Istilah memo mungkin sudah tidak asing di telinga kamu. Sebab, di kegiatan sehari-hari pun kerap digunakan dalam bidang apapun untuk tujuan tertentu. Namun, apakah kamu sudah mengetahui sebenarnya apa itu memo? Lalu, jenis-jenis, ciri-ciri, struktur, hingga cara membuatnya?
Supaya wawasan kamu makin bertambah, IDN Times telah merangkum pembahasan tentang memo mulai dari pengertian sampai bagaimana menyusunnya. Buat kamu yang penasaran, baca selengkapnya di artikel ini, ya!
Mudahnya, memo adalah sebuah catatan atau surat yang disusun untuk tujuan tertentu. Catatan tersebut disusun dengan singkat, padat, dan jelas, serta disampaikan kepada penerima tanpa perlu basa-basi.
Umumnya, catatan ini ditulis menggunakan tulisan tangan atau dalam bentuk ketikan komputer. Jumlah baris dalam memo pun tidak terlalu banyak.
Secara garis besar, memo bisa dibedakan menjadi dua jenis, yaitu memo yang bersifat resmi dan tidak resmi. Ada yang membedakan di antara keduanya, seperti tipe penggunaan dan hubungan antara penerima dan pengirim.
1. Memo resmi
Memo tipe ini biasanya digunakan untuk keperluan yang bersifat resmi, misalnya catatan yang ditulis antara seorang atasan dan karyawannya. Lalu, bentuknya juga bisa berupa surat permohonan yang dibuat karyawan dan ditujukan kepada atasan dan sebagainya.
2. Memo tidak resmi
Memo tipe tidak resmi tentu digunakan dalam konteks tidak resmi. Contoh penggunaannya adalah catatan yang ditulis seorang teman kepada teman lainnya.
Ada beberapa ciri memo yang bisa kamu pahami, sehingga kamu bisa mudah mengenalinya. Misalnya, catatan singkat ini cenderung memiliki kesamaan bagian seperti surat, tetapi lebih simpel. Lalu, memo adalah bentuk komunikasi yang isinya berupa penjelasan tentang satu hal, saran, atau yang lainnya. Isi memo juga mengandung informasi atau pesan yang relevan dan jelas.
Selanjutnya, memo biasanya terbatas dalam peredarannya. Artinya, biasanya tidak terdapat identitas kantor, misalnya nama dan alamat kantor. Selain itu, penggunaannya bisa hubungan vertikal (atasan dan bawahan) maupun horizontal (kedudukan setara).
Secara umum, tujuan pembuatan memo adalah untuk memberikan instruksi kepada penerima pesan. Selain memberikan instruksi atau informasi, memo juga bertujuan untuk meminta atau memberikan informasi antara pengirim dan penerima.
Sementara fungsi memo biasanya untuk menyoroti masalah tertentu dan mengingatkan penerima memo untuk melakukan sesuatu. Sebab memo biasanya ditulis untuk keperluan tertentu, misalnya instruksi, pemberitahuan, sampai permintaan.
Struktur yang ada di memo sebenarnya cukup sederhana mengingat isinya yang harus singkat dan to the point. Secara umum, struktur memo yang utuh, yaitu bagian kepala, badan, dan kaki.
Bagian kepala biasanya berisi kop jika yang kamu tulis adalah jenis memo resmi. Kemudian ada pula nama pengirim dan penerima. Kemudian pada bagian badan terdiri dari isi yang memuat maksud dibuatnya catatan tersebut. Lalu bagian kaki biasanya berisi nama lengkap pengirim catatan, tanggal, dan tanda tangan pengirim.
Ada beberapa langkah atau cara membuat memo yang mudah. Sebab jika dilihat dari struktur dan karakteristiknya pun memo tergolong tidak rumit dalam pembuatannya. Kamu juga bisa memilih mau menulis menggunakan tulisan tangan atau mengetiknya lewat komputer atau laptop.
Langkah atau caranya adalah sebagai berikut.
Demikianlah pembahasan tentang apa itu memo, jenis-jenis, ciri-ciri, fungsi, struktur, hingga cara membuat memo yang mudah. Jika sudah memahaminya, kamu bisa mulai membuat dan mengirimkannya ke orang yang kamu tuju.