5 Metode Meeting yang Efektif, Gak Perlu Waktu Berjam-jam
Bagi karyawan, meeting jadi agenda tak terpisahkan dari rutinitas sehari-hari. Entah harian, mingguan, atau bulanan, bersama rekan-rekan sedivisi atau antar fungsi, ada saja rapat yang harus dihadiri. Sayangnya, kegiatan satu ini kerap menyita waktu. Tak jarang, untuk mendiskusikan satu topik saja menghabiskan berjam-jam.
Tentunya, ini bisa menghambat produktivitas setiap anggota rapat. Waktu yang semestinya bisa digunakan untuk menyelesaikan tugas, malah terbuang karena membahas hal yang tak kunjung usai. Karena itu, dibutuhkan metode efektif agar meeting bisa berjalan efisien. Coba terapkan metode-metode berikut agar kegiatan rutin ini selesai tepat waktu.
1. Metode six thinking hats
Meeting biasanya dihadiri beberapa orang. Di sinilah letak permasalahannya. Setiap orang memiliki pendapat yang harus dipertimbangkan. Namun di beberapa kesempatan, mereka tak satu suara. Opininya saling berlawanan, bahkan tak jarang saling beradu argumen dan berakhir buntu.
Hal ini kerap tak terhindarkan. Namun jika dibiarkan, polanya akan terus berulang dan membuat meeting berakhir tanpa keputusan gemilang. Perbedaan pandangan dalam rapat sebenarnya adalah kekuatan. Ini membantu setiap orang melihat permasalahan dengan gambaran utuh dan menyadari adanya blind spot dalam point of view masing-masing.
Dengan demikian, satu kelompok rapat bisa mengambil keputusan yang efektif, inovatif, dan kreatif. Akan tetapi, ini hanya bisa dicapai dengan metode yang tepat. Metode six thinking hats misalnya. Ini adalah teknik berpikir yang dikembangkan oleh Edward de Bono untuk membantu kelompok dalam mengambil keputusan.
Metode ini membagi cara berpikir menjadi enam peran atau "topi" yang masing-masing mewakili sudut pandang atau perspektif yang unik. Setiap topi dapat “dipakai” secara individual maupun bersama-sama. Dilansir laman Debonogroup, ini penjelasan untuk masing-masing warna:
- White hat (topi putih): Ini melambangkan kesucian dan kemurnian. Saat "mengenakan" ini, peserta meeting menganalisis data, informasi, dan fakta yang ada, murni tanpa melibatkan emosi atau pendapat pribadi.
- Red hat (topi merah): Ini merepresentasikan emosi, perasaan, dan intuisi. Ketika mengenakannya, peserta meeting diperbolehkan mengekspresikan perasaan mereka tentang suatu masalah tanpa perlu membenarkan atau memberikan alasan.
- Black hat (topi hitam): Ini berfokus pada identifikasi potensi masalah atau risiko. Peserta berfokus pada apa yang mungkin salah, tantangan yang dihadapi, dan hambatan yang ada.
- Yellow hat (topi kuning): Ini mewakili optimisme dan berpikir positif. Peserta mencari manfaat, nilai positif, dan peluang yang terkait dengan suatu ide atau keputusan.
- Green hat (topi hijau): Hijau biasanya identik dengan alam, yang biasanya melahirkan kreativitas, inovasi. Dengan mengenakan topi ini, peserta didorong untuk mengembangkan ide-ide baru, mencari solusi kreatif, dan berpikir out-of-the-box.
- Blue hat (topi biru): Ini fokus pada pengendalian proses berpikir dan mengatur jalannya meeting. Peserta yang mengenakan topi ini akan memandu diskusi, memastikan bahwa setiap topi digunakan secara efektif, dan membantu dalam membuat kesimpulan.
2. Metode the 10-minute rule
Tak jarang kamu menghadiri rapat berjam-jam yang isi pembicaraannya berputar-putar. Lebih parah, pembahasannya malah mengalor ngidul sampai jauh dari topik utama. Ada yang curhat kehidupan pribadi, bergosip tentang rekan kerja, dan membicarakan hal lain yang tak ada kaitannya dengan meeting.
Untuk itu, the 10-minute rule hadir untuk menciptakan meeting yang lebih efisien. Dilansir Linkedin, rapat akan dibatasi 10 menit dan setiap peserta harus langsung pada pokok pembicaraan, menghindari pembahasan yang berlarut-larut dan tidak relevan. Sebelum menghadiri meeting, setiap peserta harus mempelajari dan menyiapkan materi dengan baik.
3. Metode 2 pizza rule
Metode ini menyarankan agar sebuah pertemuan tidak melibatkan lebih dari sekelompok orang yang bisa makan dua pizza, sebagaimana dijelaskan laman Techtarget. Prinsip ini datang dari Jeff Bezos, pendiri Amazon, yang percaya bahwa kelompok yang lebih kecil akan lebih produktif dan efisien dalam pengambilan keputusan.
Dengan jumlah peserta yang lebih sedikit, komunikasi menjadi lebih lancar dan semua orang memiliki kesempatan untuk berkontribusi. Setiap peserta dalam kelompok kecil biasanya merasa lebih bertanggung jawab dan terlibat dalam diskusi, sehingga meningkatkan kualitas keputusan yang diambil.
4. Metode standup meeting
Konsep utama di balik standup meeting adalah bahwa dengan berdiri, peserta akan lebih cepat menyampaikan informasi yang penting. Ini menghindari mereka terjebak dalam diskusi berkepanjangan yang tak relevan. Pertemuan pun tetap singkat dan to the point.
Meeting ini biasanya dilakukan setiap hari kerja dalam satu divisi dan durasinya singkat. Isinya membahas progres dan hambatan dalam pekerjaan. Ini memungkinkan kolaborasi tim yang lebih baik karena setiap orang mengetahui progres masing-masing. Jika terdapat kendala atau masalah, mereka juga bisa menemukan jalan keluar bersama-sama.
5. Metode aturan 3
Ini merupakan pendekatan yang dikembangkan oleh Steve Jobs. Menurutnya, setiap pertemuan sebaiknya hanya memiliki tiga topik pembicaraan utama. Tujuannya untuk memastikan bahwa tim bisa lebih mudah memprioritaskan hal-hal yang benar-benar penting dan menghindari pembahasan yang tak relevan.
Ini juga membantu peserta tetap terlibat aktif dan tidak kehilangan fokus, karena mereka tahu apa yang akan dibahas dan bisa mempersiapkan diri dengan baik. Dengan cara ini, waktu dalam pertemuan menjadi lebih efisien dan hasil yang dicapai lebih maksimal.
Dengan menerapkan metode yang tepat, rapat kerja yang biasanya memakan waktu hingga berjam-jam bisa dipangkas jauh lebih singkat. Ini memungkinkan setiap peserta mengambil keputusan dengan efektif dan di saat yang sama tetap produktif dengan pekerjaan masing-masing.
