Cara Membuat Nomor Surat, Gak Boleh Asal-asalan!

23 Mar 2022, 16:15 WIB

Kamu pasti sering menemukan nomor surat pada bagian atas surat resmi. Nomor surat ini memang wajib tercantum dan punya ketentuan tertentu untuk setiap instansi.

Penomoran merupakan salah satu langkah yang gak boleh kamu lewatkan. Dengan penomoran ini, surat akan terkategorisasi dengan mudah. Di bawah ini, IDN Times berikan cara membuat nomor surat.

1. Apa pentingnya memakai nomor surat?
ilustrasi cara membuat surat dinas (unsplash.com/Gabrielle Henderson)
Nomor surat merupakan susunan dari nomor, kode, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat tersebut. Setiap kode dan nomor surat tidak mungkin ada yang sama. Bergantung pada kode setiap instansi dan jenis suratnya.
Penomoran surat ini menjadi sangat penting karena akan memudahkanmu dalam melakukan pengarsipan. Dari nomor surat, kami juga akan mengerti jenis surat apa yang dikirimkan. Walaupun surat elektronik, penomoran ini tetap wajib ada menggunakan garis miring (/) untuk memisahkan kode agar mudah dibaca.
2. Komponen nomor surat
ilustrasi membuat nomor surat (unsplash.com/Trent Erwin)
Dalam penomoran surat, ada beberapa komponen yang selalu ada untuk menunjukkan jenis dan tanggal pembuatan surat. Setiap instansi bisa saja memiliki komponen yang berbeda. Namun, berikut ini adalah komponen umum yang biasa digunakan dalam menyusun nomor surat.
- Kode
- Nomor urut
- Nama lembaga atau instansi
- Bulan pembuatan surat
- Tahun pembuatan surat
3. Format penomoran
ilustrasi membuat nomor surat (unsplash.com/Cathryn Lavery)
Ada beberapa format kode nomor surat yang biasanya digunakan untuk kepentingan resmi, seperti kegiatan kantor. Berikut di antaranya:
- Surat Keputusan (SK) : 01
- Surat Undangan (SU) : 02
- Surat Permohonan (SPm) : 03
- Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
- Surat Peminjaman (SPp) : 05
- Surat Pernyataan (SPn) : 06
- Surat Mandat (SM) : 07
- Surat Tugas (ST) : 08
- Surat Keterangan (SKet) : 09
- Surat Rekomendasi (SR) : 10
- Surat Balasan (SB) : 11
- Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
- Sertifikat (SRT) : 13
- Perjanjian Kerja (PK) : 14
- Surat Pengantar (SPeng) : 15
4. Contoh membuat nomor surat yang benar
ilustrasi membuat nomor surat (unsplash.com/Christin Hume)
Untuk lebih jelasnya, kamu bisa melihat contoh dan penjelasan cara membuat nomor surat di bawah ini.
Nomor : 11.012/Dinkes/III/2022
Kode 11: Kode nomor surat keluar (Nomor 11 artinya Surat Balasan)
Kode 012: Surat kedua belas yang dikeluarkan atau dibuat oleh instansi terkait
Dinkes: Nama instansi yang membuat atau mengeluarkan surat, misal Dinas Kesehatan
III: Bulan pembuatan surat yang ditulis menggunakan angka romawi
2022: Tahun pembuatan surat
Nomor: B.004/ITB/III/2022
Contoh kedua ini memiliki susunan yang serupa. Hanya saja di bagian depan menggunakan kode huruf. Kode A menandakan surat internal perusahaan.
Kode B berarti surat yang ditujukan kepada orang luar atau pihak eksternal. Sementara Kode C berarti surat tugas atau surat keterangan lainnya.
Itu dia cara membuat nomor surat. Gimana, mudah kan?