Komplain ke Customer Service di Media Sosial? Ikuti 5 Aturan Ini, Ya!

Ketika kamu menyampaikan keluhan, utarakan semuanya secara detail dan gamblang kepada akun media sosial sasaranmu. Gunakanlah kata-kata yang sopan dan tidak bertele-tele supaya mereka cepat meresponsnya. Jangan lupa, sampaikan pada akun yang tepat, seperti akun resmi suatu layanan/produk atau akun customer service-nya.

Sebagai contoh, kamu kecewa dengan suatu penyedia layanan ekspedisi karena paketmu akan tiba lebih lambat dari waktu yang ditentukan. Sampaikanlah keluhanmu tersebut dan jelaskan dampak negatif bagimu jika paketmu tiba lebih lambat. 

Jangan sekali-kali kamu menyampaikan keluhan di media sosial seakan-akan kamu menunjukkan kemarahanmu. Ditambah lagi kamu menggunakan kata-kata yang kasar, sarkas, dan tidak pantas. Hal tersebut akan membuat reputasi buruk bagimu dan penyedia layanan yang kamu keluhkan.

Ketika kamu sedang emosi, tenangkan dirimu terlebih dahulu, baru kamu menyampaikan keluhanmu di media sosial. Para penyedia layanan pun akan meresponsmu dengan baik ketika kamu menyampaikannya dengan tenang dan bijak.

Ketika kamu ingin menyampaikan keluhan di media sosial, sebaiknya periksa terlebih dahulu akun yang akan kamu gunakan. Contohnya pada Twitter, isi bagian "Bio" dan gunakan fotomu yang sebenarnya pada "Profil Picture". Pastikan juga kamu pernah post beberapa tweet pada akunmu.

Hal tersebut juga berlaku pada media sosial lainnya, seperti Facebook dan Instagram. Tujuannya supaya akun penyedia layanan lebih cepat merespons keluhanmu dibandingkan jika kamu memakai akun palsu.

Pastikan kamu tahu jadwal akun media sosial tujuan untuk keluhanmu aktif. Hal ini bertujuan supaya keluhanmu direspons dengan cepat dan tidak menjadi sia-sia.

Sebagai contoh, akun customer service suatu layanan ekspedisi aktif setiap Senin hingga Jumat pukul 08.00 sampai pukul 17.00. Nah, kamu harus menyampaikan keluhanmu terkait pengiriman paketmu pada jangka waktu tersebut. Kamu pun akan puas dengan respons cepat tersebut.

Jangan sekali-kali kamu post informasi pribadimu sembarangan di media sosial, seperti alamat rumah, nomor telepon, nomor rekening bank, dan sebagainya. Apalagi akun media sosialmu tidak disetel privat, semua orang akan melihat informasi tersebut dan kemungkinan besar akan disalahgunakan.

Ketika suatu akun merespon keluhanmu dengan meminta informasi pribadimu, berikanlah seperlunya melalui fitur "Message" di media sosialmu. Jangan membalasnya dengan memberikan informasi tersebut langsung di fitur media sosial yang dapat dilihat semua orang, seperti "Reply" pada Twitter.

Nah, sudah tahu kan bagaimana cara menyampaikan keluhan dengan baik di media sosial? Kalau melakukan tips di atas, komplainmu akan enak untuk dibaca dan berpotensi lebih cepat ditanggapi. Terapkan selalu hal tersebut, ya!