Surat dinas merupakan surat resmi yang mewakili suatu lembaga atau instansi. Untuk itu, sangat penting mengenai struktur penulisan surat dinas yang baik dan benar.
IDN Times sudah merangkum beberapa poin yang harus ada dalam surat dinas. Mulai dari kepala surat hingga tembusan. Simak cara membuat surat dinas yang benar, yuk!
Bagian paling atas adalah kop surat. Kop surat ini yang akan mewakili suatu lembaga atau instansi.
Terdapat logo di sebelah kiri atas. Lalu, diikuti oleh nama organisasi atau perusahaan. Di bawahnya terdapat alamat, nomor telepon atau fax, dan email.
Jangan lupa mencantumkan tanggal surat pada bagian kanan atas. Tepatnya, di bawah kop surat.
Hal ini dilakukan agar penerima surat tahu kapan surat tersebut dibuat atau dikeluarkan. Misalnya kamu membuat surat pada tanggal 19 Maret 2022, maka tulislah kota dan tanggal seperti "Jakarta, 19 Maret 2022".
Berhubung ini termasuk dalam surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan, maka wajib sekali mencantumkan nomor surat. Tujuannya untuk mempermudah proses pengarsipan, serta menginformasikan penerima tentang jenis surat yang diterimanya.
Kode dalam setiap nomor surat berbeda-beda. Selain itu, terdapat nomor urut, nama perusahaan, bulan dan tanggal pembuatan surat yang bergantung pada setiap perusahaan.
Perihal merupakan struktur penulisan yang ada di bawah nomor surat. Perihal ini ditujukan untuk menjelaskan tujuan dari surat tersebut secara singkat dan jelas.
Misalnya, kamu menulis surat untuk keperluan rapat. Maka bisa dituliskan sebagai berikut:
Perihal: Undangan Rapat Pimpinan Kantor Cabang Tahun 2022
Surat dinas perlu mencantumkan alamat penerima. Penulisan alamat dapat memudahkan pihak pengirim untuk menyampaikan surat ke alamat yang tepat.
Jangan lupa cantumkan juga pihak terkait beserta alamat lengkapnya. Kamu juga bisa menuliskan secara singkat apabila pihak yang dituju terlalu banyak. Contohnya seperti ini:
Yth. Kepala SMP Negeri/Swasta
Se-Kecamatan Cengkareng
Di Jakarta
Lampiran bertujuan untuk memberikan informasi ada atau tidaknya berkas lain selain surat tersebut. Cukup beri tanda strip (-) bila tidak ada.
Nomor surat: 07.011/Dinkes/III/2022
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat
Apabila ada lampiran, kamu bisa memberi tahu berapa banyak lampiran dalam satuan lembar.
Nomor surat: 07.011/Dinkes/III/2022
Lampiran: 1 (Satu) Lembar
Perihal: Undangan Rapat
Surat dinas berbeda dengan surat pribadi yang bebas menggunakan salam pembuka. Surat dinas harus formal dan mengandung unsur penghormatan. Berikut ini beberapa contoh salam pembuka yang santun dan formal.
Sebagaimana tata bahasa dan struktur penulisan yang baik dan benar, hindari penulisan isi surat yang bertele-tele. Inti dari surat dinas terletak pada bagian isi.
Oleh sebab itu, kamu harus menyampaikan maksud dan tujuan dalam kalimat yang sederhana dan singkat. Sebagian besar orang sibuk dengan tugas pekerjaan mereka, sehingga isi surat yang singkat akan lebih efektif dan efisien.
Kalau ada salam pembuka, maka perlu juga salam penutup. Salam penutup juga merupakan bentuk penghormatan kepada penerima. Berikut adalah beberapa contoh salam penutup yang singkat, jelas, dan sopan:
Pada bagian bawah, cantumkan nama pejabat terkait yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Sertakan juga tanda tangan dan stempel lembaga untuk menyatakan bahwa surat tersebut resmi.
Di bagian paling akhir dan bawah terdapat tembusan. Tembusan adalah pihak-pihak lain yang perlu mengetahui informasi tentang surat ini.
Itu dia beberapa struktur atau komponen dalam membuat surat dinas. Semoga membantu!