Stock Opname: Definisi, Manfaat, hingga Cara Melakukan!

Stock opname adalah perhitungan stok fisik atau barang yang disimpan di gudang sebelum dipasarkan. Proses ini dilakukan secara berkala untuk mengetahui stok barang yang ada. Penghitungan bisa menghindari kerugian atau kesalahan dalam input data.

Prosesnya sendiri mulai dari pemeriksaan langsung, penataan barang, penentuan posisi barang berdasarkan keluar masuknya, dan penyesuaian catatan akuntansi dengan stok fisik. Kemudian hasil penghitungan juga harus cocok dengan jumlah fisik yang sebenarnya dan dicatat dalam pembukuan atau data stok.

Stock opname dilakukan secara berkala yang menjadi langkah penting dalam perdagangan. Cara ini bisa mencegah terjadinya kesalahan dalam pencatatan stok barang sebelum dipasarkan. Berikut beberapa manfaat stock opname.

• Mengetahui kualitas dan persediaan barang sehingga sigap menggantikan barang yang berkualitas buruk.
• Mengetahui persediaan bahan baku, setengah jadi, dan barang jadi sebagai wujud antisipasi agar tidak kehabisan stok bahan ataupun produk yang siap diperdagangkan.
• Mengetahui jumlah pasti stok barang dan arus keluar masuknya dengan jelas.
• Mengetahui jika ada barang yang hilang atau kurang, sehingga bisa cepat ditindaklanjuti.
• Meminimalisasi penyimpangan terhadap barang yang hendak diperdagangkan, misalnya kekurangan atau kelebihan barang.

Stock opname perlu dilakukan secara berkala oleh perusahaan. Biasanya untuk proses ini setiap perusahaan memiliki jadwal yang berbeda-beda. Tapi setidaknya ada tiga pilihan waktu yang sering menjadi pilihan untuk melakukan stock opname, yaitu harian, periodik, dan event. Berikut penjelasan masing-masing:

• Harian: Biasanya stock opname harian dilakukan jika barang yang diperdagangkan punya tingkat ketahanan atau jangka hidup yang pendek, misalnya makanan dan minuman.
• Periodik: Misalnya per kuartal (tiga bulan), per semester (6 bulan), atau per tahun. Intensitasnya bisa disesuaikan dengan urgensi atau keadaan yang mendesak, kebutuhan, dan kesanggupan dalam menjalankannya.
• Event: Stock opname dilakukan berdasarkan event atau peristiwa. Contoh, Hari Belanja Nasional, perusahaan akan melakukan verifikasi stok untuk memastikan stok yang dijual sesuai dengan stok aslinya.

Untuk menjalankan stock opname, biasanya ada beberapa tahapan. Pasalnya prosesnya bisa membutuhkan waktu yang cukup lama dan pelaksanaannya harus seefektif mungkin. Berikut cara melakukannya:

1. Tahap awal

Staf gudang merapikan dan memisahkan produk berdasarkan kategori. Tag atau stiker bisa membantu memisahkan barang yang telah dihitung dan belum.

2. Tahap persiapan

Briefing terkait tugas setiap staf. Sehari sebelum stock opname, pada jam tutup operasional karyawan harus mencantumkan keterangan waktu saat proses mutasi barang. Tidak boleh ada mutasi barang tambahan setelah jam operasional berakhir hingga prosedur stock opname selesai.

3. Tahap stock opname

Setelah tahap awal dan persiapan selesai, selanjutnya adalah proses melakukan stock opname. Berikut beberapa tugas yang harus dilakukan:

• Memastikan semua transaksi barang telah tercatat ke dalam sistem, dicetak, kemudian dibagikan kepada staf akuntan.
• Memeriksa dan menghitung stok sesuai kategori yang ditetapkan, lalu memberi tag atau stiker pada barang yang sudah dicek.
• Menyerahkan hasil opname kepada tim data agar dimasukkan ke Microsoft Excel. Langkah ini menunjukkan perbandingan stok dalam sistem dengan stok hasil opname.
• Bila terjadi selisih data antara keduanya, karyawan perlu mengecek ulang untuk memastikan adanya kesalahan hitung atau memang ada selisih jumlah barang.

4. Tahap penyelesaian

Hasil stock opname diserahkan ke bagian akuntan untuk proses penyesuaian jumlah di sistem. Lalu perusahaan bisa memberi informasi bahwa stock opname selesai dijalankan.

Stock opname adalah proses penghitungan stok barang sebelum diperdagangkan. Proses ini bisa dilakukan sesuai dengan kebutuhannya. Semoga artikel ini bisa membantu, ya.