Dokumentasi adalah: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Contoh

Dalam publikasi ilmiah bertajuk Memahami Dokumentasi, Blasius Sudarsono menulis bahwa pencetus dokumentasi adalah Paul Otlet dan Henri La Fontaine pada tahun 1895. Kedua sahabat itu menginginkan adanya pengaturan informasi untuk mengelola laporan penelitian yang diperbanyak dengan mesin cetak.

Di sini, dokumentasi adalah kegiatan sekaligus hasil dari sistem yang mengumpulkan, mengelompokkan, dan menyediakan informasi ilmiah. Definisi dokumentasi itu juga diperkuat oleh KBBI melalui artinya berikut ini:

• Pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
• Pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain).

Sehingga dalam prosesnya, dokumentasi bertujuan untuk menghasilkan kumpulan dokumen yang bisa membuktikan kebenaran suatu data atau peristiwa. 

Manajemen yang efektif memerlukan dokumentasi sebagai bentuk pemantauan terhadap setiap pekerjaan yang dilakukan. Dokumentasi yang tepat bisa menjadi panduan yang memudahkan orang lain untuk bekerja dengan cara yang konsisten. 

Dokumendasi dapat dipakai untuk mendapatkan pemahaman yang komprehensif mengenai kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Informasi yang didokumentasikan itu berfungsi untuk membatnu menentukan bagaimana memenuhi kewajiban dan mewujudkan apa yang diharapkan.

Sayangnya, survei BPTrends menunjukkan bahwa hanya empat persen perusahaan yang mengaku selalu mendokumentasikan prosesnya. Padahal menurut laman Impoff, organisasi yang gagal menerapkan dokumentasi yang tepat bisa menghadapi dampak negatif berupa tagihan tidak akurat, kehilangan pendapatan, minim pertumbuhan karyawan, dan keselamatan umum yang dikompromikan. 

Para pelaku bisnis biasanya terfokus pada proses operasional harian demi kelancaran usaha. Dengan begitu, dokumentasi adalah bagian yang cenderung tidak diprioritaskan selama tahap awal pendirian bisnis. 

Padahal, dokumentasi bisnis sangat penting untuk pertumbuhan berkelanjutan yang bisa membawa usaha naik tingkat. Hal ini karena dokumentasi bisa meningkatkan kepercayaan para pemangku kepentingan termasuk klien dan investor. Di sini dokumentasi berfungsi sebagai bukti bagaimana sebuah usaha dirintis, visi misi yang dimiliki, dan realisasinya. 

Menjaga dokumentasi yang akurat juga bisa membuat bisnis memiliki reputasi yang baik dengan menunjukkan efektivitas prosedur manajerialnya. Mengingat persepsi publik terhadap suatu perusahaan biasanya didasarkan pada standar manajemen internal, maka dokumentasi bisnis patut diutamakan. 

Meskipun proses dokumentasi tampak merepotkan, tapi manfaat yang diperoleh jauh lebih banyak bagi perusahaan dan karyawan. Beberapa manfaat dokumentasi adalah sebagai berikut:

• Menghemat waktu dan energi

Situs Xenit mengestimasi bahwa para pekerja biasanya menghabiskan sekitar 2,5 jam per hari untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Durasi tersebut bisa dipangkas bila terdapat kumpulan informasi yang bisa diakses kapan pun untuk menjadi referensi. 

Para karyawan tidak perlu menggali file atau email satu per satu lagi karena bisa merujuk ke dokumentasi. Jadi, Dokumentasi tidak hanya membuat semuanya teratur, tapi juga bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

• Alat untuk mengontrol kualitas 

Terlepas dari fleksibilitas cara mengerjakan suatu laporan, hasil yang diinginkan tetaplah diharapkan untuk memiliki kualitas yang sama. Di sini, dokumentasi bisa menjadi petunjuk yang dipahami pekerja untuk menyelesaikan tugasnya.

Sehingga anggota tim tidak perlu menebak-nebak untuk menjaga konsistensi hasil proyek berulang seperti laporan bulanan. Meski leluasa berkreasi, pekerja tetap bisa mengonfirmasi apa yang telah dicapai melalui dokumentasi. 

• Mencegah duplikasi pekerjaan

Dokumentasi proyek sebelumnya yang berisi hasil riset bisa memberikan manfaat pada perusahaan karena mengurangi pekerjaan berulang yang membuang waktu berharga. 

Dengan adanya dokumentasi, para pegawai bisa merujuk dan belajar ke pekerjaan sebelumnya, alih-alih mengerjakan lagi dengan hasil yang serupa.

• Memudahkan proses rekrutmen dan orientasi

Saat menyambut pegawai baru, masa oritentasi bisa terasa menegangkan bagi anggota tim dan karyawan baru. Survei oleh Gallup menemukan bahwa hanya 12 persen karyawan yang sangat setuju kalau instansi mereka melakukan proses rekrutmen dengan baik.

Perusahaan yang memprioritaskan dokumentasi akan memiliki semua jenis panduan dan catatan berguna yang membantu pegawai baru cepat beradaptasi. Dokumentasi juga bisa menjadi sumber daya untuk menjawab segala pertanyaan secara mandiri.

• Sumber informasi yang adil bagi semua orang

Menurut riset Panopto, sebanyak 60 persen karyawan kesulitan mengajak rekan kerja untuk berbagi informasi penting bagi pekerjaan mereka. Tidak sedikit yang menempatkan informasi sebagai harta yang harus dijaga, jadi enggan untuk berbagi.

Di sini dokumentasi bisa menjadi sumber pengetahuan kolektif yang adil bagi semua pekerja. Dokumentasi juga memberikan manfaat dari peningkatan transparansi dan budaya tim yang lebih kolaboratif.

Ada banyak contoh dari hasil dokumentasi yang sering kita temui, di antaranya adalah:

• Dokumen pribadi: Kartu tanda penduduk (KTP), akta kelahiran, hingga surat kelulusan adalah bentuk dokumentasi dari data personal yang diperlukan untuk menunjukkan identitas diri. 
• Dokumen sejarah: Peristiwa-peristiwa bersejarah dapat ditelusuri melalui catatan, foto, video, hingga artefak yang disimpan ditemukan para ahli. Hasil temuan itu didokumentasikan dan dipamerkan untuk mengenang sejarah.
• Dokumen transaksi: Kuitansi atau nota pembelian adalah contoh dari dokumentasi sebuah transaksi. Dokumen ini mengesahkan nilai pembelian dengan menunjukkan status pelunasan.
• Surel dan memo: Di dunia profesional, surel dan memo adalah media komunikasi formal yang digunakan untuk menyampaikan pesan tertulis. Isi pesan tidak hanya memuat instruksi atau konfirmasi, melainkan juga bisa berupa dokumentasi audio atau visual.

Dari uraian di atas, kita jadi tahu bahwa dokumentasi adalah proses menghimpun, mengelola, dan menyimpan informasi agar mudah ditemukan kembali. Kumpulan data yang didokumentasikan berguna untuk menjadi rujukan dan bukti dari suatu kejadian.