7 Langkah Cara Membuat Invoice untuk Pemula, Mudah dan Cepat!

04 Mar 2024, 08:05 WIB

ilustrasi orang membuat invoice (pexels.com/Mikhail Nilov)

Salah satu dokumen yang penting dalam proses jual beli untuk pengusaha atau pebisnis adalah invoice atau faktur. Invoice adalah bukti transaksi antara penjual dan pembeli yang dikeluarkan pihak penjual agar transaksi lebih aman.

Invoice berisi informasi tagihan yang harus dibayar pembeli dan batas waktu pelunasannya. Bagi penjual, invoice bisa menjadi alat untuk menagih pembayaran ke pembeli. Sedangkan bagi pembeli, invoice dapat menjadi bukti pembelian untuk menyusun laporan keuangan.

Biasanya invoice dibuat tiga rangkap, yaitu untuk penjual, pembeli, dan arsip perusahaan. Meski terlihat sederhana, kenyataannya banyak pengusaha yang tidak tahu cara membuat invoice. Berikut 7 langkah membuat invoice yang mudah dan cepat.

1. Judul invoice

ilustrasi invoice (Unsplash/Rawpixel)

Hal pertama yang harus ditulis dalam invoice adalah judul. Judul invoice ada di bagian atas tengah dan menggunakan huruf kapital.

Misalnya, "INVOICE PEMBELIAN KABEL TEMBAGA". Judul invoice harus dibuat dengan kalimat yang jelas agar penjual dan pembeli mudah mengenali transaksi tersebut.

2. Nama dan alamat pembeli

catatan keuangan (pixabay.com)

Langkah cara membuat invoice berikutnya adalah dengan menuliskan nama dan alamat pembeli atau pihak yang wajib melunasi pembayaran. Nama dan alamat pembeli bisa dicantumkan di bawah judul sebelah kiri.

Informasi ini berguna agar kamu mengetahui kepada siapa harus menagih pembayaran dan pihak pembeli pun mengetahui tagihan apa yang harus ia bayarkan.

3. Nama dan alamat penjual

ilustrasi membuat invoice (freepik.com/Pressfoto)

Selain nama dan alamat pembeli, pengusaha juga harus mencantumkan nama dan alamat penjual itu sendiri dengan jelas. Tujuannya agar pembeli bisa mengetahui kepada siapa pembayarannya dilakukan. Tulis bagian ini di bagian bawah nama dan alamat pembeli.

Sebaiknya kamu mencantumkan secara lengkap nama dan alamat agar pihak pembeli mudah saat ingin melacak dan melakukan pembayaran.

4. Daftar barang atau jasa yang dijual

Ilustrasi Barang Belanja(Freepik.com/freepik)

Langkah membuat invoice yang terpenting adalah menuliskan daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan secara rinci dan detail. Jika produk yang dipesan berupa barang, kamu bisa menuliskan nama produk, jumlah, harga per unit, dan total keseluruhan.

Namun jika produknya berupa jasa, maka cantumkan nama proyek, deskripsi pekerjaan, dan tarif sesuai kesepakatan secara rinci. Kamu bisa menggunakan tabel agar lebih mudah dibaca, sehingga baik penjual maupun pembeli bisa memahaminya tanpa ada miskomunikasi.

5. Tanggal transaksi

ilustrasi laporan keuangan (pexels.com/rodnae-prod)

Satu hal yang tidak kalah penting dalam sebuah invoice adalah tanggal transaksi. Jangan lupa tuliskan tanggal transaksi untuk mengetahui periode dokumen.

Hal ini sangat penting dalam menyusun laporan keuangan nantinya. Sebab laporan keuangan harus disusun berdasarkan periode tertentu.

Ada beberapa tanggal yang harus dicantumkan, yaitu tanggal pembelian produk, tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal penggunaan jasa, hingga tanggal batas pelunasan. Untuk tanggal batas pelunasan harus disepakati antara penjual dan pembeli.

6. Nomor invoice

ilustrasi laporan keuangan (pexels.com/Oleg Magni)

Dalam pengarsipan dokumen, satu hal yang tidak bisa dilewatkan adalah nomor. Nomor invoice harus dibuat menggunakan kode khusus yang diikuti angka berurutan untuk setiap invoice yang dikeluarkan.

Sebagai pengusaha, kamu bisa membuat deretan angka tersendiri yang berbeda dari yang lainnya agar memudahkanmu saat melacak transaksi keuangan.

7. Ketentuan pembayaran sesuai kesepakatan

Ilustrasi pembayaran (unsplash.com/rupixen)

Langkah cara membuat invoice yang terakhir adalah menuliskan secara rinci ketentuan pembayaran sesuai kesepakatan antara penjual dan pembeli. Sebagai penjual, kamu harus tahu kepastian kapan pelunasan akan dilakukan.

Biasanya invoice memiliki jangka waktu 30 hari sejak dikeluarkan. Jika pembeli gagal pelunasan selama jangka waktu yang disepakati, maka akan ada biaya pinalti keterlambatan. Jangka waktu tersebut biasanya dilabeli dengan n/30 atau Net 30 di dalam invoice.

Nah, itulah tadi tujuh langkah cara membuat invoice yang mudah dan cepat untuk pengusaha pemula. Dengan memiliki invoice yang tertata rapi, maka akan lebih mudah dalam menyusun laporan keuangan perusahaan nantinya. Semoga bermanfaat!