Job desk akan membantu karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Maka, pastikan dalam menyusunnya harus tertulis secara jelas dan lengkap. Itulah kenapa untuk membuatnya pun tidaklah mudah.
Tapi tenang, kali ini IDN Times mencoba membantu kamu cara membuat job desk yang efektif. Seperti apa langkahnya? Simak berikut ini!
Sebelum kamu memulai membuat job desk, cari tahu dulu mengenai pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan. Kumpulkan data dan semua informasi posisi tersebut.
Kamu pun bisa bertanya ke manajemen terkait yang sedang membutuhkan karyawan. Berikut beberapa pertanyaan yang bisa kamu tanyakan ke mereka.
Penting untuk memastikan bahwa tidak ada informasi yang tertinggal di dalam job description. Jadi ada beberapa bagian yang harus terpenuhi di dalamnya. Setidaknya berikut beberapa poin yang harus tertera di dalam job desk.
Biar job desk kamu lebih efektif, susunlah judul yang tepat dan menarik. Pastikan kamu juga memasukkan kata kunci spesifik dan akurat mengenai peran yang dibutuhkan.
Hindari memasukkan istilah-istilah yang tidak perlu, yang justru malah membuat calon pelamar atau karyawan bingung. Jadi sebagai HRD, memang harus benar-benar tepat dalam membuat job title.
Gak kalah penting dari yang lain, kamu juga harus membuat ringkasan tentang pekerjaan yang menarik. Tulislah apa yang memang perlu dijelaskan. Sebaiknya ringkasan juga tak perlu terlalu panjang dan berbelit-belit.
Langsung saja terangkan apa yang dibutuhkan dari posisi yang ditawarkan. Beri juga sedikit gambaran mengenai perusahaan. Lalu tambahkan kesimpulan yang menyatakan mengapa mereka akan senang jika bekerja di perusahaanmu.
Tulis tanggung jawab di dalam job desk yang kamu buat secara detail, jelas, dan singkat. Cara ini bisa membantu kandidat untuk memahaminya secara mudah dan tahu bagaimana lingkungan kerja serta kegiatan sehari-hari di tempat kerjanya.
Di dalamnya kamu juga menjelaskan bagaimana posisi tersebut di perusahaan. Contohnya, mereka harus melapor atau bagaimana fungsi posisi tersebut di perusahaan. Sebaiknya hindari penggunaan kata seperti “kapan saja”, “tergantung”, "sewaktu-waktu", dan sejenisnya.
Untuk memudahkan dalam penyaringan kandidat, kamu harus memasukkan daftar kualifikasi dan keterampilan. Dua hal ini sangat penting agar lamaran yang masuk sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan perusahaan.
Contoh yang harus ada adalah pendidikan, pengalaman kerja, sertifikasi, dan keterampilan yang harus dikuasai dalam posisi tersebut. Hindari mencantumkan terlalu banyak kualifikasi untuk menghindari kehilangan kandidat potensial.
Tentunya setiap pelamar ingin tahu bagaimana budaya kerja di tempat yang ingin dia lamar. Jadi mereka punya gambaran bagaimana situasi atau kondisi ketika bekerja. HRD bisa memanfaatkan job desk untuk menggambarkan employer branding perusahaan.
Coba mencantumkan seperti prinsip perusahaan, fasilitas karyawan, lingkungan kerja, budaya, nilai perusahaan yang dijunjung, dan sejenisnya. Pasalnya, kecocokan karyawan dengan budaya kerja di perusahaan gak kalah penting dari skill atau keterampilan yang dibutuhkan.
Job desk yang kamu buat harus tersusun rapi, jelas, dan terstruktur. Hal ini akan membuat kesan bahwa perusahaan sangat profesional. Jadi jangan terlihat kaku dan buatlah lebih menarik. Misalnya, memberi visual yang bagus, sehingga terlihat kreatif.
Selain itu jangan lupa untuk menyesuaikan dengan target kandidat. Kalau targetnya adalah Gen Z, coba tulis job desk dengan bahasa yang lebih santai agar lebih related dengan mereka, begitu pula sebaliknya.
Itulah tadi cara membuat job desk yang efektif. Jika tugas dan tanggung jawab sudah tertulis dengan jelas, maka karyawan pun akan dengan mudah menjalankan pekerjaannya. Semoga artikel ini membantu, ya!