6 Kesalahan Email Ucapan Terima Kasih Setelah Wawancara, Jangan Bikin HR Ragu

Waktu menjadi salah satu hal yang menentukan efektivitas email ucapan terima kasih. Sebaiknya kirim email dalam waktu 24 jam setelah wawancara agar perekrut masih mengingat percakapan dan kesan yang kamu tinggalkan. Jika menunggu terlalu lama, emailmu bisa dianggap hanya sebagai formalitas yang terlambat.

Mengirim email dengan cepat juga menunjukkan bahwa kamu antusias dan menghargai proses rekrutmen yang sedang berlangsung. Apalagi, tidak sedikit perusahaan yang mengambil keputusan dalam hitungan hari sehingga setiap kesempatan untuk meninggalkan kesan positif sangatlah berharga.

"Mengirim email dalam waktu 24 jam membuat Anda tetap segar dalam ingatan pewawancara. Hal ini juga menunjukkan bahwa Anda sigap, antusias, dan benar-benar serius terhadap posisi yang dilamar,"  ujar Kevandre Thompson, Senior Talent Acquisition Partner di Innomotics, dikutip dari The Muse.

Mengandalkan template memang lebih praktis, tetapi jangan sampai isi email terasa seperti dikirim kepada semua perusahaan. Perekrut umumnya dapat mengenali email yang terlalu generik karena tidak menyinggung hasil percakapan selama wawancara. Akibatnya, kamu bisa terlihat kurang tertarik dengan posisi tersebut.

Agar lebih berkesan, sebutkan satu atau dua hal spesifik yang dibahas saat wawancara, misalnya proyek yang sedang dikerjakan perusahaan atau tantangan dalam posisi yang kamu lamar. Detail sederhana seperti ini menunjukkan bahwa kamu benar-benar menyimak pembicaraan dan memberikan perhatian pada proses wawancara.

"Menyebutkan sesuatu yang spesifik dari proses wawancara untuk mempersonalisasi pesan adalah hal yang wajib dilakukan," ujar Kevandre Thompson.

Email ucapan terima kasih sebaiknya ringkas, tetapi tetap memiliki isi yang bermakna. Mengirim pesan yang hanya berisi satu atau dua kalimat tidak cukup untuk meninggalkan kesan profesional. Sebaliknya, email yang terlalu panjang juga berisiko membuat perekrut kehilangan fokus.

Cukup sampaikan ucapan terima kasih, apresiasi atas waktu yang telah diberikan, serta tegaskan kembali ketertarikanmu terhadap posisi tersebut. Jika ada jawaban yang kurang sempat kamu jelaskan saat wawancara, kamu juga bisa menambahkan penjelasan singkat tanpa mengulang isi CV.

"Batasi email hanya beberapa kalimat, sekitar tiga hingga lima kalimat. Kamu tidak perlu menulis esai sepanjang satu halaman," ujar Kevandre Thompson.

Meskipun wawancara berlangsung santai dan akrab, bukan berarti kamu bisa menggunakan bahasa seperti sedang mengobrol dengan teman. Menggunakan emoji, bahasa gaul, atau candaan berlebihan dapat membuatmu terlihat kurang profesional. Kesan yang sudah kamu bangun saat wawancara pun bisa berubah karena isi email tersebut.

Sebaliknya, jangan pula menggunakan bahasa yang terlalu kaku hingga terdengar seperti surat resmi. Pilih gaya bahasa yang sopan, hangat, dan tetap profesional agar sesuai dengan budaya perusahaan serta cara pewawancara berkomunikasi selama proses wawancara.

"Sesuaikan gaya bahasa dengan budaya kerja dan karakter perusahaan. Namun, apa pun gaya komunikasinya, pastikan kamu tetap bersikap profesional dan menunjukkan apresiasi," ujar Jennifer Smith, career coach di The Muse, pendiri Flourish Careers, sekaligus pembawa acara The Flourish Careers Podcast, dikutip dari The Muse.

Banyak kandidat tergoda untuk mulai menanyakan gaji atau fasilitas pekerjaan melalui email ucapan terima kasih. Padahal, topik tersebut sebaiknya dibahas ketika perusahaan sudah memberikan penawaran kerja atau memasuki tahap negosiasi. Membicarakannya terlalu cepat bisa memberi kesan bahwa perhatianmu lebih tertuju pada kompensasi daripada kontribusi yang bisa diberikan.

Selain itu, hindari kalimat yang terdengar memohon atau menunjukkan keputusasaan. Daripada mengatakan bahwa kamu sangat membutuhkan pekerjaan tersebut, lebih baik tegaskan kembali bahwa pengalaman dan kemampuanmu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sikap percaya diri yang tetap rendah hati akan memberikan kesan yang jauh lebih positif.

Kesalahan ejaan, tata bahasa, atau salah menyebut nama pewawancara memang terlihat sepele, tetapi dampaknya bisa cukup besar. Hal-hal kecil seperti ini dapat membuat perekrut meragukan ketelitian dan profesionalismemu. Terlebih jika posisi yang dilamar menuntut kemampuan komunikasi atau perhatian terhadap detail.

"Email yang ditulis dengan buruk justru bisa lebih banyak membawa kerugian daripada manfaat. Karena itu, selalu lakukan pengecekan ulang sebelum mengirimnya," ujar Jennifer Smith.

Sebelum menekan tombol kirim, luangkan waktu untuk membaca ulang seluruh isi email. Pastikan nama penerima, jabatan, serta isi pesan sudah benar dan bebas dari typo. Langkah sederhana ini bisa membantu memastikan email yang kamu kirim benar-benar mencerminkan kualitas profesionalmu.

Menulis email ucapan terima kasih memang hanya membutuhkan beberapa menit, tetapi dampaknya bisa cukup besar terhadap kesan yang kamu tinggalkan. Selama ditulis dengan tulus, relevan, dan profesional, email tersebut dapat menjadi nilai tambah yang membuatmu lebih diingat oleh perekrut.