5 Contoh Surat PHK yang Baik dan Beretika, Pebisnis Wajib Tahu!

19 Nov 2022, 07:05 WIB

ilustrasi stres kena PHK (pexels.com/Yan Krukov)

Membuat contoh surat PHK adalah pekerjaan yang bisa dibilang susah-susah gampang. Sebab, ada beberapa hal yang harus kamu perhatikan untuk membuat surat pemutusan hubungan kerja (PHK) yang baik dan memiliki etika terhadap karyawan.

Buat yang belum tahu, PHK adalah keputusan yang dikeluarkan oleh pemberi kerja untuk mengakhiri hubungan kerja antara pemberi kerja dan karyawan karena alasan tertentu.

Salah satu hal yang wajib diperhatikan adalah surat PHK harus memiliki alasan yang jelas dan mengikuti hukum yang berlaku. Makanya, pemberi kerja tidak boleh mem-PHK karyawan tanpa alasan yang jelas dan masuk akal.

Bagi kamu yang punya usaha dan memiliki pegawai, berikut IDN Times akan memberi beberapa contoh surat PHK yang jelas, baik, dan tetap beretika. Simak, yuk!

1. Struktur penulisan surat PHK

ilustrasi surat (Unsplash.com/Liam Truong)

Sebelum mengetahui contoh-contoh surat PHK, penting untuk mengetahui struktur atau format penulisan surat PHK yang benar. Berikut bagian-bagian yang harus ada dalam surat PHK.

1. Kop surat

Selayaknya surat resmi biasanya, surat PHK dari pemberi kerja juga harus memiliki kop surat. Letaknya biasanya di atas surat dan berisi informasi seperti nama perusahaan, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.

2. Perihal, judul surat, dan tanggal surat

Bagian perihal umumnya berisi maksud dan isi dari surat tersebut, yaitu Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Begitu pula dengan judul surat. Sedangkan tanggal surat bisa menyesuaikan kapan surat tersebut dibuat dan biasanya diletakkan di kanan atas atau di bawah dekat tanda tangan.

3. Tujuan surat

Biasanya dituliskan dengan "Kepada Yth Sdri. Megawati, di tempat".

4. Salam pembuka

Bisa dimulai dengan mengisi identitas orang yang akan menerima surat.

5. Isi

Jelaskan maksud dan tujuanmu pada bagian ini. Berikan alasan yang jelas dengan baik dan beretika serta memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku.

6. Penutup

Jangan lupa ucapkan salam penutup, kemudian tanda tangan dan cap perusahaan jika perlu.

Setelah memahami struktur penulisannya, barulah kamu bisa membuat contoh surat PHK dengan melihat referensinya di bawah ini.

2. Contoh surat PHK karena efisiensi perusahaan

ilustrasi surat (pexels.com/olia danilevich)

PT Surya Muda Manajemen
Jl. Sulawesi Nomor 15, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Telp. (0274) 341379. Email suryamuda@manajemen.com
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Kepada Yth Sdr. Yanto Riziq, Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan perusahaan akan mengadakan efisiensi dalam upaya penyeimbangan biaya operasional perusahaan yang akan disesuaikan dengan jumlah karyawan yang ada. Hal ini akan berakibat pada restrukturisasi kepengurusan serta pengurangan jumlah karyawan. Maka dengan ini PT Surya Muda Manajemen melakukan pemutusan hubungan kerja sebagian karyawan.
Sehubungan dengan kebijakan tersebut, maka PT Surya Muda Manajemen memutuskan untuk:
Memberhentikan (pemutusan hubungan kerja) dengan Saudara Yanto Riziq.
Dengan demikian, terhitung tanggal 12 bulan November tahun 2022, hubungan kerja dengan Saudara Yanto Riziq kami nyatakan sudah berakhir.
Kami selaku pihak perusahaan menyampaikan mohon maaf dan terima kasih untuk segala loyalitas Saudara Yanto Riziq yang telah diberikan. Apabila kelak perusahaan sudah makin membaik, kami akan menawarkan kesempatan kembali bagi Saudara Yanto Riziq untuk bergabung di PT Surya Muda Manajemen.
Sleman, 1 November 2022
Direktur Utama PT Surya Muda Manajemen
(Tanda tangan)
Emil Thohar

3. Contoh surat PHK karena kesalahan berat

ilustrasi surat (Pexels.com/cottonbro)

PT Mari Maju Mapan
Jl. Sulawesi Nomor 20, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Telp. (0274) 342079. Email marimaju@mapan.com
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Kepada Yth Sdri. Rifka Paramita, Di tempat
Dengan hormat,
Bersama dengan dibuatnya surat ini, PT Mari Maju Mapan menginformasikan kepada:
Nama: Rifka Paramita
Jabatan: Staf Hubungan Masyarakat dan Jaringan
Melalui surat ini, PT Mari Maju Mapan menyampaikan bahwa kami sangat menghargai kinerja saudari selama bekerja di perusahaan ini. Namun, adanya surat ini bertujuan untuk menginformasikan bahwa PT Mari Maju Mapan tidak lagi melanjutkan kerja sama dengan Saudari Rifka Paramita. Hal ini dikarenakan adanya kesalahan atau pelanggaran berat yang tidak sesuai dengan perjanjian kerja sama yang berlaku.
Oleh karena itu, dengan berat hati PT Mari Maju Mapan sebagai pihak pemberi kerja akan melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Saudari Rifka Paramita.
Demikian surat pemutusan hubunga kerja ini dibuat. Atas perhatian dan pengertiannya, diucapkan terima kasih.
Sleman, 25 Februari 2022
Chief Executive Officer PT Mari Maju Mapan
(Tanda tangan)
Bariq Syaifullah

4. Contoh surat PHK karena COVID-19

ilustrasi surat perjanjian (pexels.com/Andrea Piacquadio)

PT Media Kripto Nusantara
Jl. Sulawesi Nomor 27, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Telp. (0274) 221379. Email kriptonusantara@media.com
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Kepada Yth Sdr. Prasetya Maulana, Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan penyebaran wabah penyakit CoronaVirus Disease-2019 atau COVID-19 yang masih melanda dunia, termasuk Indonesia menyebabkan perekonomian secara global mengalami penurunan. Hal itu pada akhirnya berakibat pada beberapa operasional PT Media Kripto Nusantara, sehingga perlu dilakukan beberapa penyesuaian dan efisiensi terhadap jumlah karyawan agar visi misi dan tujuan perusahaan dapat tercapai.
Oleh sebab itu, dengan dikeluarkannya surat ini, PT Media Kripto Nusantara melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan dengan tujuan penyesuaian terhadap kondisi yang melanda perekonomian dunia saat ini. Dengan berat hati, PT Media Kripto Nusantara menyatakan bahwa tidak dapat melanjutkan hubungan kerja dengan Saudara Prasetya Maulana sebagai Staf Sumber Daya Manusia.
Pihak PT Media Kripto Nusantara mengucapkan terima kasih atas loyalitas saudara selama ini dan jika di kemudian hari perkembangan perusahaan makin membaik, maka kesempatan untuk saudara agar dapat bergabung kembali akan selalu terbuka.
Sleman, 21 April 2022
Chief Executive Officer PT Media Kripto Nusantara
(Tanda tangan)
Fariz Setya

5. Contoh surat PHK karena mangkir

Pexels.com/ArtemPodrez

PT Mari Maju Mapan
Jl. Sulawesi Nomor 20, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Telp. (0274) 342079. Email marimaju@mapan.com
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Kepada Yth Sdr. Taufiqur Rayhan, Di tempat
Dengan hormat,
Surat ini diberikan kepada:
Nama: Taufiqur Rayhan
Jabatan: Junior UX Designer
Surat ini diterbitkan berdasarkan hasil rekap presensi perusahaan yang menunjukkan adanya indikasi tindakan indisipliner yang dilakukan oleh Saudara Taufiqur Rayhan, yaitu tidak masuk kerja selama lebih dari 15 kali pada bulan Oktober 2022 tanpa keterangan yang jelas.
Sebagai karyawan, yang bersangkutan seharusnya dapat menjaga tata tertib dan menjalankan peraturan perusahaan serta poin-poin dalam surat perjanjian kerja dengan baik.
Sesuai surat perjanjian kerja perusahaan, PT Mari Maju Mapan terpaksa melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Saudar Taufiqur Rayhan sebagai Junior UX Designer per tanggal 7 November 2022.
Demikian surat pemutusan hubunga kerja ini dibuat. Atas perhatian dan pengertiannya, diucapkan terima kasih.
Sleman, 4 November 2022
Chief Executive Officer PT Mari Maju Mapan
(Tanda tangan)
Bariq Syaifullah

6. Contoh surat PHK karena indisipliner

Ilustrasi surat perjanjian (Pexels.com/Pixabay)

PT Surya Muda Manajemen
Jl. Sulawesi Nomor 15, Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta. Telp. (0274) 341379. Email suryamuda@manajemen.com
Perihal: Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Kepada Yth Sdr. Immanuel Deo, Di tempat
Dengan hormat,
Kami menyesal untuk memberitahu bahwa PT Surya Muda Manajemen akan melakukan pemutusan hubungan kerja dengan Saudara Immanuel Deo sebagai Senior Growth Marketing. Keputusan berat ini kami ambil setelah menyelesaikan semua rangkaian proses disipliner perusahaan. Keputusan ini diperlukan karena Saudara Immanuel Deo telah berulang kali melakukan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan.
Semua aturan dan kebijakan tentang operasional harus ditaati oleh setiap karyawan. Tidak mematuhi ketentuan dan kebijakan perusahaan adalah termasuk risiko bagi bisnis dan rekan kerja. Oleh karena itu, PT Surya Muda Manajemen memiliki kewajiban untuk mengambil tindakan yang tepat.
Sesuai kesepakatan pada surat perjanjian kerja perusahaan, Saudara Immanuel Deo berhak atas gaji sampai dengan tanggal pemutusan hubungan kerja. Saudara Immanuel Deo juga berhak atas kompensasi yang diberikan oleh perusahaan.
Demikian surat pemutusan hubunga kerja ini dibuat. Atas perhatian dan pengertiannya, diucapkan terima kasih.
Sleman, 1 November 2022
Direktur Utama PT Surya Muda Manajemen
(Tanda tangan)
Emil Thohar

Nah, demikianlah 5 contoh surat PHK yang baik dan beretika. Surat PHK harus memuat alasan yang jelas mengapa seseorang diputus hubungan kerjanya oleh perusahaan.

Selain itu, penting bagi perusahaan untuk tetap memberikan hak-hak karyawan setelah di-PHK, seperti uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, atau uang penggantian hak.