Mengapa Sebagian Besar Kunci Kamar Hotel Menggunakan Kartu?

Alasan utama hotel beralih dari kunci manual ke kartu adalah soal keamanan. Kartu elektronik dilengkapi teknologi magnetic stripe, RFID, atau chip yang bekerja dengan sistem kontrol akses. Sistem tersebut hanya bisa diprogram pihak hotel, terutama resepsionis, sehingga setiap kartu hanya dapat digunakan untuk kamar tertentu dan rentang waktu terbatas.

Jika kartu hilang dan tamu segera melaporkannya, staf hotel cukup menonaktifkan kartu tersebut dari sistem dan memberikan kartu gantinya kepada tamu (biasanya hotel menerapkan biaya untuk kartu yang hilang).

Kartu juga bisa digunakan dalam pembuatan audit trail, yakni catatan digital kapan tamu memasuki kamar (tergantung fitur pada sistem yang digunakan). Hal ini akan sangat berguna untuk investigasi bila tamu mengalami insiden atau barang hilang.

Penggunaan kartu untuk kunci dinilai lebih efektif dan efisien, terutama saat tamu checkin dan checkout. Setelah proses verifikasi tamu, staf front desk atau resepsionis bisa langsung mengaktifkan atau menonaktifkan kartu dalam waktu hitungan detik. Tamu tidak perlu menunggu lama untuk masuk kamar atau meninggalkan hotel.

Bayangkan jika masih menggunakan kunci manual? Staf membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari satu per satu kuncinya di laci atau rak dan membuat tamu menunggu terlalu lama, terutama saat checkin.

Tak hanya itu, kunci manual juga memerlukan ruang atau tempat penyimpanan khusus yang harus dijaga dengan baik. Hal ini tentu tidak efisien dalam hal penggunaan ruang.

Penggunaan kartu untuk kunci hotel juga dapat mengurangi biaya perawatan dan operasional. Meski investasi awal sistem kartu relatif tinggi (pengadaan kartu, pembelian software, dan instalasi), tetapi jangka panjangnya justru bisa menghemat biaya perawatan dan operasional. Saat kartu yang dibawa tamu hilang atau rusak, pihak hotel hanya perlu menonaktifkannya dan mengganti kartu baru.

Sebaliknya, apabila menggunakan kunci manual, pihak hotel harus menyediakan beberapa kunci cadangan atau duplikat yang penyimpanannya membutuhkan ruang. Saat pintu rusak dan tamu terkunci di kamar, staf hotel harus memanggil teknisi dan memperbaiki pintu. Waktu yang dibutuhkan jadi lebih lama lagi, kan?

Selain menghemat biaya operasional, penggunaan kartu untuk pintu hotel rupanya juga jadi upaya mengemat energi dan ramah lingkungan, lho! Untuk menyalakan listrik, lampu, dan AC, kartu harus diselipkan ke slot yang tersedia di kamar. Begitu tamu keluar dan membawa kartu tersebut, daya otomatis ikut mati. Listrik tidak akan "terbuang" saat kamar kosong.

Hal ini bantu mengurangi konsumsi energi dan biaya listrik hotel, khususnya di properti besar dengan ratusan kamar. Melihat tren sustainability yang sedang naik dalam beberapa tahun terakhir, konsep hemat energi ini juga bisa nilai tambah bagi citra sebuah hotel.

Dari sudut pandang tamu, kunci berupa kartu terasa lebih praktis dan mudah dibawa ke mana-mana. Misalnya, dimasukkan ke dalam dompet, slot kartu, atau kantong di tas bagian dalam. Hal ini meminimalisir kartu hilang atau jatuh saat di jalan.

Nah, sekarang kamu sudah tahu alasan sebagian besar hotel menggunakan kunci kamar berupa kartu. Kombinasi keamanan, efisiensi operasional, pengalaman tamu yang lebih baik, serta kemampuan integrasi teknologi membuatnya unggul dibandingkan kunci konvensional atau manual.