7 Fungsi Nota Kredit dalam Jual Beli, Wajib Tahu!
Pernah mendengar istilah nota kredit? Dalam transaksi jual beli, nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan penjual ketika terjadi pengembalian dana karena beberapa hal, seperti kesalahan pada faktur, produk yang rusak atau salah, hingga transaksi yang gagal.
Contohnya saat pembeli ingin mengembalikan produk atau penjual mengembalikan sebagian atau seluruh uangnya, maka penjual wajib mengeluarkan nota kredit agar pengembalian tersebut bisa diproses dan dicatat dalam pembukuan.
Fungsinya agar transaksi 'gagal' tersebut bisa tercatat dalam laporan keuangan bulanan atau tahunan dengan benar dan tidak terjadi keambiguan. Selain itu, ada beberapa fungsi nota kredit lainnya yang penting diketahui. Simak penjelasannya di bawah ini.
1. Mencatat saat ada kesalahan pada faktur
Fungsi nota kredit yang pertama adalah untuk mencatat ketika ada kesalahan pada faktur. Terkadang penjual melakukan kesalahan saat membuat faktur karena menerima pesanan yang banyak atau kesalahan lainnya.
Setelah faktur dibuat, pembeli terkadang menyadari kalau nominal yang tertera di faktur keliru. Oleh sebab itu, pembeli bisa meminta penjual membuatkan nota kredit agar transaksi sebelumnya yang tercatat di faktur dibatalkan. Setelah itu, penjual membuat faktur yang baru sesuai nominal yang sudah disepakati.
2. Menghindari laporan keuangan yang salah
Fungsi nota kredit yang kedua adalah agar menghindari laporan keuangan yang keliru. Sebab setiap transaksi akan dicatat dalam laporan keuangan, baik bulanan maupun tahunan.
Jika ada transaksi yang gagal karena hal tertentu, maka harus segera dibuat nota kreditnya. Tujuannya agar menghindari transaksi yang gagal tersebut tetap dimasukkan ke laporan keuangan dan mengakibatkan adanya kesalahan nominal atau transaksi yang tidak masuk akal.
3. Memberikan jaminan kepada pembeli
Nota kredit dibuat oleh penjual juga untuk memberikan jaminan kepada pembeli. Sebagai penyedia barang, penjual harus menjaga hubungannya dengan pembeli atau klien. Pembeli tentu ingin setiap transaksi yang dilakukannya tercatat dengan benar.
Dengan membuat nota kredit, pembeli akan merasa aman dan nyaman saat mengeluarkan sejumlah biaya untuk membeli produk pada penjual.
4. Menjadi tanda adanya pengembalian barang
Selain itu, nota kredit juga berfungsi sebagai tanda bahwa terjadi pengembalian barang dalam suatu transaksi jual beli. Dalam beberapa kasus, pembeli bisa mengajukan pengembalian barang karena barang yang diterimanya rusak atau tidak sesuai.
Jika terjadi kasus seperti ini, pembeli bisa mengajukan pengembalian dan meminta penjual mengeluarkan nota kredit. Pembeli bisa mengajukan pengembalian uang atau penggantian barang.
5. Menjadi tanda adanya perubahan pesanan
Fungsi nota kredit selanjutnya adalah sebagai tanda bahwa terjadi perubahan pesanan oleh pembeli. Dalam beberapa kasus, pembeli bisa melakukan perubahan pesanan sebelum produk dikirim. Jika ingin mengubah pesanan, pembeli biasanya harus mengajukan kepada penjual dan meminta dibuatkan nota kredit.
Dengan membuat nota kredit, penjual baru bisa memproses permintaan pembeli untuk mengubah pesanan.
6. Menjadi tanda ada diskon dan perbedaan harga
Nota kredit juga berfungsi sebagai tanda jika ada diskon atau perbedaan harga di tengah jalan pada produk yang dibeli. Misalnya, penjual berinisiatif memberikan potongan harga kepada pembeli saat transaksi sudah berjalan.
Jika terjadi seperti ini, maka faktur awal tidak berlaku lagi. Transaksi dengan harga baru yang sudah berubah baru bisa disebut sah jika penjual sudah mengeluarkan nota kredit. Dalam kasus ini, nota kredit menjadi bukti kalau harga sudah berubah.
7. Membangun rasa percaya dengan pembeli
Fungsi nota kredit yang terakhir adalah untuk membangun rasa percaya dengan klien atau pembeli. Adanya nota kredit bisa menjadi bentuk pertanggungjawaban penjual untuk mencatat transaksi yang terjadi dengan benar kepada pembeli.
Alhasil, tingkat kepercayaan pembeli terhadap perusahaan penjual akan meningkat. Pembeli pun bisa melakukan pembelian ulang di masa mendatang.
Nah, itu tadi beberapa fungsi nota kredit dalam transaksi perusahaan yang penting untuk diketahui. Semoga bermanfaat!
