Apa Itu Surel? Ini Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Surel atau surat elektronik adalah sistem pesan digital yang memungkinkan pengguna mengirim dan menerima pesan melalui jaringan komputer. Dalam bahasa Inggris, surel dikenal sebagai email (electronic mail). Dilansir Cloudflare, teknologi ini menjadi salah satu bentuk komunikasi daring paling awal yang dikembangkan. Kendati demikian, hingga kini surel tetap menjadi alat komunikasi utama di berbagai bidang, termasuk pribadi hingga profesional.

Surel pertama kali muncul pada awal 1970-an ketika Ray Tomlinson menciptakan sistem yang memungkinkan pesan dikirim antar komputer di jaringan ARPANET, cikal bakal internet saat ini. Seiring berkembangnya teknologi, penggunaan surel makin mudah berkat hadirnya perangkat lunak klien surel seperti Outlook dan layanan berbasis web, misalnya Gmail.

Surel tak sekadar alat komunikasi digital, tapi juga memiliki berbagai fungsi penting dalam kehidupan pribadi maupun profesional. Berikut beberapa fungsi utama surel yang paling sering digunakan:

• Sarana komunikasi profesional dan pribadi

Surel memungkinkan komunikasi yang efisien dan formal, baik di lingkungan kerja maupun personal. Contohnya, alam dunia profesional, email sering digunakan oleh manajer hingga jajaran eksekutif untuk menyampaikan keputusan penting, menyebarkan informasi, atau berkoordinasi dengan banyak orang sekaligus.

• Berbagi dokumen dan informasi

Email adalah media paling umum untuk mengirim dokumen seperti laporan bulanan, kontrak kerja, hingga dokumen penting lainnya. Meskipun ada tantangan terkait ukuran lampiran yang bisa membebani server, fungsinya tetap vital untuk keperluan berbagi fail secara cepat dan daring.

• Alat pemasaran dan promosi

Di luar komunikasi internal, email juga sering dimanfaatkan sebagai sarana pemasaran melalui buletin (newsletter), promosi produk, atau penawaran eksklusif. Banyak bisnis mengandalkan email untuk menjangkau pelanggan mereka secara rutin.

Meskipun terlihat sederhana, setiap surel terdiri dari beberapa komponen penting yang saling bekerja sama untuk menyampaikan pesan secara utuh dan jelas. Dilansir Stripo, komponen utama dalam sebuah surel adalah sebagai berikut:

• Kolom From dan To

Komponen ini menunjukkan siapa pengirim dan siapa penerima pesan. Kolom From menampilkan alamat surel pengirim, sementara kolom To menampilkan alamat penerima. Keduanya biasanya terletak di bagian atas email dan membantu penerima memahami konteks pengirimannya.

• Subject line (Judul surel)

Subjek adalah bagian yang memberikan gambaran singkat tentang isi email. Letaknya tepat di bawah kolom alamat dan berfungsi menarik perhatian penerima agar membuka pesan. Subjek yang baik sebaiknya singkat, jelas, dan sesuai dengan isi email.

• Isi pesan (Body email)

Ini adalah bagian utama dari email di mana seluruh isi atau informasi dituliskan. Kontennya bisa berupa teks, tautan, gambar, atau instruksi tertentu. Penulisan isi email yang rapi dan mudah dipahami sangat penting agar pesan tersampaikan dengan efektif.

• Lampiran (Attachment)

Lampiran digunakan jika pengirim ingin menyertakan fail tambahan, seperti dokumen, gambar, atau presentasi. Pengguna cukup mengeklik tombol "Attach" atau "Lampirkan" untuk menambahkan fail yang ingin dikirim bersama pesan utama.

• Tanda Tangan (Signature)

Tanda tangan terletak di bagian akhir email dan biasanya berisi nama pengirim, jabatan, nama perusahaan, serta informasi kontak lain. Signature ini bisa dibuat otomatis dan berguna untuk memperkenalkan diri secara profesional atau memperkuat identitas pengirim.

Meskipun tampak instan, proses pengiriman surel sebenarnya cukup kompleks dan melibatkan banyak tahapan di balik layar. Dilansir Cloudflare, berikut proses cara kerja surel mulai dari pengirim hingga sampai ke penerima:

1. Surel dikirim menggunakan perangkat lunak atau aplikasi berbasis web yang disebut email client, seperti Gmail, Outlook, atau Yahoo Mail

2. Setelah dikirim, pesan akan masuk ke server pengirim yang disebut Mail Transfer Agent (MTA). MTA berfungsi sebagai "kantor pos" digital pertama

3. MTA akan menggunakan protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) untuk membaca data alamat tujuan. SMTP memverifikasi apakah alamat surel valid dan bisa dikirimkan

4. SMTP menggunakan sistem Domain Name System (DNS) untuk menerjemahkan nama domain email penerima (misalnya @gmail.com) menjadi alamat IP

5. SMTP kemudian mencari mail exchange server (MX server) milik domain penerima. Jika ditemukan, pesan dikirim ke server tersebut

6. Pesan akan disimpan di server tujuan hingga diakses oleh penerima. Ini mirip seperti surat yang sudah sampai ke kotak pos

7. Akses melalui POP atau IMAP

• POP (Post Office Protocol), mengunduh email ke perangkat penerima dan menghapusnya dari server sehingga cocok untuk akses satu perangkat.

• IMAP (Internet Message Access Protocol), menyimpan email di server dan memungkinkan akses dari banyak perangkat sehingga ideal untuk sinkronisasi lintas perangkat.

Membuat surel atau email baru sangatlah mudah dan bisa dilakukan hanya dalam beberapa langkah. Kamu bisa menggunakan layanan populer seperti Gmail, Yahoo Mail, Outlook, atau Zoho. Berikut panduan langkah demi langkah yang bisa kamu ikuti:

1. Pertama, tentukan layanan surel yang ingin digunakan. Beberapa pilihan yang umum digunakan adalah Gmail, Yahoo Mail, Outlook, dan Zoho Mail

2. Buka situs resmi atau aplikasi dari penyedia yang kamu pilih, lalu klik tombol seperti “Sign up”, “Buat akun”, atau “Get started”

3. Masukkan data yang diminta seperti nama lengkap, tanggal lahir, dan informasi lain yang diperlukan. Pada tahap ini, kamu juga diminta memilih username yang nantinya akan menjadi alamat surelmu

4. Buatlah password yang sulit ditebak dan terdiri dari kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, serta simbol

5. Setelah semua data diisi, kamu akan diminta untuk melakukan verifikasi. Biasanya penyedia layanan akan mengirimkan kode ke nomor ponsel atau email cadanganmu

6. Kamu bisa menambahkan informasi tambahan seperti foto profil, email pemulihan, atau nomor darurat untuk meningkatkan keamanan akunmu

7. Setelah proses pendaftaran dan verifikasi selesai, kamu bisa langsung masuk menggunakan username dan password yang telah dibuat.

Dilansir Mailtrap, secara umum, surel dapat dibedakan menjadi dua jenis utama, yaitu transaksional dan pemasaran. Perbedaan keduanya terletak pada tujuan pengirimannya dan suatu tindakan pengguna. Berikut penjelasannya:

• Surel transaksional

Surel jenis ini dikirim secara otomatis sebagai respons terhadap tindakan tertentu dari pengguna atau karena adanya peristiwa sistem, seperti konfirmasi pesanan, notifikasi akun, reset kata sandi, dan peringatan keamanan. Email ini bersifat penting karena dibutuhkan pengguna untuk menyelesaikan suatu proses atau mendapatkan akses informasi yang relevan.

• Surel pemasaran (marketing email)

Surel pemasaran dirancang untuk membangun relasi dengan pelanggan, meningkatkan kesadaran merek, serta mendorong penjualan atau interaksi. Bentuknya bisa berupa promosi, penawaran spesial, newsletter, hingga rekomendasi produk yang dipersonalisasi.

Itulah jawaban lengkap dari pertanyaan apa itu surel. Bukan sekadar alat kirim pesan, surel juga menjadi sarana komunikasi digital masa kini yang bisa digunakan untuk berbagai keperluan.