Cara Mailing Excel ke Word untuk Mempermudah Input Data

20 Nov 2024, 10:06 WIB

ilustrasi Microsoft Excel (freepik.com/rawpixels.com)

Pada dasarnya, mailing merupakan fitur Microsoft Excel untuk transfer data antara dua aplikasi. Misalnya saja, dari Microsoft Excel ke Microsoft Word. Fungsi ini bisa dimanfaatkan untuk banyak hal, contohnya memasukkan nama penerima undangan di Word berdasarkan daftar tamu yang termuat dalam Excel.

Penginputan data menggunakan mailing tidak perlu dilakukan secara manual. Dokumen di Word akan menyesuaikan data dari Excel secara otomatis. Bagaimana cara mailing Excel ke Word? Berikut penjelasannya untukmu.

Cara mailing Excel ke Word

ilustrasi Microsoft Word (unsplash.com/Romain V)

Anggaplah kamu punya daftar tamu yang ingin diundang pada suatu acara. Di sisi lain, kamu sudah menyiapkan format stiker khusus untuk ditempel pada undangannya. Nantinya, stiker tersebut akan berisikan nama penerima. Oleh karena itu, nama-nama yang termuat dalam stiker tentu akan berbeda, kan?

Nah, fitur mailing memungkinkanmu mengubah nama dalam undangan tersebut secara otomatis. Datanya akan mengikuti nama-nama yang tercantum pada Excel.

Lantas, seperti apa cara menggunakan fitur Mailing ini? Berikut penjelasan dari masing-masing langkahnya.

1. Siapkan dokumen Excel

Pertama, kamu perlu menyiapkan dokumen Excel yang digunakan sebagai basis data pada Microsoft Word. Selanjutnya, buat tabel dengan kategori, misalnya nama dan alamat penerima. Jika sudah, simpan dan beri nama dokumen tersebut.

2. Buka dokumen Word

Setelah fail Excel siap, buka Microsoft Word sebagai penerima dokumennya. Siapkan juga template dokumennya. Sebagai contohnya, kalau mau membuat stiker undangan, desain dulu formatnya sesuai keinginan.

3. Pilih menu Mailing

Kalau desainnya sudah siap, lanjutkan dengan membuka menu Mailings di Microsoft Word. Pada kelompok 'Start Mail Merge', pilih menu 'Start Mail Merge'. Buka dropdown, kemudian pilih 'Step by Step Mail Merge Wizard'.

4. Pilih dokumen untuk Mailing

Tahap sebelumnya otomatis membuka jendela baru. Pada jendela tersebut, kamu perlu memilih dokumen sumber untuk mailing.

Pada jendela yang muncul, klik 'Next: Starting Document' > 'Next: Select Recipient' > 'Browse'. Sementara itu, pada jendela yang sama, pilih dokumen Microsoft Excel yang berisi data untuk ditampilkan di Word. Pastikan memilih dokumen yang benar, ya.

5. Preview data

Tahap terakhir merupakan preview data sebelum diimpor dari Excel ke Word. Perhatikan preview file Excel yang dipilih, jika sudah klik 'OK'. Selanjutnya, klik 'Insert Merge Field' > sesuaikan detail data dan peletakan data yang diimpor.

Setelahnya, pilih 'Mailings' > klik 'Auto Check for Error' > konfirmasikan dengan klik 'OK'. Data dari Microsoft Excel akan otomatis masuk ke Microsoft Word.

Cara mailing Excel ke Word di atas cukup dilakukan sekali, ya. Jika ada perubahan, kamu hanya perlu menyesuaikan fail Microsoft Exce, nantinya data pada Word akan otomatis berubah.