5 Cara Memberikan Arahan pada Bawahan agar Mudah Dipahami, Harus Jelas
Salah satu ketrampilan yang harus dimiliki seorang pemimpin adalah memberikan arahan yang jelas dan mudah dipahami. Arahan yang mudah dipahami dapat meminimalkan kesalahan karyawan dalam bekerja sehingga meningkatkan produktifitas kerja dan kepuasan kerja karyawan.
Pada kenyataanya, seringkali komunikasi antara atasan dan bawahan di tempat kerja tidak berjalan efektif, sehingga dapat menimbulkan kebingungan, kesalahan dalam bekerja, bahkan penurunan motivasi kerja.
Sebagai seorang pemimpin, penting untuk mengetahui cara menyampaikan arahan pada bawahan agar mudah dipahami. Berikut caranya.
1. Gunakan bahasa sederhana dan jelas
Usahakan untuk menggunakan bahasa yang jelas dan sederhana ketika menyampaikan arahan. Hindari penggunaan bahasa teknis yang terdengar rumit dan tidak familiar untuk meminimalkan risiko kesalahpahaman.
Bahasa yang jelas dan lugas dapat mempercepat pemahaman, sehingga kamu bisa menghemat waktu untuk menjelaskan ulang. Menggunakan bahasa yang dapat dipahami oleh semua orang juga menunjukan bahwa kamu menghargai semua anggota tim, terlepas dari latar belakang pendidikan, jabatan dan tingkat pemahaman mereka.
2. Informasikan tujuan dan hasil yang diharapkan
Berikan informasi mengenai hasil dan tujuan yang ingin dicapai atas tugas yang diberikan pada bawahan. Tujuanya agar tim memahami apa tujuan akhir dari tugas yang mereka kerjakan.
Memahami tujuan dari tugas yang diberikan dapat memberikan gambaran lebih luas tentang pekerjaan mereka. Hal ini membantu mereka memahami bagaimana pekerjaan mereka dapat berkontribusi terhadap organisasi atau perusahaan.
Pemahaman yang jelas tentang hasil yang diinginkan membantu tim untuk mengerti tentang apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Hal ini dapat mengurangi kesalahan atau ketidaksesuaian hasil pekerjaan.
3. Berikan contoh
Sebagai seorang pemimpin, kamu bisa memberikan contoh terhadap tugas yang diberikan pada bawahan. Melihat contoh secara langsung membantu bawahan lebih cepat memahami tugas yang diberikan, terutama jika ia belum pernah menerima tugas tersebut sebelumnya.
Contoh yang diberikan juga bisa sebagai acuan atau standar kualitas yang diharapkan. Hal ini membantu bawahan memahami bagaimana kinerja yang harus dicapai, sehingga hasilnya akan sesuai dengan harapan.
4. Berikan kesempatan bertanya
Perlu dipahami bahwa tidak semua orang langsung dapat memahami arahan yang diberikan. Oleh karena itu, berikan kesempatan bertanya setelah selesai menyampaikan arahan. Hal ini bertujuan untuk memberikan kesempatan pada tim yang merasa belum memahami sepenuhnya tentang tugas yang diberikan untuk menyampaikan pertanyaan.
Pertanyaan yang disampaikan oleh bawahan dapat mengungkapkan potensi area kebingungan atau kesalahpahaman sebelum tugas dimulai. Hal ini memungkinkan kamu untuk memberikan penjelasan tambahan sehingga mengurangi kemungkinan kesalahan yang dapat terjadi dalam menjalankan tugas kerja.
5. Konfirmasi pemahaman
Kamu perlu mengkonfirmasi pemahaman bawahan setelah selesai menyampaikan arahan pada mereka. Tujuanya untuk memastikan bahwa seluruh anggota tim memiliki pemahaman yang sama terhadap tugas yang diberikan dan mengurangi missed komunikasi yang dapat menyebabkan kesalahan dalam melaksanakan tugas kerja.
Mengkonfirmasi pemahaman bawahan bisa dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya tanya jawab, repetisi penjelasan, hingga membuat ringkasan. Metode-metode ini dapat membantu atasan memastikan bahwa arahan yang diberikan telah dipahami sepenuhnya oleh anggota tim.
Kesalahan dalam melaksanakan tugas kerja memang riskan terjadi, terutama jika arahan yang diberikan tidak mudah dipahami oleh bawahan. Semoga artikel di atas dapat membantumu memberikan arahan yang mudah dipahami oleh anggota tim. Arahan jelas, tugas kerja pun tuntas!
