Jangan Refleks Bilang Siap, Cek 3 Hal Ini saat Dapat Tugas Baru

Mendapat instruksi untuk membuat konten, merevisi file, atau membantu mengurus sebuah acara mungkin terdengar cukup jelas. Namun, kalimat tersebut sebenarnya masih menyisakan banyak pertanyaan. Konten seperti apa yang dimaksud, revisinya sampai bagian mana, dan dalam acara tersebut kamu bertanggung jawab atas apa.

Bruce Tulgan, JD, penulis It’s Okay to Be the Boss dan CEO RainmakerThinking, dalam Psychology Today, menjelaskan pentingnya mengetahui dengan jelas apa yang diharapkan dari sebuah tugas. Menurut Bruce, apa pun pekerjaan yang kamu lakukan, sejak awal menerima tugas, pastikan kamu benar-benar memahami apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya. 

Jadi sebelum kamu buru-buru bilang siap, coba tanyakan dulu output akhirnya seperti apa. Kamu bisa memastikan format, jumlah pekerjaan, atau standar yang diinginkan agar gak berujung revisi karena ternyata yang kamu kerjakan bukan yang dimaksud oleh atasan kamu.

Salah satu jebakan yang sering ditemui ketika mendapat tugas baru adalah menganggap semuanya harus dikerjakan sekarang juga. Padahal, bisa saja atasan sebenarnya baru membutuhkannya besok atau bahkan minggu depan. Kalau kamu gak tahu deadline-nya, kamu bisa saja meninggalkan pekerjaan yang lebih mendesak demi tugas yang sebenarnya masih bisa menunggu.

Bruce Tulgan memasukkan deadline sebagai salah satu hal yang perlu diperjelas sejak awal sebuah pekerjaan. Menurutnya, karyawan perlu mengetahui “accurate deadlines”, termasuk kapan proyek diharapkan selesai dan jadwal untuk setiap tahap pekerjaan. 

Karena itu, gak ada salahnya untuk bertanya mengenai tenggat waktu dari tugas yang kamu dapat. Kalau kamu sedang mengerjakan beberapa tugas sekaligus, tanyakan juga tugas mana yang harus diprioritaskan. Cara ini lebih aman daripada kamu mengerjakan semuanya secara bersamaan dan akhirnya gak ada yang selesai dengan maksimal.

Sebelum bilang “siap”, coba cek dulu pekerjaan yang sedang kamu pegang. Kalau hari ini masih ada dua tugas yang harus selesai, tentu kamu perlu tahu apakah tugas baru tersebut realistis dikerjakan tanpa membuat pekerjaan yang lain terbengkalai. Jangan lupa cek juga apakah kamu sudah punya informasi, akses, tools, atau bantuan dari orang lain yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas baru tersebut.

Misalnya, kamu diminta untuk membuat sebuah laporan, tetapi data yang dibutuhkan ternyata belum tersedia atau kamu mendapat tugas membuat desain, padahal perlu akses ke software tertentu yang belum kamu punya. Hal-hal kecil seperti ini sebaiknya diketahui sejak awal karena bisa memengaruhi waktu pengerjaan. 

Jadi sebelum mengiyakan tugas baru, coba pertimbangkan kembali kapasitas pekerjaan kamu saat itu. Kalau ternyata waktunya mepet atau ada resource yang belum tersedia, sampaikan dari awal kepada atasan. Kamu bisa tetap bilang siap mengerjakan, sambil menjelaskan apa yang perlu disesuaikan supaya tugas tersebut benar-benar bisa selesai dengan baik.

Daripada kamu refleks mengetik “siap” lalu panik lima menit kemudian, lebih baik ambil jeda sebentar untuk memastikan semuanya jelas. Tiga pertanyaan sederhana soal apa yang harus dikerjakan, kapan selesai, dan apa yang kamu butuhkan bisa bikin pekerjaan jauh lebih aman. Ternyata, bilang “siap” itu bukan cuma soal cepat membalas, tapi juga soal tahu apa yang sebenarnya sedang kamu iyakan.