Kanban merupakan metode manajemen proyek yang menggunakan papan dan kartu untuk memberikanmu gambaran keseluruhan tugas mulai dari awal sampai akhir. Dengan visualisasi, kamu maupun timmu dapat mengecek mana tugas yang sedang dilakukan atau mana yang telah selesai
Kanban bisa diaplikasikan untuk jenis pekerjaan apa pun, baik itu untuk proyek kantor atau personal goals-mu. Cara menerapkannya juga cukup mudah. Berikut langkah-langkah yang perlu kamu ikuti.
Pertama-tama, tentukan dulu media apa yang akan kamu gunakan sebagai papan kanban-mu: papan fisik atau aplikasi digital. Jika kamu punya tim yang bekerja di tempat yang sama atau kamu senang berurusan dengan pulpen dan sticky notes, ada baiknya gunakan white board, karton atau cermin sebagai papan kanban-mu.
Namun jika kamu individu yang gadget savvy atau punya tim yang bekerja jarak jauh, maka solusi terbaik adalah dengan menggunakan aplikasi digital. Dengan cara ini, kamu bisa membagikan papan kanban-mu dengan mudah dan juga dapat mengaksesnya kapan pun dan di mana pun.
Langkah selanjutnya adalah membagi papan kanban ke dalam beberapa kolom sesuai dengan langkah atau alur kerja yang kamu inginkan. Contohnya, kamu bisa membuat kolom “To-Do”, ”Doing”, “Done” untuk jenis proyek yang sederhana. Buat tahapan alur kerja tersebut dari kiri ke kanan.
Untuk proyek yang lebih kompleks, kamu bisa menambahkan jumlah kolom. Misalnya, alur kerja untuk pengembangan perangkat lunak biasanya terdiri dari "To-Do", "Design", "Code", "Test", "Deploy" dan "Done".
Kartu kanban berisi tugas atau pekerjaan yang perlu dikerjakan. Kartu ini juga bisa berisikan nama kandidat karyawan, judul artikel, atau informasi lainnya tergantung dengan tahapan alur kerja yang kamu terapkan.
Kamu bisa memanfaatkan sticky notes sebagai kartu kanban. Tuliskan semua tugas yang perlu kamu kerjakan sespesifik mungkin pada kertas tersebut, lalu tempelkan pada kolom paling kiri.
Setelah semua kartu ditempelkan, kini saatnya bekerja. Mulailah dengan memindahkan salah satu kartu di kolom paling kiri ke kolom selanjutnya di sebelah kanan. Sebagai contoh, ambil satu kartu yang berisi tugas A di kolom "Do" dan pindahkan ke kolom "Doing" sebagai tanda bahwa kamu sedang mengerjakannya. Jika tugasnya telah selesai, pindahkan lagi kartu itu ke kolom "Done".
Terus ulangi langkah tersebut sampai semua kartumu berada di kolom paling kanan. Hal ini menandakan bahwa semua tugasmu sudah selesai.
Hal lainnya yang sebenarnya gak wajib namun penting untuk dilakukan adalah rutin mengevaluasi papan kanban-mu. Coba perhatikan, berapa lama waktu yang kamu habiskan untuk menyelesaikan suatu proyek? Berapa banyak tugas yang masih stay di kolom tertentu? Apakah ada tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu untuk bisa lanjut ke tugas-tugas lainnya?
Dengan rutin melakukan evaluasi, kamu bisa menemukan sumber masalah lebih awal sehingga dapat mencari solusi segera. Hal ini tentu berguna untuk menjaga progres pekerjaanmu tetap lancar.
Kanban merupakan salah satu metode pengelolaan tugas yang cukup simpel. Siapa pun bisa dengan mudah mengecek mana tugas yang harus dikerjakan atau mana yang sudah selesai. Metode ini juga tidak melibatkan prosedur yang rumit. Kamu hanya perlu memindah-memindahkan kartu ke kolom selanjutnya secara bertahap. Sangat bagus buat kamu yang gak suka ribet pastinya.