25 Bocoran Pertanyaan Wawancara Kerja Admin dan Jawabannya

Kemampuan dalam menjalankan tugas-tugas administrasi merupakan hal paling mendasar yang dicari dari seorang admin. Di bagian ini, pewawancara biasanya ingin mengetahui seberapa paham kamu terhadap tanggung jawab utama, serta pengalamanmu dalam menangani pekerjaan administrasi sehari-hari.

1. Apa saja tugas utama seorang admin menurutmu?

"Tugas utama admin adalah mengelola dokumen, mengatur jadwal, menangani surat-menyurat, mencatat data, dan membantu kelancaran aktivitas kantor. Admin juga biasanya berperan dalam membuat laporan dan mengatur komunikasi antar bagian."

2. Pernahkah kamu membuat laporan administrasi? Seperti apa bentuknya?

"Ya, saya pernah membuat laporan bulanan tentang pengeluaran dan aktivitas harian. Bentuknya biasanya berupa tabel yang saya buat dengan Excel, lalu dirangkum dalam file PDF."

3. Bagaimana kamu mengatur dokumen agar tetap rapi dan mudah dicari?

"Saya membagi dokumen berdasarkan kategori, lalu memberi nama file yang jelas dan konsisten. Untuk dokumen fisik, saya menggunakan map-folder berlabel dan menyimpannya secara alfabetis."

4. Apa kamu terbiasa bekerja dengan data yang banyak?

"Ya, saya sering menginput dan mengecek data dalam jumlah besar, terutama saat membuat laporan bulanan. Saya terbiasa bekerja teliti agar tidak ada kesalahan data."

5. Bagaimana kamu mengatur jadwal rapat pimpinan?

"Saya akan memeriksa kalender pimpinan dan peserta rapat, lalu membuat undangan melalui email atau aplikasi seperti Google Calendar. Setelah itu, saya pastikan ruang rapat dan perlengkapan sudah siap."

Seorang admin harus paham teknologi perkantoran, terutama aplikasi komputer seperti Microsoft Office. Pewawancara ingin tahu sejauh mana kamu bisa mengoperasikan alat dan software yang mendukung pekerjaan admin.

6. Program apa saja yang biasa kamu gunakan untuk pekerjaan admin?

"Saya biasa menggunakan Microsoft Word untuk mengetik surat, Excel untuk mengolah data, PowerPoint untuk presentasi, dan email untuk komunikasi kantor."

7. Seberapa mahir kamu dalam menggunakan Microsoft Excel?

"Saya cukup mahir, bisa membuat tabel, rumus dasar seperti SUM dan IF, serta membuat grafik sederhana untuk laporan."

8. Apakah kamu pernah menggunakan aplikasi pengarsipan atau manajemen dokumen digital?

"Ya, saya pernah memakai Google Drive dan Dropbox untuk menyimpan dan berbagi dokumen. Saya juga pernah menggunakan aplikasi seperti Notion dan Trello untuk mencatat dan mengatur tugas."

9. Bagaimana jika printer kantor tiba-tiba bermasalah? Apa yang akan kamu lakukan?

"Saya akan mengecek kondisi kertas dan tinta terlebih dulu. Kalau masih tidak bisa, saya coba restart printer atau hubungi bagian IT kalau perlu."

10. Apakah kamu bisa mengetik cepat? Berapa kecepatanmu?

"Saya bisa mengetik cukup cepat, sekitar 60 kata per menit. Ini sangat membantu saya menyelesaikan tugas lebih efisien."

Admin sering menjadi penghubung antara bagian internal dan eksternal perusahaan. Karena itu, keterampilan komunikasi yang baik, baik lisan maupun tulisan, sangat dibutuhkan.

11. Bagaimana kamu menjawab telepon dari tamu atau klien yang marah?

"Saya akan tetap tenang, mendengarkan keluhan mereka dengan sopan, dan berusaha memberikan solusi atau meneruskan ke bagian yang berwenang."

12. Apa kamu pernah menulis surat resmi kantor? Bagaimana caramu menulisnya?

"Ya, saya biasanya menggunakan format yang sudah ditentukan kantor. Saya mulai dengan kop surat, tanggal, tujuan surat, isi, dan penutup, lalu saya cek ulang tata bahasanya sebelum dikirim."

13. Bagaimana kamu menyampaikan pesan penting dari atasan ke rekan kerja lain?

"Saya akan menyampaikannya secara langsung atau melalui email dengan jelas dan tanpa mengubah isi pesan. Kalau penting, saya juga mencatat agar tidak lupa."

14. Pernahkah kamu menghadapi salah paham di tempat kerja? Bagaimana cara mengatasinya?

"Pernah. Saya mencoba bicara langsung dengan orang yang bersangkutan, menjelaskan maksud saya, dan mendengarkan sudut pandangnya agar bisa menyelesaikan masalah dengan baik."

15. Bagaimana kamu menjelaskan hal teknis kepada orang yang tidak terbiasa dengan teknologi?

"Saya akan menggunakan bahasa yang sederhana dan memberi contoh langsung. Kalau perlu, saya buat panduan singkat atau video tutorial agar lebih mudah dipahami."

Selain keterampilan, pewawancara juga ingin melihat sikap profesional dan semangat kerja kamu. Admin yang baik biasanya disiplin, bertanggung jawab, dan bisa bekerja sama dalam tim.

16. Apa kamu tipe orang yang teliti atau cepat?

"Saya berusaha menyeimbangkan keduanya. Kalau pekerjaan butuh ketelitian, saya akan fokus dan tidak terburu-buru. Tapi kalau ada tenggat waktu, saya akan bekerja cepat tanpa mengabaikan detail."

17. Bagaimana kamu mengatasi rasa bosan saat harus melakukan pekerjaan yang sama setiap hari?

"Saya biasanya mengatur ritme kerja agar tidak merasa jenuh, seperti mengganti urutan tugas atau memberi jeda istirahat sejenak. Saya juga selalu mencari cara agar pekerjaan bisa dilakukan lebih efisien."

18. Apa kamu pernah datang terlambat ke kantor? Apa yang kamu lakukan setelahnya?

"Pernah sekali karena macet parah. Saya langsung memberi kabar ke atasan dan begitu sampai, saya langsung menyelesaikan tugas saya dengan cepat untuk mengganti waktu yang hilang."

19. Bagaimana kamu bekerja di bawah tekanan?

"Saya mencoba tetap tenang dan fokus pada satu tugas dulu sebelum lanjut ke yang lain. Saya juga membuat daftar prioritas agar tidak panik dan pekerjaan bisa selesai satu per satu."

20. Lebih nyaman kerja sendiri atau dalam tim?

"Saya bisa kerja sendiri dan juga dalam tim. Kalau kerja sendiri saya bisa lebih fokus, tapi kerja tim juga penting untuk berbagi ide dan menyelesaikan tugas besar."

Pertanyaan situasional bertujuan untuk melihat cara kamu berpikir dan menyelesaikan masalah secara logis. Di akhir wawancara, biasanya ada juga pertanyaan penutup yang menguji motivasi dan kesiapanmu untuk bergabung dengan perusahaan.

21. Jika kamu mendapat dua tugas penting dengan tenggat bersamaan, apa yang kamu lakukan?

"Saya akan melihat mana yang lebih mendesak atau berdampak besar, lalu saya selesaikan dulu yang paling prioritas. Kalau memungkinkan, saya juga akan minta bantuan rekan kerja."

22. Apa kamu pernah diminta melakukan tugas di luar deskripsi pekerjaanmu?

"Pernah. Saya tidak keberatan selama tugas itu masih wajar dan membantu tim. Saya anggap itu bagian dari tanggung jawab kerja."

23. Apa alasanmu ingin bekerja di posisi admin di perusahaan ini?

"Karena saya tertarik dengan bidang administrasi dan saya ingin belajar serta berkembang di lingkungan kerja yang profesional seperti perusahaan ini."

24. Apa kelebihan yang kamu miliki yang cocok untuk posisi admin?

"Saya teliti, terorganisir, dan bisa bekerja cepat. Saya juga terbiasa menggunakan teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan admin."

25. Bagaimana kamu melihat dirimu dalam lima tahun ke depan?

"Saya ingin menjadi admin yang lebih berpengalaman dan bisa memegang tanggung jawab lebih besar. Saya juga ingin terus belajar agar bisa naik ke posisi yang lebih tinggi."

Menjadi seorang admin bukan hanya soal mengatur dokumen atau menjawab telepon, tapi juga tentang bagaimana kamu bisa bekerja dengan rapi, cepat, dan efisien dalam berbagai situasi. Karena itu, pertanyaan wawancara untuk posisi ini akan menilai lebih dari sekadar kemampuan mengetik atau menggunakan Microsoft Excel—pewawancara juga ingin melihat ketelitian, tanggung jawab, dan kemampuanmu dalam menyelesaikan masalah sehari-hari di kantor.