Membuat email profesional, khususnya sama orang yang tidak akrab memang gampang-gampang susah. Salah mengeja atau satu dua kata, kesan yang ditimbulkan bisa berbeda. Bahkan karena kesalahan sedikit saja, dampaknya fatal dan memengaruhi kebijakan besar di perusahaan.
Supaya gak telanjur bikin kesal penerima email kamu, yuk kita belajar email profesional yang lebih baik. Ini dia hal yang dihindari untuk memulai email profesional!
Untuk kesan yang lebih formal dan sopan, gunakanlah sapaan dengan nama belakang. Misalnya, orang yang akan kamu email adalah Victor Smith. Sebutlah dengan "Hi Mr. Smith,". Menurut Will Schwalbe, penulis buku “Send: Why People Email So Badly and How to Do It Better", panggilan tersebut terlihat lebih ramah dan tidak merusak kesan baik pada pengirimnya.
Bisa dibilang, inilah sapaan paling aman dan familiar untuk berkomunikasi dengan seseorang yang baru dikenal. Namun jika kamu ragu dengan jenis kelamin sosok yang kamu kirimkan email, lebih baik sapa dengan "Hi".
Silakan gunakan sapaan "Hei!" sepuasnya pada kawan-kawanmu. Tapi dalam situasi profesional, jangan nekat gunakan kata ini, apalagi pada seseorang yang belum/baru kamu kenal. Dalam kondisi lain, kata "Hei!" dapat berarti seruan. Namun ini juga bisa menunjukkan kalau kamu tidak mengetahui siapa nama orang yang kamu kontak.
Berniat menggunakan kata ini untuk tampak santai pun, percuma. Orang kurang bisa menyadarinya kalau kalian tidak bertatap muka secara langsung.
Mengawali email dengan salam pembuka seperti "Salam sejahtera", "Salam damai", "Dengan hormat", dan semacamnya memang alternatif yang bagus. Terlebih jika kamu tidak tahu siapa yang akan menerima suratnya. Penggunaan salam ini bisa digunakan untuk menggantikan "Hai, (nama lengkap)".
Namun, alangkah lebih baik lagi kalau kamu menggali lagi siapa yang akan menerima surat tersebut. Dengan begitu, suratmu lebih tepat sasaran dan personal.
Ya! Sesuai dengan arti katanya, orang yang menerima emailmu mungkin saja berpikir, "Oke. Ini bukan urusanku. Aku tidak perlu meneruskan membacanya!" Berbeda jika kamu menyebutkan nama dan jabatan secara spesifik. Penerima email pasti akan lebih perhatian.
Menurut para ahli, kalimat tadi juga menunjukkan sapaan yang terkesan dingin. Bahkan, ini juga terlalu pribadi untuk digunakan pada mereka yang belum dikenal. Percayalah! Kemungkinan ada begitu banyak email yang diterima setiap hari dan tidak semuanya bisa ditindaklanjuti. Karena itu, kamu perlu membuat emailmu bermakna sejak bagian awal.
Jangan berspekulasi soal nama singkat seseorang yang tidak kamu kenal langsung, ya! Nama kamu dikira sok tahu atau sok akrab. Nama panggilan seseorang boleh kamu sebut dalam awal emailmu kalau ia pernah memperkenalkan dirinya dengan nama itu atau menggunakannya secara langsung pada signature emailnya.
Meski tidaklah buruk, sapaan ini mempunyai kesan informal. Itulah mengapa cukup berisiko menggunakan kata ini kepada seseorang yang kurang dikenal baik-baik.
Pertama, kesalahan pengejaan nama membuatmu seakan-akan tidak tahu ingin menghubungi siapa. Kedua, ini berarti kamu salah alamat. Lain kali, ejalah nama dengan benar dan cek sekali lagi sebelum dikirim. Menurut Barbara Pachter (ahli etiket bisnis), banyak orang dihina gara-gara nama mereka salah dieja orang lain.
Dari ketujuh hal yang dihindari untuk memulai email profesional itu, mana yang pernah kamu lakukan? Hayo, ngaku! Jangan diulang, ya! Intinya, pandai-pandailah memposisikan dirimu dengan mereka yang akan kamu kirimkan email. Pasti surat elektronik yang lelah-lelah kamu buat, berbuah balasan positif.