6 Strategi Manajemen Waktu yang Baik, Tingkatkan Produktivitasmu!

Cara yang pertama adalah melakukan identifikasi semua pekerjaan yang kamu pegang, baik itu pekerjaan harian, bulanan, hingga tahunan. Catatlah semua pekerjaan tersebut agar tidak terlewatkan, termasuk pekerjaan kecil lainnya. Bedakan antara pekerjaan utamamu dengan pekerjaan tambahan, misalnya kamu memegang pekerjaan sementara karyawan yang resign, cuti dan sakit. Kemudian buatlah daftar pekerjaan tersebut, dimulai dari mana yang harus diprioritaskan, tingkat urgensinya dan batas deadline pengumpulannya. 

Berikan urutannya sehingga kamu bisa menerapkan pekerjaan dimulai dari yang paling penting dan harus diselesaikan terlebih dahulu. Jangan lupa juga sediakan kolom tambahan untuk pekerjaan yang sudah kamu selesaikan. Dengan begitu, maka kamu akan tahu mana pekerjaan yang sudah selesai dan belum. Daftar tersebut juga akan menjadi remind untuk pekerjaan-pekerjaan apa saja yang belum kamu selesaikan. 

Dari daftar pekerjaan sebelumnya yang sudah kamu buat, maka langkah selanjutnya adalah melakukan estimasi berapa lama waktu pengerjaannya hingga bisa menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut. Lalu, kalkulasikan dalam sehari bisa berapa banyak pekerjaan yang bisa kamu selesaikan.

Namun, yang perlu kamu ingat adalah jangan terlalu memforsir dirimu dengan memaksakan diri mengerjakan banyak pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satu hari. Memang niatmu agar bisa segera menyelesaikan semua pekerjaan yang kamu miliki, namun kamu juga perlu memikirkan dirimu sendiri.

Jangan peras pikiranmu terlalu keras untuk berpikir. Belum lagi saat tiba-tiba datang masalah di tengah-tengah pekerjaanmu, maka otakmu akan bekerja dua kali lipat untuk memecahkan masalah tersebut. Memeras tenaga dan pikiran dalam waktu yang singkat dan berdekatan, akan membuatmu kelelahan akibat kecapekan bekerja, kamu juga bisa stres karena memaksakan diri untuk bisa mengerjakan semua pekerjaan sekaligus. Jadi, kerjakanlah sesuai dengan batas kemampuan yang kamu miliki. 

Saat sudah menyelesaikan satu pekerjaan, maka jangan langsung melanjutkan pekerjaan berikutnya. Berilah jeda sebentar antara pekerjaan tersebut. Hal itu perlu kamu lakukan agar kamu bisa melakukan review dan double check dari pekerjaan yang sudah kamu selesaikan sebelumnya. Akan percuma kamu mengerjakan dengan cepat namun ternyata banyak salah di dalamnya. Jadi, lebih baik kamu mengeceknya kembali dan menyerahkan pekerjaan tersebut saat kamu sudah yakin tidak ada kesalahan. 

Jangan biarkan orang lain menilai dirimu terlalu jauh dari hasil pekerjaanmu yang kurang maksimal, misalnya kamu dianggap kurang teliti dan terlalu terburu-buru mengumpulkan pekerjaan, namun ternyata hasilnya banyak kesalahan. Nah, jika kamu tidak mau hal tersebut terjadi padamu, maka kamu harus lebih berhati-hati pada pekerjaanmu. Selain itu, memberikan jeda antara pekerjaan satu dengan pekerjaan lainnya agar bisa membantu pikiranmu untuk tetap terjaga dan stabil, sehingga terhindar dari stres akibat terburu-buru mengerjakan banyak pekerjaan yang harus kamu selesaikan. 

Ingatlah bahwa kamu bukan mesin yang bisa bekerja penuh tanpa kenal rasa lelah. Apalagi jika selama delapan jam kerja kamu tidak istirahat selain jam makan siang. Maka kamu perlu istirahat sejenak agar kamu bisa bekerja secara maksimal. Karena saat rasa lelah datang akibat memaksakan diri bekerja tanpa istirahat malah membuatmu menjadi tidak fokus dan akhirnya bisa melakukan banyak kesalahan. Jangan sampai kamu melakukan kesalahan yang fatal dalam bekerja, karena itu akan mempengaruhi karier yang sudah kamu bangun selama ini. 

Selain itu, memaksakan bekerja juga tidak akan membuat produktivitasmu meningkat, malah biasa-bisa kamu menjadi tidak produktif karena kelelahan dan tidak ada waktu untuk mengistirahatkan otakmu dalam berpikir. Ingatlah tubuhmu juga butuh relaks sejenak, misalnya untuk meminum kopi atau teh dan memakan cemilan. Hal itu perlu kamu lakukan agar semangat dan mood-mu tetap terjaga. Lagi pula hal tersebut tidak memakan banyak waktu, kamu hanya membutuhkan waktu lima menit untuk refresh pikiranmu.

Dalam sehari, usahakan untuk menyediakan spare waktu tambahan untuk pekerjaan-pekerjaan yang datang secara mendadak. Misalnya ada pekerjaan yang datang dadakan dari atasan. Jika itu terjadi padamu, jangan jadikan hal tersebut beban, ambil nilai positifnya kamu kamu sudah mendapatkan kepercayaan dari atasan, atasanmu yakin bahwa kamu bisa menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan baik. Lagi pula pekerjaan tersebut akan memberimu tambahan ilmu, informasi dan wawasan baru. 

Nah, ketika tidak ada pekerjaan mendadak yang datang, barulah kamu bisa menggunakan spare waktu tambahan tersebut untuk mengerjakan pekerjaanmu yang lainnya. Jika pekerjaanmu sudah selesai di hari tersebut, maka kamu bisa mengambil pekerjaan dari jadwalmu esok hari. 

Pekerjaan utama memang penting dan wajib kamu selesaikan karena itu merupakan bagian dari job description-mu. Namun kamu juga jangan lupa, bahwa kamu memiliki pekerjaan-pekerjaan dasar yang tidak menentu datangnya dan tentunya harus kamu kerjakan. Pekerjaan apa saja itu? Yaitu membalas email dan mengangkat telepon kantor. Namun ingat jangan terlalu banyak menghabiskan waktu untuk pekerjaan dasar tersebut.

Kamu tidak perlu setiap saat mengecek email-mu, karena yang ada waktumu akan banyak terbuang hanya untuk mengecek email yang masuk. Kemudian saat menerima telepon, lakukan sepentingnya saja untuk membahas pekerjaan, jangan ada tambahan gosip di dalamnya. Selain membuang waktu kerjamu, membicarakan gosip saat jam kerja juga tidak benar, belum lagi pandangan negatif rekan kerja lainnya yang berada di dekatmu. 

Strategi manajemen waktu yang baik diperlukan agar bisa membantu menyelesaikan semua pekerjaan dengan efektif dan efisien. Dengan begitu produktivitasmu dalam bekerja akan selalu terjaga, bahkan bisa meningkat karena keahlianmu yang semakin terasah saat berhasil menerapkan strategi manajemen waktu yang baik. Nah, agar bisa menggunakan strategi manajemen waktu yang baik, maka kamu bisa melakukannya dengan enam cara di atas.