7 Etika dalam Memberikan Feedback ke Rekan Kerja, Perhatikan!

Saat memberikan feedback, timing adalah hal yang sangat penting. Jangan memberikan feedback di sembarang waktu atau tempat, terutama di depan rekan kerja lainnya. Pilihlah waktu di mana rekan kerjamu tidak terlalu sibuk atau tertekan. Selain itu, pastikan tempat yang kamu pilih cukup privat, sehingga rekan kerjamu tidak merasa dipermalukan. Memberikan feedback di depan orang banyak, apalagi jika itu kritik, bisa membuat rekan kerjamu merasa tersudut dan malu.

Pastikan juga suasananya mendukung untuk berbicara dengan tenang dan terbuka. Misalnya, kamu bisa mengajak rekan kerjamu untuk duduk di ruangan yang lebih tenang, jauh dari gangguan pekerjaan, atau bahkan mengajaknya untuk minum kopi di luar kantor. Dengan begitu, percakapan akan terasa lebih santai, dan feedback yang kamu berikan bisa diterima dengan lebih baik.

Feedback yang terlalu umum sering kali tidak efektif. Jika kamu hanya mengatakan “kerjamu bagus” atau “kamu kurang teliti”, hal itu tidak memberikan gambaran jelas mengenai apa yang harus dipertahankan atau diperbaiki. Feedback yang baik harus spesifik, menyebutkan aspek mana dari pekerjaan rekan kerjamu yang memerlukan perhatian lebih atau yang sudah dilakukan dengan baik.

Misalnya, daripada mengatakan “kamu kurang teliti”, lebih baik jika kamu mengatakan “Dalam laporan minggu lalu, ada beberapa data yang sepertinya tertukar di bagian X dan Y. Mungkin kamu bisa memperhatikan bagian ini lebih lanjut ke depannya.” Dengan begitu, rekan kerjamu akan mengerti apa yang harus diperbaiki dan bagaimana cara melakukannya.

Ketika memberikan feedback, penting untuk fokus pada tindakan atau hasil pekerjaan, bukan pada karakter atau kepribadian rekan kerjamu. Mengkritik pribadi seseorang tidak hanya tidak etis, tapi juga bisa membuat hubungan kerja menjadi tegang. Contoh yang buruk adalah mengatakan “kamu malas” ketika memberikan kritik. Hal ini bisa menyebabkan rekan kerjamu merasa diserang secara pribadi.

Sebaliknya, berfokuslah pada aspek pekerjaan yang memang bisa diperbaiki. Misalnya, kamu bisa mengatakan “sepertinya beberapa tugasmu tertunda minggu ini. Mungkin kita bisa membahas cara agar kamu bisa mengatur waktu lebih efektif.” Dengan begitu, kamu memberikan kritik yang konstruktif tanpa menyerang kepribadian rekan kerjamu.

Pemilihan kata saat memberikan feedback sangat penting. Hindari kata-kata yang terkesan merendahkan, kasar, atau terlalu tajam. Meskipun maksudmu baik, penggunaan kata-kata yang tidak tepat bisa membuat rekan kerjamu merasa disakiti atau tidak dihargai. Sebaliknya, gunakan bahasa yang sopan, positif, dan konstruktif.

Contohnya, jika kamu ingin memberikan kritik, kamu bisa memulainya dengan apresiasi terlebih dahulu. Katakan sesuatu yang baik sebelum menyampaikan bagian yang perlu diperbaiki. Hal ini sering disebut sebagai teknik "sandwich," yaitu dengan menyampaikan pujian, kritik, dan kemudian diakhiri dengan dorongan positif. Ini dapat membuat rekan kerjamu lebih terbuka untuk menerima kritik tanpa merasa tersinggung.

Memberikan feedback bukanlah proses satu arah. Setelah kamu memberikan feedback, berikan kesempatan bagi rekan kerjamu untuk merespons. Dengarkan apa yang mereka katakan dengan baik, dan jangan memotong pembicaraan. Tanggapan mereka bisa memberikan perspektif tambahan yang mungkin belum kamu pertimbangkan sebelumnya.

Mendengarkan tanggapan dari rekan kerja juga menunjukkan bahwa kamu menghargai pandangan mereka. Terkadang, masalah yang kamu anggap sebagai kesalahan mungkin muncul karena alasan yang belum kamu ketahui. Jadi, dengarkan baik-baik sebelum kamu menarik kesimpulan.

Kritik yang hanya menunjukkan kesalahan tanpa memberikan solusi akan terasa tidak membangun. Oleh karena itu, pastikan kamu tidak hanya memberikan kritik, tetapi juga memberikan saran yang bisa membantu rekan kerjamu memperbaiki kekurangannya. Saran ini bisa berupa langkah-langkah spesifik yang bisa diambil rekan kerjamu untuk memperbaiki performa mereka di masa mendatang.

Misalnya, jika kamu merasa rekan kerjamu sering terlambat mengumpulkan laporan, jangan hanya mengatakan “kamu sering terlambat mengumpulkan laporan.” Berikan solusi, seperti “Mungkin kamu bisa mencoba membagi waktu pengerjaan laporan menjadi beberapa bagian kecil, sehingga tidak menumpuk di hari terakhir.” Dengan begitu, rekan kerjamu tidak hanya tahu di mana kesalahannya, tapi juga memiliki ide untuk memperbaikinya.

Kondisi emosional, baik dari pihak yang memberikan feedback maupun yang menerimanya, dapat mempengaruhi efektivitas feedback tersebut. Jika kamu merasa sedang marah, frustrasi, atau terlalu bersemangat, sebaiknya tunda dulu pemberian feedback hingga kamu merasa lebih tenang. Memberikan feedback saat emosi bisa membuatmu tidak objektif, dan mungkin kata-kata yang kamu ucapkan akan terdengar lebih keras daripada yang seharusnya.

Sama halnya jika rekan kerjamu terlihat sedang dalam kondisi emosional yang tidak stabil, sebaiknya kamu juga menunda pemberian feedback. Feedback yang diberikan pada saat yang salah bisa memperburuk suasana dan tidak akan diterima dengan baik.

Memberikan feedback adalah seni yang memerlukan keseimbangan antara kejujuran dan sensitivitas. Dengan memahami etika-etika di atas, kamu bisa memastikan bahwa feedback yang kamu berikan kepada rekan kerjamu tidak hanya membantu mereka berkembang, tetapi juga memperkuat hubungan kerja kalian. Ingatlah bahwa tujuan feedback adalah untuk membangun, bukan meruntuhkan. Jadi, selalu perhatikan cara dan waktu ketika kamu memberikan feedback agar dampaknya benar-benar positif dan bermanfaat.