- Rangkap pertama (biasanya putih) – Dikembalikan ke pengirim sebagai bukti pengiriman/invoice.
- Rangkap kedua (biasanya merah) – Dipegang oleh penerima sebagai bukti tanda terima barang.
Panduan & Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang untuk Pebisnis
Intinya Sih
- Surat jalan menjadi kontrol resmi barang keluar-masuk gudang, membantu pencatatan stok akurat serta pelacakan transaksi pengiriman, retur, dan penerimaan dari pemasok.
- Dokumen ini berfungsi sebagai bukti legal pengiriman saat pemeriksaan, klaim asuransi, atau sengketa, karena mencantumkan identitas barang dan pihak yang berwenang.
- Surat jalan perlu memuat nomor dan tanggal, data pengirim-penerima, detail barang, informasi sopir serta kendaraan, dan tanda tangan; umumnya dicetak dalam dua rangkap.
This section summary was AI-assisted and reviewed by our editorial team.
Pernah nggak sih kamu bertanya-tanya, kenapa setiap kali ada barang keluar dari gudang, selalu ada lembar kertas yang ikut "jalan" bareng? Nah, lembar itulah yang disebut surat jalan pengiriman barang.
Meski terlihat sederhana, surat jalan punya peran yang jauh lebih penting dari yang kamu kira. Ini dia empat fungsi utamanya yang wajib kamu tahu:
Table of Content
1. Alat kontrol stok gudang yang akurat
Seorang awak truk melakukan pengisian surat jalan di SPPBE Kuripan sebelum diantar dan didistribusikan di Demak, Jawa Tengah. IDN Times/Dhana Kencana Surat jalan adalah "tiket keluar" resmi bagi barang yang meninggalkan gudang. Tanpa surat ini, pihak gudang tidak akan mengizinkan barang dibawa pergi.
Fungsinya? Agar pencatatan stok tetap rapi dan akurat. Setiap barang yang masuk atau keluar pasti tercatat dengan jelas, sehingga kamu bisa memantau kondisi gudang secara real-time tanpa bingung.
2. Bukti Pencatatan Transaksi Barang
ilustrasi surat jalan barang (pexels.com/Nataliya Vaitkevich) Setiap pergerakan barang...baik itu pengiriman ke klien, retur dari pelanggan, atau barang masuk dari supplier, selalu meninggalkan jejak di surat jalan.
Nah, dokumen inilah yang jadi bukti sah dalam pembukuan. Kalau suatu saat ada data yang janggal (misalnya karena human error atau kesalahan sistem), kamu tinggal cocokkan dengan surat jalan untuk menemukan solusinya dengan lebih cepat.
3. Dokumen legalitas pengiriman
ilustrasi dokumen surat jalan barang (freepik.com/freepik) Saat barang dikirim, pasti ada risiko di perjalanan. Entah itu pemeriksaan di jalan, klaim asuransi, atau sengketa dengan pihak ketiga. Di sinilah surat jalan berperan sebagai "tameng legal" perusahaan.
Dokumen ini membuktikan bahwa pengiriman dilakukan secara resmi oleh pegawai, supir, atau petugas ekspedisi yang berwenang. Jadi, kalau ada masalah di tengah jalan, kamu punya bukti kuat yang bisa dipertanggungjawabkan.
4. Surat keterangan resmi saat pemeriksaan
ilustrasi menerima surat jalan (freepik.com/freepik) Bayangkan truk pengiriman kamu dihentikan di jalan untuk pemeriksaan. Nah, surat jalan inilah yang akan jadi "kartu identitas" bagi barang yang kamu bawa.
Isinya yang lengkap...mulai dari jenis barang, jumlah, hingga tujuan pengiriman, membuat petugas berwenang bisa langsung memverifikasi bahwa kirimanmu sah dan sesuai aturan. Tanpa surat ini, proses pengiriman bisa terhambat, lho.
5. Isi lengkap surat jalan: apa saja yang harus ada?
Biar surat jalan berfungsi maksimal, ada beberapa informasi wajib yang harus tercantum di dalamnya. Biasanya, surat jalan dicetak dalam dua rangkap:
Nah, berikut adalah daftar informasi yang harus ada di dalam surat jalan pengiriman barang:
📌 Informasi Dasar:
- Judul dokumen ("Surat Jalan Barang" atau "Delivery Order")
- Nomor surat jalan (sebagai referensi unik)
- Tanggal pengiriman
Data Pengirim & Penerima:
- Nama pengirim (perorangan/perusahaan/instansi)
- Alamat dan kontak pengirim
- Nama penerima
- Alamat dan kontak penerima
- Alamat tujuan pengiriman
Detail Barang:
- Jenis/deskripsi barang
- Jumlah barang dan satuannya
- Harga barang (jika diperlukan)
- Informasi tambahan seperti berat atau volume
Informasi Pengiriman:
- Nama sopir/petugas pengantar
- Nomor plat kendaraan pengirim
- Tanda tangan pengirim, penerima, dan pengantar
- Stempel ekspedisi (jika diperlukan)
Contoh surat jalan pengiriman barang
Surat Jalan Barang
No : (XXX/SJ/BULAN/TAHUN)
Tanggal Pengiriman: [DD/MM/YYYY]
Kepada Yth,
Nama Penerima : (Nama Penerima/Perusahaan)
Alamat : (Alamat Lengkap Tujuan Pengiriman)
No. Telepon : (Nomor Telepon Penerima)
Dengan ini kami mengirimkan barang-barang sebagai berikut:
1. Barang xxx 1 lusin
2. Barang xxx 2 lusin
3. Barang xxx 3 lusinKeterangan Tambahan:
• (Catatan khusus jika ada, misal: Barang mudah pecah)
• (Informasi pengiriman lainnya)
Informasi Pengiriman:
Nama Sopir : (Nama Sopir/Petugas Pengantar)
No. Kendaraan : (Nomor Plat Kendaraan)
Ekspedisi : (Nama Ekspedisi jika ada)
Mohon diperiksa kondisi barang saat diterima.
Hormat Kami,
Nama PT
Penerima,
Nama Penerima
