7 Cara Ampuh Menjadi Lebih Produktif, Cobalah Prinsip Pareto!

15 Okt 2023, 14:27 WIB

ilustrasi orang bekerja di kantor (Pexels.com/ Yan Krukov)

Seberapa sering kamu merasa sudah bekerja keras dan menyadari ketika jam pulang kantor sudah tiba dan ternyata kamu hanya menyelesaikan sedikit sekali pekerjaan? Kamu tidak sendirian. Banyak sekali orang yang benar-benar berada di kantor dan telah melakukan banyak hal. Walaupun tidak meninggalkan pekerjaan atau bermalasan namun tak banyak yang dihasilkan dalam jam kerja.

Itu artinya apa yang dilakukan belum produktif. Produktivitas tidak hanya diukur dengan seberapa keras dan seberapa banyak item pekerjaan yang telah dilakukan. Namun juga apakah semua aktivitas yang dikerjakan sesuai dengan tujuan dan tepat sasaran. Jika kamu ingin menjadi lebih produktif dalam pekerjaanmu, cobalah tujuh cara berikut ini:

1. Tetapkan prioritas

ilustrasi bekerja (Pexels.com/ Jeshoot)

Catat tugas yang menjadi tanggung jawabmu dan susunlah dalam sebuah daftar. Buatlah urutan dari yang paling penting. Prioritaskan hal yang paling urgent dan penting. Kadangkala seseorang terus menunda pekerjaan penting karena merasa berat memulainya. Hentikan kebiasaan menunda karena waktu terus berjalan. Memilih pekerjaan lain yang lebih mudah namun tak urgen hanya akan membuat kamu sulit fokus dan terganggu oleh rasa khawatir karena ada tugas penting yang belum terpegang.

Saat kamu terus khawatir, pekerjaan lain yang kamu lakukan tak akan selesai dengan maksimal. Kerjakan apa yang penting dahulu untuk mengurangi tingkat stress yang membuatmu kesulitan berkonsentrasi. Memang dperlukan tekad dan konsisten untuk melakukan ini namun hasilnya akan sepadan.

2. Terapkan prinsip pareto

ilustrasi bekerja (Pexels.com/ Anna Tarazevich)

Prinsip Pareto yang dikemukakan oleh ahli ekonomi Italia Vilfredo Pareto, menyatakan bahwa dalam semua aktivitas, 80 persen hasil pekerjaan ditentukan oleh 20% usaha yang dilakukan. Dalam hal pekerjaan kantor, ini berarti bahwa 20 % aktivitas penting dan kritikal yang kamu kerjakan akan memberi pengaruh pada 80% dari keseluruhan kesuksesan pekerjaanmu.

Mulailah mengenali tugas-tugas kamu dan tentukan masuk dalam kategori mana. Dalam waktu kamu yang demikian terbatas, pilihlah 20% tugas penting yang memberi impact besar untuk diprioritaskan. Jadwalkan dengan benar untuk memaksimalkan efisiensi yang bisa kamu lakukan.

3. Cobalah aturan dua menit

ilustrasi bekerja di kantor (Pexels.com/ Yan Krukov)

Namun jika tugas kamu demikian banyak, kamu perlu mempertimbangkan saran David Allen seorang pelatih produktivitas yang menyatakan bahwa “if it takes less than two minutes, then do it now.”

Saat kamu menemukan tugas yang dapat diselesaikan dalam waktu kurang dari dua menit, segera kerjakan saat itu juga. Penundaan terhadap pekerjaan kecil yang tak menyita banyak waktu hanya akan membuat kamu semakin tertekan oleh daftar pekerjaan yang banyak. Dengan terus berlatih kamu akan terbiasa mengenalinya.

4. Kerja cerdas

ilustrasi bekerja dengan bahagia (Pexels.com/ Andrea Piacquadia)

Biasakan untuk menerapkan prinsip work smart not hard. Kamu bisa melakukan ini dengan memanfaatkan teknologi yang tersedia. Banyak waktu dan tenaga yang bisa dihemat dengan cara ini.

Kenali dan pelajari aplikasi-aplikasi yang dapat membantu kamu bekerja dengan lebih cepat. Namun pastikan kamu telah memeriksa kredibilitas penyedia aplikasi demi keamanan. Ikuti informasi-informasi penting terkait perkembangan aplikasi-aplikasi yang akan mendukung pekerjaan kamu.

5. Kenali dan perbaiki kebiasaan online kamu

ilustrasi orang bekerja (Pexels.com/ Moose Photos)

Dalam dunia pekerjaan era sekarang ini, memang kita tak bisa menghindari pengaruh digitalisasi. Aktivitas online tentu sudah menjadi bagian aktivitas kamu. Namun kamu perlu mengantisipasi pengaruh buruknya terhadap produktivitas kamu. Jika tak hati-hati, hal ini bisa menjadi bumerang dalam usaha kamu untuk menjadi lebih produktif dalam bekerja.

Jangan sampai kebiasaan kamu memeriksa email justru berakhir dengan sibuk menjawab semua email seharian. Juga niat kamu untuk membranding diri dalam media sosial justru menghabiskan jam kerja kamu karena membuat konten bukanlah pekerjaan singkat.
Bijaklah dalam melakukan aktivitas online. Atur waktu dan disiplinkan diri agar hal itu tak mengurangi produktivitas kamu dalam bekerja. Temukan cara yang tepat agar hal itu bisa berjalan seimbang.

6. Minimalkan gangguan

ilustrasi orang bekerja (Pexels.com/ fauxels)

Selain kebiasaan online yang buruk, fokus kamu juga bisa teralihkan oleh banyak hal lain. Rekan kerja yang sering mengajak mengobrol hal-hal tak penting bisa menghabiskan banyak waktu kamu. Demikian juga dengan menjawab telepon dan pesan masuk.

Aturlah agar hal-hal minor tak menghambat pekerjaan kamu. Hindari semua hal yang tak relevan dengan tugas kamu. Namun kamu tetap perlu melakukannya dengan cara halus yang tak akan mengganggu hubungan kamu dengan orang lain.

7. Jangan lupa istirahat

ilustrasi orang bekerja (Pexels.com/ Christina Morillo)

Walau kamu memang harus efisien memanfaatkan waktu, namun kamu perlu beristirahat. Tubuh dan pikiran kamu mempunyai batas kemampuan. Memberi jeda adalah sebuah keharusan agar kamu dapat kembali fresh dan siap bekerja lagi dengan baik.

Tetapi kamu tetap harus disiplin dengan jadwal istirahat kamu. Jangan sampai kamu tergoda untuk membenarkan sebuah distraksi sebagai waktu break. Ketidakdisiplinan ini akan berisiko menggagalkan rencana kamu untuk menjadi lebih produktif.

Mengubah kebiasaan memang bukanlah hal yang mudah. Namun bukan berarti tak mungkin dilakukan. Jika kamu memang ingin menjadi lebih produktif dan mendekati kesuksesan pekerjaan, niatkan dengan benar dan terus berusaha dengan konsisten.

This article is written by our community writers and has been carefully reviewed by our editorial team. We strive to provide the most accurate and reliable information, ensuring high standards of quality, credibility, and trustworthiness.