7 Contoh Memo Resmi dan Tidak Resmi, Begini Cara Membuatnya
Memo merupakan surat singkat yang berisi peringatan, arahan, saran, atau memorandum. Surat ini bersifat resmi dan tidak resmi dengan isi yang singkat, padat dan jelas.
Memo resmi dikeluarkan oleh lembaga atau instansi. Memo ini dibuat sebagai surat resmi pimpinan kepada karyawan lain, Sedangkan, memo tidak resmi biasanya dibuat oleh seseorang untuk ditujukan kepada teman, kerabat, atau saudara yang bersifat pribadi.
Memiliki bentuk dan struktur berbeda dengan sebuah surat, sebuah memo memiliki tulisan yang to the point dan tidak bertele-tele. Berikut contoh memo dan penjelasan lengkapnya.
Ciri-ciri memo
Berbeda dengan surat, memo memiliki struktur yang cukup sederhana dan mudah dimengerti. Isi memo mencakup inti dari arahan atau permintaan di dalam memo. Berikut ciri-ciri lengkapnya:
- Memo adalah bentuk komunikasi berisi saran, arahan, atau penjelasan tentang suatu hal, bisa bersifat resmi atau tidak resmi.
- Memiliki struktur yang lebih sederhana dari jenis surat lainnya.
- Isi memo yang dikirim jelas dan relevan. Biasanya tidak mencantumkan identitas kantor, seperti nama kantor, alamat, nomor telepon kantor, dan sebagainya.
- Memiliki isi yang singkat, padat, dan jelas.
Tujuan penulisan memo
Bukan tanpa tujuan, pesan singkat yang di dalam memo memiliki beberapa tujuan penting yang ditulis untuk keperluan resmi atau tidak resmi. Penulisan memo ini biasanya untuk mengingatkan, memberi tahu informasi, atau beberapa tujuan berikut ini.
- Memberi informasi tentang perubahan peraturan di suatu instansi, perusahaan, atau organisasi.
- Mengabarkan perkembangan tentang suatu pekerjaan.
- Membuat permintaan ke seluruh karyawan.
- Mengingatkan atau memerintahkan tugas yang harus dikerjakan.
- Menginformasikan jadwal rapat.
- Menyampaikan rangkuman dari agreement yang dibuat, dan sebagainya.
- Memberikan arahan tentang informasi pribadi di dalam memo tidak resmi.
Struktur memo
Meski berbentuk singkat dan padat, sebuah memo memiliki struktur tersendiri agar mudah dibaca oleh audiens. Tidak memiliki struktur yang panjang lebar, berikut ini struktur penulisan memo.
- Kepala memo: Kepala memo berisi identitas pengirim, tanggal, subjek memo, dan juga penerima memo.
- Pembuka memo: Tulis inti topik dari memo tersebut.
- Isi memo: Jelaskan maksud dan isi pembuatan memo secara singkat, padat, dan jelas.
- Penutup memo: Berisi kalimat penutup, arahan yang harus dilakukan, atau tenggat waktu yang harus dilakukan sesuai memo.
Tips menulis memo
Sebelum menulis memo, ada beberapa tips memo yang bisa kamu ketahui. Tips ini membuat penulisan memo menjadi ringkas dan tidak bertele-tele. Simak selengkapnya.
- Ketahui audiens dari pembaca memo, kamu bisa menentukan tulisan memo ditulis dengan bahasa formal atau santai.
- Pastikan memo bebas dari kesalahan tipografi agar arahan yang ada di memo bisa tersampaikan dengan baik.
- Isi memo wajib ringkas, singkat dan padat.
- Tidak perlu ada salam pembuka atau penutup, cukup tulis inti dari arahan atau pesan di dalam memo.
- Gunakan list atau poin-poin agar memudahkan orang lain membaca intruksi di dalam memo.
- Lampirkan gambar, grafik, atau tabel jika ada.
1. Memo rapat kantor
Memo rapat kantor ditulis oleh seorang atasan yang memberitahukan kepada staf atau karyawan terkait rapat tertentu. Memo ini berisi arahan atau informasi lengkap yang harus dilakukan oleh karyawan.
Dalam memo rapat, biasanya atasan juga akan menuliskan beberapa arahan yang harus dilakukan atau laporan yang harus dibawa saat rapat. Nomor telepon atau email bisa dicantumkan untuk mempermudah komunikasi apabila ada pertanyaan lebih lanjut.
2. Memo kebijakan cuti kantor
Tak perlu memiliki kalimat yang terlalu panjang, kamu sebagai manager atau HRD bisa memberitahu informasi terkait kebijakan cuti kantor melalui sebuah memo. Tulis dengan bahasa yang ringkas dan formal.
HRD bisa menuliskan syarat-syarat pengajuan cuti dan aturan cuti secara ringkas dan jelas. Di akhir surat, jangan lupa untuk mencantumkan nama penulis memo.
3. Memo pemberlakuan WFH dari kantor
Banyak perusahaan yang kini menerapkan sistem pekerjaan secara WFH atau WFA selama pandemi Covid-19 masih ada di Indonesia. Kantor dapat memberitahukan pengumuman ini secara tertulis di dalam sebuah memo.
Tulis informasi mengenai WFH secara lengkap, mulai dari informasi dan tanggal diberlakukannya WFH. Jangan lupa juga untuk mengingatkan pembaca, yakni karyawan mengenai protokol kesehatan yang harus dijalankan.
4. Memo untuk mengingatkan laporan hasil kerja
Sebuah rapat dilakukan secara rutin untuk mengetahui perkembangan perusahaan atau laporan mengenai progress yang sedang dikerjakan oleh karyawan. Pemberitahuan tentang pengumpulan laporan bisa juga ditulis di dalam sebuah memo.
Memo ini berisi tenggat waktu pengumpulan laporan dan juga tanggal rapat yang akan segera dilaksanakan. Memo ini biasa ditulis oleh manager yang menangani departemen tersebut.
5. Memo rapat guru
Memo rapat guru biasanya ditulis oleh kepala sekolah untuk memberi pengumuman kepada guru atau staf yang ada di sekolah mengenai rapat, kegiatan, atau diskusi yang akan dilaksanakan. Rapat bisa berupa rapat kurikulum atau rapat kenaikan kelas.
Selain itu, memo rapat guru juga bisa berisi imbauan kepada para guru akan program tertentu yang diadakan oleh sekolah. Berbagai dokumen yang harus dipersiapkan juga harus dicantumkan ke dalam memo.
6. Memo pribadi untuk teman
Memo yang satu ini bersifat tidak resmi dan santai. Memo kepada teman bisa ditulis jika kamu ingin menyampaikan pesan khusus secara singkat.
Dalam memo pengembalian buku tersebut, kamu bisa mencantumkan catatan kecil berupa memo dengan keterangan bahwa kamu mengembalikan buku, namun tidak bisa bertemu langsung. Pesan ini cukup singkat dan ringkas.
7. Memo pribadi dari ayah untuk anak
Sebagai seorang Ayah, kamu juga bisa membuat memo kepada anak mengenai tugas atau arahan tertentu yang harus dilakukan anak di rumah. Biasanya memo ini ditulis oleh para orangtua sebelum berangkat kerja.
Arahan ini bisa berupa berbagai tugas rumah, mulai dari menyapu, mengepel, mencuci piring, atau memasak nasi. Selain itu, memo juga berisi informasi lainnya, seperti saat orangtua tidak bisa pulang cepat karena ada pekerjaan.
Nah, itu dia penjelasan lengkap dan contoh memo yang bisa kamu buat untuk berbagai kebutuhan pribadi atau resmi. Memiliki bentuk yang ringkas dan isi yang singkat, memo bisa menjadi sebuah pesan yang praktis.
