Mengatur sebuah acara gathering membutuhkan persiapan yang matang agar seluruh rangkaian kegiatan dapat berjalan lancar dan menyenangkan. Salah satu hal terpenting adalah membuat rundown acara yang jelas, terstruktur, dan mudah dipahami oleh semua panitia.
Dengan rundown yang tepat, setiap sesi akan memiliki alur yang rapi sehingga peserta dapat menikmati acara tanpa hambatan. Berikut contoh rundown acara gathering.
Gathering perusahaan di dalam ruangan biasanya dibuat dengan suasana formal namun tetap santai. Acara seperti ini cocok untuk mempererat hubungan antarkaryawan sekaligus memberikan penghargaan kepada tim. Dengan kegiatan yang terstruktur, peserta dapat menikmati acara tanpa kehilangan fokus pada tujuan utama, yaitu memperkuat kerja sama dan komunikasi.
Rundown:
08.00 – 08.30 : Registrasi dan coffee break
08.30 – 08.45 : Pembukaan dan sambutan manajemen
08.45 – 09.30 : Ice breaking dan permainan ringan
09.30 – 10.30 : Presentasi pencapaian perusahaan
10.30 – 11.30 : Sesi diskusi dan tanya jawab
11.30 – 13.00 : Makan siang
13.00 – 15.00 : Workshop tim dan game kolaborasi
15.00 – 15.30 : Pengumuman pemenang games
15.30 – 16.00 : Penutupan dan foto bersama
Family gathering biasanya dibuat lebih santai dan interaktif karena melibatkan keluarga karyawan. Suasana luar ruangan yang segar membuat acara lebih hidup dan penuh keceriaan. Oleh karena itu, rundown harus disusun dengan aktivitas yang aman, menyenangkan, dan ramah anak.
Rundown:
07.30 – 08.00 : Registrasi dan pembagian paket konsumsi
08.00 – 08.20 : Pembukaan oleh ketua panitia
08.20 – 09.00 : Senam pagi bersama
09.00 – 10.00 : Permainan anak dan lomba keluarga
10.00 – 11.00 : Free time dan aktivitas bebas (foto keluarga, bermain di taman)
11.00 – 12.30 : Makan siang bersama (picnic style)
12.30 – 13.30 : Doorprize dan pengumuman pemenang lomba
13.30 – 14.00 : Penutupan dan salam perpisahan
Gathering komunitas biasanya penuh energi karena anggotanya sudah memiliki minat yang sama. Acara seperti ini perlu rundown yang fleksibel namun tetap teratur agar semua peserta dapat menikmati berbagai sesi yang sudah disiapkan. Interaksi antarpeserta biasanya menjadi fokus utama, sehingga kegiatan harus mendorong kebersamaan dan komunikasi.
Rundown:
09.00 – 09.30 : Registrasi
09.30 – 09.45 : Sambutan ketua komunitas
09.45 – 10.30 : Ice breaking dan perkenalan anggota baru
10.30 – 12.00 : Sesi utama sesuai hobi (misalnya workshop, sharing session, mini event)
12.00 – 13.00 : Makan siang bersama
13.00 – 14.30 : Kompetisi santai (misalnya turnamen mini sesuai hobi)
14.30 – 15.00 : Doorprize
15.00 – 15.30 : Penutupan dan foto bersama
Gathering alumni sering kali penuh nostalgia dan kehangatan. Karena itu, rundown harus memuat waktu untuk berinteraksi, berbagi cerita, dan mengenang masa lalu. Acara seperti ini biasanya berjalan santai, tetapi tetap membutuhkan susunan kegiatan yang jelas agar setiap momen terasa berkesan.
Rundown:
16.00 – 16.30 : Registrasi dan ramah tamah
16.30 – 16.45 : Sambutan ketua alumni
16.45 – 17.30 : Sesi mengenang masa sekolah (video atau sharing cerita)
17.30 – 18.00 : Games nostalgia
18.00 – 19.00 : Makan malam bersama
19.00 – 20.00 : Acara bebas: foto–foto, bincang santai, bertukar kontak
20.00 – 20.30 : Penyerahan kenang-kenangan
20.30 – 21.00 : Penutupan
Fun day kantor biasanya dipadukan dengan kegiatan rekreasi agar peserta bisa refreshing. Rundown dibuat dengan aktivitas yang menghibur namun tetap membangun kerja sama tim. Dengan suasana hotel atau resort, kegiatan bisa dikombinasikan antara indoor dan outdoor untuk memberikan pengalaman yang lebih lengkap.
Rundown:
08.00 – 08.30 : Check in dan welcome drink
08.30 – 09.00 : Pembukaan dan briefing singkat
09.00 – 11.00 : Outbound games atau team building
11.00 – 12.00 : Free time (berenang, foto, bersantai)
12.00 – 13.30 : Makan siang
13.30 – 15.00 : Aktivitas pilihan (workshop, karaoke, fun games)
15.00 – 15.30 : Coffee break
15.30 – 16.30 : Sharing session dan pengumuman pemenang games
16.30 – 17.00 : Penutupan dan pembagian souvenir
Itulah contoh rundown acara gathering yang bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan. Rundown yang tersusun rapi akan membuat proses pelaksanaan gathering terasa lebih terarah dan nyaman bagi semua peserta.