis
Sebuah rencana dapat dilaksanakan sesuai dengan kapasitas perusahaan dan tim yang dibentuk
Adaptif
Perubahan kondisi yang mendadak dan tak terduga memerlukan rencana yang dapat fleksibel dan menyesuaikan kondisi.
Penting ada business continuity plan dalam menjalani bisnis atau sebelum membuat bisnis. Menyiapkan rencana jika sesuatu terjadi pada bisnis kamu, agar terhindar dari kerugian besar saat menghadapi musibah dalam berbisnis. Selamat mencoba!