KPI: Fungsi dan Cara Membuat!

Key Performance Indicator atau KPI adalah sebuah alat ukur untuk menggambarkan efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. KPI digunakan untuk memonitor aktivitas-aktivitas kerja yang dilakukan, apakah sudah sesuai dengan target bisnis atau belum.

Itulah kenapa dengan adanya KPI, para stakeholder bisa melihat bagaimana peran setiap individu dalam memajukan bisnis perusahaan. Sedangkan dari sudut pandang SDM, metode ini bisa mempermudah dalam menentukan reward atau jenjang karier ketika KPI sudah tercapai.

KPI sangat penting dalam menentukan capaian bisnis. Itulah kenapa setiap perusahaan pasti memilikinya. Setidaknya, KPI memiliki tujuh karakteristik utama yang punya peranan penting. Apa saja itu? Berikut di antaranya.

• Ukuran non financial.
• Ukuran yang sering digunakan.
• Ukuran yang diketahui manajemen.
• Memiliki efek positif.
• Tanggung jawab kepada individu dan tim.
• Memiliki efek yang sangat signifikan.
• Semua anggota organisasi atau perusahaan sudah paham mengenai KPI.

Jika semua karakteristik ini terpenuhi, maka akan memudahkan HRD dalam melacak tingkat keberhasilan visi misi perusahaan. Selain itu, karakteristik juga membantu dalam memprediksi kapan tujuan bisnis akan tercapai.

KPI tidak bisa disusun secara sembarangan. Pasti manajemen akan membutuhkan waktu dan banyak diskusi dalam membuatnya. Pasalnya, KPI ini ke depan harus memberikan dampak positif di berbagai sektor termasuk semua anggota perusahaan. Berikut adalah fungsi dari KPI.

Penyemangat kerja

KPI didistribusikan kepada seluruh karyawan secara jelas dan transparan, sehingga mereka akan lebih termotivasi dan meningkatkan kinerjanya dalam mencapai tujuan perusahaan.

Mengukur performa

Tak hanya mengukur performa kinerja karyawan, tapi juga sejauh mana perusahaan berkembang. KPI juga menjadi indikator perusahaan dalam mengevaluasi kinerja karyawan. Salah satu faktor yang diukur adalah efektivitas waktu dalam berkerja.

Mengasah kemampuan

Hal ini berkaitan dengan kemampuan pemegang tanggung jawab. Maksudnya, karyawan yang mendapatkan KPI dari manajemen, maka harus bertanggung jawab atas apa yang menjadi faktor penilaian. Salah satu kunci KPI adalah mengasah kemampuan karyawan dalam memutuskan mana pilihan terbaik demi mencapai tujuan perusahaan.

Lantaran memiliki fungsi yang penting, KPI memiliki sejumlah manfaat bagi karyawan maupun bisnis perusahaan. Lalu apa saja sih manfaatnya? Berikut beberapa di antaranya.

• Menjadi dasar dan landasan untuk membantu pemimpin bisnis dalam melakukan evaluasi kinerja departemen dan individu.
• Menjadi landasan untuk memberikan insentif dan memotivasi karyawan.
• Bisa meningkatkan kinerja karyawan untuk memenuhi tanggung jawab dan tugas mereka.
• Menjadi kontribusi dalam melakukan evaluasi karyawan secara transparan.

Setelah mengetahui fungsi hingga manfaatnya, kini kamu juga harus tahu apa saja jenis-jenisnya. Pasalnya, setiap perusahaan memiliki jenis KPI sendiri. Berikut penjelasannya.

Finansial

KPI ini untuk mengetahui pertumbuhan bisnis dari kondisi keuangan atau finansialnya. KPI finansial mengukur departemen keuangan, seperti pendapatan, pengeluaran, biaya operasional, arus kas, hingga utang piutang.

Operasional

Berkaitan dengan segala pelayanan karyawan terhadap pelanggan. Pengukuran KPI operasional tentu berbeda-beda sesuai dengan jenis bisnisnya, contohnya seperti berikut ini.

• Bisnis konsultan: mengoptimalkan pelayanan kepada klien dengan konsultasi dan penyelesaian masalah secara tuntas.
• Bisnis frozen food: menjaga kualitas dan nutrisi makanan hingga ke tangan konsumen dengan pengiriman instan dan aman.

Pertumbuhan

Lebih dikenal dengan istilah growth, perlu diukur dalam setiap bisnis. KPI growth macamnya, seperti leads, followers, jumlah visitor web, jumlah klien, dan sejenisnya.

Penyusunan KPI akan membutuhkan waktu dan banyak diskusi dengan berbagai pihak. Tujuannya adalah menghasilkan aturan-aturan yang ideal bagi bisnis perusahaan dan juga karyawannya. Dengan begitu akan mempermudah dalam menilai kinerja bisnis di masa depan. Berikut beberapa langkah membuatnya.

1. Identifikasi kinerja bisnis yang ingin diukur

Kamu harus memahami proyek bisnis atau pekerjaan mana yang dijalankan lebih dulu. Tujuannya supaya kamu bisa membuat skala prioritas target paling penting bagi perusahaan yang harus dicapai dalam waktu tersebut.

2. Lakukan penetapan tolok ukur

Kamu perlu menetapkan tolok ukur kuantitatif tiap poin KPI yang ditetapkan. Agar angkanya akurat dan berdasarkan data, kamu bisa melibatkan devisi yang berhubungan.

3. Breakdown KPI ke peran-peran terkecil

KPI perusahaan bisa dipecah lagi menjadi KPI divisi, dan KPI divisi dipecah lagi ke KPI perseorangan. Hal ini akan membantu melacak siapa saja divisi/orang yang bertanggungjawab untuk KPI yang lebih besar, entah tercapai atau tidak.

4. Lakukan evaluasi perubahan target/kinerja

Jika hasil KPI yang dibebankan terpenuhi, maka kamu bisa saja menaikkan targetnya untuk meningkatkan hasil. Tapi jika tidak terpenuhi, lakukan identifikasi penyebabnya. Dengan begini akan selalu ada perbaikan ke lebih baik.

Jika KPI sudah disusun, sekarang yang menjadi tugas besar adalah bagaimana penerapannya agar efektif. Mengenai hal ini, kamu bisa melakukan beberapa tips dan langkah. Apa saja? Simak berikut ini.

1. Objektif dan strategi perusahaan harus jelas dan realistis

Maksudnya jelas di sini adalah bisa didefinisikan dan berkaitan dengan visi besar perusahaan. Lalu harus objektif dan realistis. Jadi boleh menaikkan standarnya seperti sistem OKR, tapi juga diimbangi dengan sumber daya yang memadahi.

2. Memiliki sistem yang mendukung dalam membuat dan mengukur laporan kerja

Sistem ini harus terintegrasi, diawasi, dan didukung oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab. Siapa pihak tersebut? Mulai level pekerja biasa, ketua divisi, supervisor sampai ke tingkat tertinggi di perusahaan.

3. Memiliki aspek komunikasi yang baik

KPI bisa seperti alat komunikasi antarkaryawan, dan antara karyawan serta atasan. Jadi jika kamu punya hubungan kurang baik dengan karyawan lain, demi tercapainya KPI kamu tetap harus profesional dan tetap berkomunikasi dengan yang bersangkutan.

4. Kunci KPI adalah SMART

Apa yang dimaksud dengan SMART di sini? Berikut penjelasannya:

• Specific: Punya objektif, spesifik pada target tertentu yang ingin dicapai.
• Measurable: bisa diukur secara kuantitatif atau kualitatif (tapi diutamakan kuantitatif).
• Attainable: Bisa dicapai, masuk akal dengan sumber daya yang tersedia.
• Relevant: Selaras dengan visi, misi, dan tujuan jangka panjang perusahaan.
• Time-bound: Punya batasan waktu tertentu.

Bagaimana sekarang kamu sudah paham kan, bawah KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicators yang sering digunakan dalam perusahaan? Semoga artikel ini bisa membantu, ya.