Apa itu Purchase Order? Ketahui Pengertian dan Fungsinya
- Purchase order (PO) adalah dokumen pembelian barang yang mengikat antara pembeli dan penjual.
- PO bukanlah invoice, namun digunakan sebagai bukti pesanan yang disetujui oleh penjual sebelum diterbitkan invoice.
Jakarta, IDN Times - Purchase order atau PO kerap ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Apalagi bagi penggemar belanja online, tentunya sering melakukan PO.
Tapi, apa sebenarnya arti PO? Purchase order atau PO adalah dokumen pembelian barang. Ketika pembeli memesan barang, maka pemesanan itu tercatat dalam dokumen PO yang diajukan ke penjual.
Meskipun, PO hanya berupa dokumen, namun sifatnya mengikat. Purchase order bisa digunakan sebagai bukti ketika ada persoalan dalam pesanan tersebut.
1. Purchase order berbeda dengan invoice
Namun, jangan salah mengartikan PO sebagai invoice. Sebab, invoice diterbitkan oleh penjual.
Ketika pesanan pembeli sudah diterima dan diproses, artinya penjual menyetujui PO. Kemudian, penjual mengeluarkan invoice berupa harga yang perlu dibayar pembeli.
Sama dengan PO, dokumen invoice bersifat mengikat.
2. Fungsi purchase order
Dokumen PO punya fungsi cukup penting bagi pembeli maupun penjual. Bagi penjual, dokumen PO bisa digunakan untuk membantu proses pemesanan barang dari pembeli. Dengan dokumen PO, penjual bisa lebih mudah melakukan pengecekan pesanan.
Dokumen PO juga sangat berguna bagi pembeli. Dalam dokumen itu pembeli mencantumkan detail barang yang dipesan, sehingga ketika ada kendala dalam pemesanan yang dilakukan oleh penjual, pembeli punya bukti kuat dari dokumen PO tersebut, terutama untuk pesanan dalam jumlah besar.
3. Pembuatan dokumen PO sangat praktis
Saat ini, pembuatan dokumen PO sangatlah praktis, karena sudah ada dalam bentuk digital. Bahkan, dokumen PO dalam bentuk digital dapat meminimalisir terjadinya kesalahan input serta kehilangan dokumen.
Tentunya, sistem tersebut akan mempermudah penjual untuk mendata pesanan dari pembeli.
