Pengertian TOR, Tujuan, dan Cara Membuatnya

2. Tujuan TOR

TOR dapat ditulis untuk berbagai tujuan. Dilansir End Drowning, pembuatan TOR bisa ditujukan bagi para pemangku kepentingan, misalnya panitia proyek, kandidat pembicara, para penyandang dana, hingga penanggung jawab utama. Kerangka acuan kerja ini dikembangkan oleh kelompok atau organisasi yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan suatu kegiatan.

Secara rinci, tujuan pembuatan TOR adalah sebagai berikut:

• Menguraikan dengan jelas maksud dan landasan perencanaan kegiatan atau proyek.
• Memastikan semua pemangku kepentingan menyadari tanggung jawab dan ekspektasi mereka selama keberlangsungan kegiatan atau proyek.
• Menyatukan kepentingan di bawah satu sasaran yang sama.
• Meningkatkan kepatuhan dan akuntabilitas di antara sesama pemangku kepentingan.

3. Struktur isi TOR

TOR yang ideal membuat pembaca bisa memahami aspek 5W+1H. Aspek tersebut mencakup apa, siapa, mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana keterlibatan mereka di dalam proyek yang akan dijalankan.

Setiap proyek memiliki panduan TOR yang berbeda, tetapi umumnya memiliki struktur yang serupa. Merujuk laman End Drowning, struktur isi yang perlu dicantumkan dalam TOR adalah:

• Latar Belakang: 

Memuat ide, konsep, dan landasan di balik suatu perencanaan proyek. Di bagian ini juga bisa ditambahkan penjelasan terkait dasar hukum dan kebijakan yang mendasari perencanaan proyek.

• Lingkup Pekerjaan: 

Bagian ini memuat komponen utama dari rencana proyek, berupa nama pelaksana dan populasi sasaran dari proyek yang direncanakan. 

• Metodologi: 

Menyoroti berbagai komponen penting yang bisa mendukung pencapaian proyek, mulai dari metode yang digunakan, bagaimana bentuk implementasinya, seperti apa proses evaluasinya, hingga pencantuman dokumen pendukung yang terkait dengan rencana proyek.

• Tata Kelola dan Akuntabilitas:

Bagian ini menguraikan struktur manajemen yang direncanakan serta daftar persetujuan yang diperlukan dalam keberlangsungan proyek.

• Kualifikasi: 

Memaparkan rincian kriteria keterampilan yang perlu dimiliki oleh pihak-pihak yang terlibat di dalam pelaksanaan proyek.

• Target:

Menuliskan daftar target yang harus dicapai oleh proyek tersebut. Bagian ini memuat rencana pembuatan laporan, jadwal dan pencapaian, serta rencana untuk pertemuan dan diskusi kemajuan proyek.

• Anggaran:

Memuat rencana anggaran biaya yang diperlukan selama keberlangsungan proyek. Rincian anggaran yang bisa dimasukkan antara lain adalah akomodasi perjalanan, biaya fasilitas yang diperlukan, penggantian biaya, transportasi, insentif pembicara, dan sebagainya.

• Tingkat Pelaksanaan:

Menambahkan rincian estimasi waktu yang diperlukan untuk pengembangan dan pelaksanaan proyek.

4. Cara membuat TOR

TOR harus disusun secara rapi agar keseluruhan informasi seputar rencana proyek dapat tersampaikan dengan jelas. Selain mengikuti ketentuan struktur isi yang telah dikemukakan, beberapa cara yang harus diperhatikan dalam pembuatan TOR adalah:

• Buatlah judul secara jelas dan singkat agar mudah dipahami oleh pembaca. Judul TOR ini mengacu pada tema atau nama proyek yang akan dilaksanakan.
• Susunlah latar belakang dalam bentuk beberapa paragraf yang secara ringkas membahas gambaran umum proyek, alasan di balik pelaksanaan proyek, dan peran pemangku kepentingan dalam kegiatan proyek.
• Rincikan tujuan secara gamblang. Isilah bagian ini dengan ekspektasi pencapaian yang ingin didapat dengan mencantumkan jumlah target secara kuantitatif dan kualitatif.
• Terakhir, buatlah hasil secara spesifik dan jelas. TOR harus menguraikan rincian data yang harus dihasilkan pemangku kepentingan yang terlibat serta kerangka waktu keberlangsungan proyek nantinya.