3 Hal yang Harus Dibiasakan bila Ingin Rapat Cepat Kelar

Rasanya masih banyak orang yang menggelar rapat tanpa persiapan matang. Mereka hanya sekadar janjian bertemu di waktu tertentu, lalu baru menyusun materi yang hendak dijadikan bahan diskusi saat semua orang sudah berkumpul. Hal semacam ini sama sekali tidak efisien alias hanya buang-buang waktu karena jelas durasi rapat akan menjadi lebih panjang.

Mulai sekarang, hapus kebiasaan buruk semacam itu. Jika memang ingin mengadakan rapat, pastikan materinya sudah dipikirkan dengan saksama dan harus diinformasikan kepada seluruh peserta secara detail. Hal ini bertujuan agar setiap orang yang terlibat memahami apa yang akan mereka hadapi, sehingga bisa mempersiapkan diri dan ide-ide brilian yang bantu sukseskan kegiatan.

Jika diperhatikan dengan saksama, faktor yang membuat sebuah rapat sampai memakan waktu lama bukan selalu adanya pembahasan alot terkait materi, tetapi justru hal-hal yang tidak ada kaitannya dengan materi. Sebagai contoh, saat sedang break diskusi, ada satu atau dua orang yang melontarkan topik tertentu diluar agenda rapat dan ternyata berhasil menarik perhatian banyak peserta lain. Alih-alih mengendalikan diri dan segera mulai rapat kembali, malah salah fokus dengan sesuatu yang tidak penting. Kalau sudah begini, pasti rentan bikin kesal, kan?

Supaya bisa menghindari kejadian semacam ini, diperlukan kedisiplinan dalam menjaga fokus dari setiap peserta rapat. Tujuannya jelas, yaitu agar waktu dimanfaatkan hanya untuk membahas materi-materi yang penting, sehingga bisa lekas mengeksekusi kegiatan yang dikehendaki dengan baik. Hasilnya, rapat pun cepat selesai dan semua dapat melanjutkan tugas masing-masing.

Idealnya, sebuah rapat memang seharusnya dimulai begitu seluruh peserta sudah lengkap. Pasalnya, setiap orang pasti akan mendapatkan tanggung jawab tertentu, sehingga bila sampai tidak hadir, maka bisa terjadi miskomunikasi yang merugikan. Sayangnya, kesadaran untuk datang tepat waktu ini sering kali masih rendah. Mereka yang telah ada di tempat rapat lebih dulu terpaksa harus menunggu rekan-rekannya yang terlambat. Akibatnya, durasi rapat menjadi panjang dan mengganggu jalannya pekerjaan lain.

Jika tidak ingin situasi semacam ini terus terulang, maka setiap orang perlu menumbuhkan kesadaran untuk disiplin waktu. Kalau memang akan mengadakan rapat, maka semua pihak yang terlibat harus sudah tiba di tempat sebelum jam rapat yang ditentukan, kecuali memang ada hal mendesak yang menyebabkan terjadinya keterlambatan. Dengan cepat berkumpul begini, maka agenda utama dapat cepat dimulai, sehingga akan cepat kelar juga, bukan begitu?

Rapat memang merupakan aktivitas yang lumrah dijumpai dalam kehidupan sehari-hari dan dilakukan oleh berbagai kalangan. Kendati begitu, kegiatan ini sering kali memakan waktu lama karena banyak penyebab. Oleh sebab itu, diperlukan cara-cara tepat, seperti yang telah dijelaskan dalam artikel untuk membangun kebiasaan baru berupa rapat yang efektif dan efisien. Kalau rapatnya cepat kelar, berarti bisa segera bekerja untuk realisasikan rencana, kan?