Proses Reimbursement Perusahaan Lebih Mudah dengan Bantuan Teknologi

Tren pola reimbursement karyawan memberi pandangan menarik bagi perusahaan mengenai cara mengatur reimbursement dengan baik.

"Data dari Mekari Expense selama semester II tahun lalu menunjukkan bahwa perusahaan segala ukuran disibukkan oleh reimbursement. Bahkan, kategori UMKM secara keseluruhan memproses lebih dari ribuan transaksi per bulan, sebuah volume yang menyerupai kategori perusahaan besar dan enterprise,” ujarnya.

Adapun pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya dapat terbagi ke dalam beberapa kategori.

Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work. Setidaknya reimbursment untuk kategori ini mencapai 30 persen untuk menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.

Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman sebanyak 15 persen, seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.

“Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti transportasi, dan akomodasi,” katanya.

Selanjutnya, karena kerap mengunjungi pelanggan dan mitra bisnis, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement.

Sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk 18 persen yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar.

Tim engineering dan lapangan 16 persen yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.

Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, maka semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan.

Data menunjukkan bahwa 42 persen  perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari atau 37 persen  dan 15-21 hari atau sebesar 21 persen

Sebanyak 38 persen perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji. Selain itu, sebanyak 25 persen perusahaan membayar secara mingguan dan 34 persen membayar secara harian.

Kemudian, 83 persen karyawan mengajukan reimbursment dalam sepekan. Berdasarkan data, sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi.

Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp250 ribu.