Bagi kamu yang berkecimpung di dunia kerja tentu tidak asing dengan istilah delegasi, yaitu memberikan tugas dan tanggung jawab pekerjaan kepada orang lain. Delegasi biasanya terjadi saat ada rekan kerja yang resign, sehingga membutuhkan orang lain untuk bisa mengerjakan pekerjaannya saat belum ada yang bisa menggantikan posisinya tersebut. Atau ada rekan kerja yang cuti panjang, misalnya cuti melahirkan sehingga bisa tidak masuk kerja selama berbulan-bulan, maka diperlukan orang lain untuk mengerjakan pekerjaannya selama tidak masuk kantor.
Nah, jika kamu berada di salah satu posisi tersebut dan harus memberikan delegasi pekerjaan, maka kamu harus bisa melakukannya dengan baik dan benar. Mengapa? Karena hasil pekerjaan orang yang menerima delegasimu menunjukkan bagaimana keberhasilanmu dalam mendelegasikan pekerjaan. Jangan sampai ada masalah saat kamu tidak ada dan yang menerima delegasi tersebut mengatakan bahwa kamu tidak menjelaskannya dengan rinci, terburu-buru atau asal-asalan. Jika sudah seperti itu, maka nama baikmu yang dipertaruhkan. Jika kamu tidak ingin hal tersebut terjadi padamu, maka kamu bisa melakukan delapan tips ini untuk membantumu memberikan delegasi pekerjaan dengan baik.
8 Tips Delegasikan Pekerjaan dengan Baik, Tanpa Salah Paham
1. Memilih orang yang tepat, dapat dipercaya dan bertanggung jawab
Saat hendak mendelegasikan tugas, jangan memilih sembarangan orang untuk mengerjakan pekerjaanmu. Jika atasanmu mengatakan bahwa pekerjaanmu harus di delegasikan kepada rekan kerja lainnya, maka ada beberapa hal yang perlu kamu pertimbangkan. Yang pertama adalah rekan kerja yang tepat, yaitu rekan kerja yang memiliki kapasitas kemampuan yang baik untuk mengerjakan pekerjaanmu, rekan kerja yang siap menerima ilmu dan tantangan baru, serta rekan kerja yang tidak mudah mengeluh saat mengemban tugas double, karena dia memegang pekerjaanmu dan juga mengerjakan pekerjaan utamanya.
Yang kedua adalah rekan kerja yang dapat dipercaya. Apalagi jika kamu memiliki jabatan yang penting atau pekerjaanmu berkaitan dengan data-data penting yang harus dijaga kerahasiaannya. Maka kamu perlu memilih rekan kerja yang tidak mudah membocorkan informasi dan tidak suka bergosip mengenai pekerjaan kepada siapapun. Yang ketiga adalah rekan kerja yang bertanggung jawab. Hal ini perlu karena jika dia tidak bisa bertanggung jawab akan pekerjaan yang kamu delegasikan, maka saat kamu masuk kerja kembali setelah cuti, maka pekerjaanmu akan menumpuk dan bermasalah karena dia yang tidak bertanggung jawab saat mengerjakan pekerjaanmu.
Atau saat ada karyawan baru yang masuk karena menggantikan kamu resign akan kebingungan. Karena rekan kerjamu tidak menyelesaikan pekerjaan dengan baik, sehingga karyawan baru tersebut akan menerima limpahan pekerjaan yang menumpuk dan bermasalah. Malah bisa-bisa rekan kerja tersebut tidak bisa mendelegasikan kembali dengan baik pekerjaan yang telah kamu delegasikan kepadanya. Oleh karena, mintalah ijin kepada atasanmu untuk merekomendasikan rekan kerja yang tepat, dapat dipercaya dan bertanggung jawab menurutmu.
2. Memberikan penjelasan dengan rinci dan detail, jika perlu memberikannya catatan tertulis yang kamu buat sendiri
Saat menjelaskan pekerjaan, lakukanlah dengan rinci dan detail kepadanya. Minta dia untuk memperhatikan dan mencatat apa yang kamu ajarkan. Jika perlu, kamu juga bisa memberikannya catatan tertulis yang sudah kamu buat untuknya agar bisa lebih memudahkannya menerima delegasi pekerjaan yang kamu berikan. Catatan tersebut bisa berisikan alur pekerjaan, apa saja pekerjaan yang kamu pegang hingga hal-hal penting lainnya yang perlu diperhatikan saat dia memegang pekerjaanmu.
Jelaskan pekerjaan tersebut satu persatu. Jangan sekaligus kamu jelaskan, karena tentunya tidak mudah baginya untuk bisa menerima semua informasi secara bersamaan dan dalam waktu yang singkat. Berikan dia waktu dan kesempatan untuk bisa memahami dan mencerna penjelasanmu. Jadi, jangan memborbardirnya dengan terus-menerus menjelaskan semua pekerjaan yang kamu pegang tanpa jeda. Jika maksudmu agar bisa memperingkas waktu, namun sayangnya hal tersebut kuranglah efektif.
3. Review kembali apa yang sudah kamu jelaskan kepadanya
Tanyakan kepadanya apakah ada yang tidak dia pahami dari apa yang sudah kamu jelaskan. Mengapa kamu perlu bertanya? Karena tidak semua orang berani bertanya, bisa karena malu, merasa enggan atau takut bertanya. Apalagi jika posisi kamu memiliki jabatan yang lebih tinggi, maka akan semakin membuatnya sungkan untuk bertanya. Nah, siapa tahu rekan kerjamu tersebut merupakan salah satu tipe orang yang seperti itu. Jadi, tidak ada salahnya kamu bertanya untuk melakukan kroscek.
Jika dia mengatakan tidak, maka kamu bisa melanjutkan ke bagian selanjutnya, yaitu dengan review kembali apa yang sudah kamu jelaskan sebelumnya. Kali ini kamulah yang bertanya kepada rekan kerjamu tersebut. Dengan begitu kamu bisa mengetahui sampai sejauh mana dia memahami apa yang kamu jelaskan dari jawaban yang dia berikan. Jika ternyata dia masih kurang memahami, maka jelaskan kembali kepadanya dengan mengingatkan padanya untuk bertanya jika tidak ada yang dia pahami.
4. Mempraktikkan apa yang sudah kamu jelaskan kepadanya
Setelah secara teori dia sudah memahami apa yang kamu katakan, maka selanjutnya aplikasikanlah secara langsung bersama dengannya. Praktikkan kepadanya apa yang sudah kamu jelaskan sebelumnya. Kemudian, agar dia bisa memperhatikan secara seksama, maka kamu juga harus melakukannya secara perlahan-lahan, karena tentunya antara teori dengan mengaplikasikannya langsung akan berbeda.
Jika dia sudah melihatmu melakukannya, maka kali ini mintalah dia yang mengerjakannya, namun kamu tetap mendampinginya. Jika ada kesalahan maka kamu bisa langsung memberikan koreksi. Jadi, jangan pernah meninggalkan rekan kerjamu sendiri, karena hal tersebut kurang efektif. Saat dia melakukan kesalahan maka dia akan kebingungan dan tidak tahu harus bertanya kepada siapa. Kemudian hal tersebut juga membuang waktu, sehingga lebih efisien saat kamu memantau apa yang dia kerjakan di sampingnya.
5. Berikan dia kesempatan untuk bisa mengeksplorasi
Saat kamu sudah mengajarkan apa yang selama ini kamu kerjakan, maka selanjutnya berikan dia kesempatan untuk bisa mengeksplorasi sendiri pekerjaan tersebut. Siapa tahu rekan kerjamu memiliki ide yang kreatif dan inovatif dalam menyelesaikan pekerjaan. Selama hasilnya sama tentu metode apapun tidaklah menjadi masalah. Apalagi jika metode yang dia gunakan ternyata lebih efektif dan efisien. Maka berilah dia pujian, kamu tidak perlu baper saat dia bisa melakukannya.
Bukankah itu tandanya dia pilihan yang tepat untuk menggantikan pekerjaanmu? Justru kamu akan merasa tenang saat cuti karena ketika kamu masuk, dia sudah menyelesaikan semua pekerjaanmu dengan baik dan kamu tidak pusing harus mengerjakan pekerjaan yang menumpuk jika seandainya dia tidak bisa menghandle pekerjaanmu. Atau kamu akan tenang saat resign, image-mu juga akan terjaga karena berhasil mendelegasikan pekerjaanmu dengan baik.
6. Pastikan fasilitas yang dia miliki
Sepintar apapun rekan kerjamu dan sejelas apapun kamu mendelegasikan pekerjaan, jika tidak di dukung dengan fasilitas yang memadai maka hasilnyapun tidak akan maksimal. Misalnya kamu dan dia berbagi komputer atau laptop bersama. Jauh lebih baik kamu mengajukan tambahan komputer atau laptop, sehingga dia bisa mencoba mengerjakan pekerjaan yang sudah kamu ajarkan dan kamu bisa memantau pekerjaan yang kamu berikan sambil kamu mencicil pekerjaanmu sendiri sebelum kamu cuti panjang atau sebelum masa resign berakhir.
Selain itu, ajukan juga fasilitas lainnya jika itu untuk mendukung perkembangannya. Namun sebelum melakukan itu, cobalah diskusikan terlebih dahulu dengan atasanmu. Misalnya perlukah dia mengikuti pelatihan, seminar atau kursus yang berkaitan dengan pekerjaan yang kamu pegang. Hal tersebut untuk membantunya agar bisa menguasai lebih baik lagi pekerjaan yang selama ini kamu kerjakan.
7. Memberikan motivasi padanya dan bersedia membantunya jika dia membutuhkan
Saat mendelegasikan pekerjaan, kepercayaan diri orang yang menerima delegasi tersebut juga perlu kamu perhatikan. Karena hal tersebut akan memberikan pengaruh pada proses dan hasil pekerjaan yang dia lakukan. Misalnya begini, bagaimana kamu bisa mendapatkan hasil pekerjaan yang baik dan maksimal, jika kamu yang mengerjakannya saja tidak yakin bisa melakukannya dengan baik. Nah, hal tersebut juga berlaku padanya.
Ragu dalam mengerjakan sesuatu tentu akan mempengaruhi proses dan hasilnya. Dalam prosesnya tentu akan semakin lama dan mengalami kendala karena ketidakyakinan mengenai apa yang dikerjakan. Sedangkan dalam hasilnya tentu tidak bisa maksimal. Oleh karena itu berikanlah motivasi padanya sejak awal, katakanlah bahwa dia pasti bisa melakukannya dengan baik. Kemudian katakanlah bahwa kamu masih bisa dihubungi saat dia membutuhkanmu walau kamu sudah tidak berada di kantor tersebut.
8. Melakukan final delegasi dan serah terima di hari terakhir kamu bekerja dengan didampingi atasan
Buatlah daftar list pekerjaan-pekerjaan apa saja yang sudah kamu delegasikan kepada rekan kerjamu tersebut. Saat di hari terakhir kamu bekerja untuk cuti atau resign, lakukan final delegasi dengan di dampingi oleh atasan. Keluarkan daftar list yang sudah kamu buat sebelumnya bersama dengan serah terima lainnya. Minta atasanmu menyaksikannya bahwa kamu sudah mendelegasikan semua pekerjaanmu kepadanya.
Tujuan yang pertama, agar atasanmu tahu dan melihat langsung bahwa kamu sudah mendelegasikan tugasmu dengan baik, benar dan profesional. Yang kedua adalah sebagai bukti bahwa jika terjadi masalah dan rekan kerjamu tersebut misalnya menyalahkanmu dengan mengatakan belum diajarkan, maka atasanmu tentu tidak akan semudah itu mempercayainya. Tentunya karena atasanmu menyaksikan saat kamu melakukan final delegasi dan serah terima di hari terakhir kamu bekerja.
Melakukan delegasi pekerjaan tidaklah mudah karena tidak sesederhana seperti kelihatannya. Karena hasil dari delegasi akan menunjukkan bagaimana kemampuan dan keahlianmu dalam mendelegasikan pekerjaan yang kamu berikan. Oleh karena itu, kamu bisa mendelegasikan pekerjaan dengan melakukan delapan tips di atas agar bisa memudahkanmu untuk melakukannya dan tepat dalam memberikan delegasi yang baik.