Kegiatan pembayaran kembali disebut sebagai reimbursement, biasanya dilakukan sebagai bentuk dari klaim atas dana yang dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan. Setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri terkait reimbursement mulai dari kesehatan, transportasi, hotel dan sebagainya.
Di artikel ini ini, kita akan mengulas lebih lengkap mengenai pembayaran kembali. Simak pengertian, jenis-jenis, hingga cara mengelolanya.
Melansir Accounting Tools, pembayaran kembali atau reimbursement adalah pembayaran yang dilakukan kepada pihak lain yang telah mengeluarkan biaya atas nama entitas yang membayar.
Pembayaran kembali biasanya dilakukan kepada karyawan melalui laporan pengeluaran mereka ketika mereka membelanjakan dana atas nama perusahaan. Kebijakan perusahaan biasanya menguraikan reimbursement karyawan mana yang akan diganti oleh perusahaan, seperti biaya perjalanan atau biaya terkait pendidikan tertentu.
Secara umum, berikut beberapa jenis pembayaran kembali atau reimbursement, yaitu:
1. Penggantian asuransi
Ketika pemegang polis tidak punya cukup waktu untuk menghubungi pihak asuransi, sementara harus mendapat pertolongan medis segera. Maka ia bisa membayar biaya pengobatan secara mandiri terlebih dahulu, kemudian mengajukan penggantian dari perusahaan asuransi untuk setiap pengeluaran yang ditanggung.
2. Penggantian pajak
Reimbursement pajak dilakukan oleh pemerintah kepada wajib pajak yang membayar kelebihan pajak. Wajib pajak yang membayar jumlah pajak tambahan dapat meminta penggantian atas jumlah tambahan yang dibayarkan. Biasanya, reimbursement pajak bisa mulai diajukan ketika penyampaian SPT.
3. Penggantian biaya keperluan bisnis
Karyawan dapat mengajukan penggantian biaya bisnis kepada pihak perusahaan. Contoh jenis pengeluaran yang dilakukan dalam penggantian biaya bisnis, seperti pulsa pribadi untuk menelepon klien, membayar program pelatihan, menggunakan tempat sewa dan membeli perlengkapan kantor.
4. Penggantian biaya perjalanan bisnis
Biasanya karyawan akan diminta oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis. Selama perjalanan bisnis tersebut, mungkin akan mengeluarkan berbagai biaya seperti transportasi dan akomodasi. Sehingga, dalam kondisi tersebut pengajuan reimbursement ke pihak perusahaan agar dapat memperoleh penggantian biaya yang telah dikeluarkan.
Jika kamu ingin mengajukan reimbursement, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
1. Memahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement
Setiap perusahaan memiliki syarat dan ketentuan prosedur yang dimiliki dalam hal reimbursement. Sehingga, sebelum mengajukan reimbursement sebaiknya pahami dan penuhi syarat yang dibutuhkan.
2. Menyiapkan dokumen yang dibutuhkan
Pastikan kamu telah menyiapkan berbagai dokumen yang dibutuhkan sebelum mengajukan reimbursement. Pastikan bukti pembayaran atau pengeluaran dilampirkan, ya.
3. Lakukan reimbursement secepatnya
Melakukan reimbursement secepatnya menjadi hal penting. Sebab terkadang perusahaan memerlukan waktu dan prosedur yang lama untuk memproses pengajuan kembalian dana.
Sehingga, hindari menunda dalam pengajuan saat perusahaan sudah menetapkan batas waktu penggantian dana. Hal ini dilakukan juga agar dapat meminimalisir resiko hilangnya bukti pembayaran yang kamu miliki.
4. Mengecek ulang apa yang ingin di-reimburse
Saat mengajukan reimbursement sebaiknya lakukan pengecekan ulang dan hitung kembali jumlah biaya yang dikeluarkan serta jangan sampai ada yang terlewat. Hindari terjadinya multiple reimbursement karena dapat dinilai sebagai kecurangan.
5. Hitung kembali pengembalian dana
Setelah mengajukan reimbursement dan disetujui oleh perusahaan, maka kamu akan memperoleh sejumlah dana yang diajukan sebagai pembayaran kembali. Pastikan untuk cek kembali apakah jumlah dana sudah pas dengan pengeluaran.
Berikut beberapa cara terbaik untuk memproses karyawan yang melakukan kegiatan bisnis, yaitu
Pembayaran kembali atau reimbursement dilakukan oleh perusahaan sebagai kompensasi atas pengeluaran dana pribadi karyawan untuk kegiatan yang berkaitan dengan perusahaan. Di dalam reimbursement ini, sebaiknya terjadinya transparansi yang jelas atas keuangan baik dari sisi karyawan maupun perusahaan agar tidak terjadi kesalahpahaman dan kekeliruan.