Follow IDN Times untuk mendapatkan informasi terkini. Klik untuk follow
WhatsApp Channel &
Google News
Mengirim email tindak lanjut setelah wawancara merupakan langkah yang penting dalam proses pencarian kerja. Ini menunjukkan kepada pewawancara bahwa pelamar serius dan tertarik pada posisi yang dilamar. Tidak hanya itu, cara ini juga dapat meningkatkan kesan positif tentang sebagai calon karyawan.
Namun, dalam melakukan komunikasi profesional melalui email, penting untuk menghindari kesalahan yang dapat mengurangi efektivitas pesan dan menyebabkan email diabaikan oleh penerima. Kira-kira, apa saja kesalahan dalam email follow up yang perlu dihindari? Langsung simak artikel berikut ini!
1. Tidak menyertakan subjek email yang relevan
ilustrasi wanita berada depan laptop (pexels.com/mareklevak) Subjek email yang tidak relevan atau kurang menarik dapat membuat pesan terlewat atau diabaikan oleh penerima. Jadi, pastikan subjek email mencerminkan isi pesan dan membuat penerima ingin membukanya.
Meskipun terkadang terasa alami untuk menulis "tindak lanjut" dalam subjek email, namun hal ini bisa membuat penerima tidak tertarik. Ini karena subjek semacam ini tidak memberikan informasi yang jelas kepada penerima dan mungkin tidak menarik minat mereka.
Sebaliknya, cobalah untuk menulis subjek yang langsung berhubungan dengan isi pesan. Contoh-contoh subjek yang lebih baik termasuk:
- "Pertanyaan Tambahan Mengenai Posisi [Nama Posisi]"
- "Pengingat: Tindak Lanjut Wawancara [Tanggal Wawancara]"
- "Permintaan Informasi Tambahan mengenai Proyek [Nama Proyek]"
- "Konfirmasi Jadwal Tindak Lanjut Setelah Pertemuan Hari Ini"
2. Mengabaikan konteks dari email
ilustrasi laptop (pexels.com/divinetechygirl) Mengabaikan konteks dari email juga menjadi salah satu kesalahan yang perlu dihindari. Saat menulis email tindak lanjut, sangat penting untuk menjelaskan konteks pesan dan memberikan informasi tentang upaya sebelumnya yang telah dilakukan dalam menghubungi penerima.
Cara ini membantu penerima memahami dengan jelas situasi yang dibicarakan dan memungkinkan mereka merespons dengan lebih mudah. Tanpa konteks yang jelas, penerima mungkin akan kesulitan mengerti urutan komunikasi dan membutuhkan waktu lebih lama untuk memberi respons. Oleh karena itu, pastikan untuk selalu menyertakan konteks yang relevan dalam setiap email tindak lanjut yang dikirimkan.
3. Menunggu terlalu lama untuk mengirim email follow up
ilustrasi berada depan laptop (pexels.com/tatianasyrikova) Jika pelamar cenderung menunda-nunda pengiriman email tindak lanjut terlalu lama, ada kemungkinan besar bahwa penerima sudah lupa dengan komunikasi sebelumnya. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengirimkan email tindak lanjut dan pengingat dalam waktu yang wajar setelah berkomunikasi pertama kali dengan penerima.
Dengan demikian, penerima masih memiliki pemahaman yang segar tentang topik tersebut. Secara umum, disarankan untuk mengirimkan tindak lanjut dalam waktu tiga hingga lima hari setelah pesan pertama.
Lanjutkan membaca artikel di bawah
Editor’s picks
Baca Juga: 5 Tips Kirim Lamaran Kerja Melalui Email, Biar Dilirik Rekruter!
4. Menulis email yang terlalu panjang
ilustrasi pria berada depan laptop (pexels.com/mikhailnilov) Menulis email yang terlalu panjang juga dapat menjadi kesalahan yang perlu dihindari saat melakukan follow up. Email yang kamu kirimkan bisa tersesat atau kurang diperhatikan jika terlalu banyak informasi dalam email tersebut. Sebaiknya, sampaikan pesan secara langsung dan ringkas.
Dengan demikian, penerima dapat dengan mudah membacanya tanpa harus membaca informasi yang tidak relevan. Pastikan email mudah dimengerti sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima.
5. Mengirim terlalu sering
ilustrasi berada depan laptop (pexels.com/vladakarpovich) Mengirim email follow up terlalu sering dapat menimbulkan beberapa dampak negatif yang perlu diperhatikan. Selain mengganggu penerima dan menurunkan citra profesional pelamar, kebiasaan ini juga bisa memakan waktu serta energi yang berharga bagi kedua belah pihak.
Terlalu seringnya pengiriman email dapat membuat pesan pelamar kehilangan urgensi dan mengurangi efektivitas komunikasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat dalam frekuensi mengirim email follow up, memberi cukup waktu bagi penerima untuk merespons dan menyesuaikan strategi komunikasi sesuai kebutuhan.
"Ketika berkomunikasi dengan seseorang yang terkenal atau berpengaruh, penting untuk tetap sopan, menghormati, dan tidak terlalu agresif dalam mengirimkan email. Fahami bahwa ketika mengirim email kepada seseorang semacam itu, kamu harus menunjukkan sikap yang rendah hati. Kamu harus bersikap sopan dan menghormati," kata Tim Ferriss, penulis buku "The 4-Hour-Work-Week," dilansir CNBC.
