Langkah Mudah Mengatasi Masalah di Tempat Kerja dengan Cepat

Langkah pertama adalah berhenti sejenak dan menentukan apa sebenarnya yang sedang bermasalah. Jangan hanya mengatakan, “Pekerjaan ini berantakan” atau “Laporan ini salah”, tetapi uraikan apa yang salah, bagaimana kamu mengetahuinya, serta seberapa besar dampaknya terhadap pekerjaan. Dengan memahami masalah secara spesifik, kamu akan lebih mudah menentukan langkah penyelesaian yang tepat.

“Masalah yang didefinisikan dengan baik sering kali sudah mengandung solusinya sendiri, dan solusi tersebut biasanya cukup jelas dan sederhana,” ujar Michael Cooper, executive business coach, dikutip dari The Muse.

Karena itu, sebelum buru-buru mencari jawaban, pastikan kamu benar-benar memahami persoalan yang harus diselesaikan. Misalnya, jika sebuah laporan menunjukkan jumlah data yang jauh lebih sedikit dari seharusnya, cari tahu berapa data yang hilang dan apa dampaknya terhadap pekerjaan agar solusi yang dipilih benar-benar menyasar masalah yang tepat.

Setelah mengetahui masalahnya, jangan langsung bertindak sebelum memahami penyebab utamanya. Tanyakan “kenapa” sampai menemukan akar masalah, karena memperbaiki gejala tanpa mengatasi penyebabnya bisa membuat persoalan yang sama kembali terjadi.

“Solusi yang kamu pilih sangat bergantung pada akar penyebab masalah,” ujar Abby Wolfe, writer, career coach, and health educator, dikutip dari The Muse.

Dengan menemukan akar masalah, kamu bisa menyelesaikan persoalan dengan lebih tepat dan mencegahnya terulang kembali. Seperti mengurai kabel yang kusut, mencari sumber masalah terlebih dahulu akan membuat proses penyelesaian menjadi lebih mudah.

Memiliki inisiatif berarti mencoba memahami dan mencari solusi sendiri sebelum meminta bantuan. Namun jangan sampai terlalu lama mencari jawaban hingga membuang waktu, karena rekan kerja mungkin memiliki sudut pandang atau pengalaman yang bisa membantu menyelesaikan masalah lebih cepat.

“Cari selama 30 menit. Jika belum menemukan jawabannya, mintalah bantuan,” ujar Abby Wolfe.

Meminta bantuan bukan berarti kamu tidak kompeten, justru mengetahui kapan harus melibatkan orang yang tepat merupakan bagian dari kemampuan memecahkan masalah. Bahkan jika kamu akhirnya bisa menyelesaikannya sendiri, tetap beri tahu pihak yang relevan agar mereka tidak kaget jika masalah tersebut berdampak pada tim, sekaligus supaya pengalaman itu bisa menjadi pembelajaran bersama.

Salah satu bentuk inisiatif di tempat kerja adalah berpikir sebelum diminta. Shonda Rhimes bahkan menerapkan aturan agar karyawannya tidak datang membawa masalah tanpa terlebih dahulu memikirkan solusinya, meski bukan berarti kamu harus selalu memiliki jawaban yang sempurna.

“Orang-orang mencoba datang ke kantor saya membawa berbagai ‘kebakaran’ yang perlu dipadamkan, padahal banyak di antaranya sebenarnya bisa mereka selesaikan sendiri jika saya tidak berada di depan mereka,” ujar Shonda Rhimes, producer, screenwriter, and author, dikutip dari The Muse.

Karena itu, sebelum meminta bantuan atasan, coba pikirkan beberapa pilihan solusi terlebih dahulu. Kebiasaan mengambil keputusan secara mandiri akan membantu meningkatkan kepercayaan diri sekaligus menunjukkan bahwa kamu siap menghadapi tanggung jawab yang lebih besar.

Masalah di tempat kerja sering menjadi konflik karena orang mencampurkan fakta dengan asumsi mengenai niat orang lain. Ketika seorang rekan terlambat mengirim pekerjaan, misalnya, jangan langsung menyimpulkan bahwa dia tidak menghargaimu atau sengaja membuat pekerjaanmu sulit.

Lebih baik jelaskan apa yang terjadi, dampaknya terhadap pekerjaan, dan apa yang kamu butuhkan untuk melanjutkan proses. Pola komunikasi seperti ini membuat pembicaraan lebih mudah diarahkan menuju solusi karena lawan bicara tidak merasa sedang diserang secara pribadi.

Kalau masalah melibatkan orang lain, solusi yang baik sebaiknya tidak hanya datang dari satu pihak. Setelah menawarkan solusi, tanyakan pendapat rekan kerja atau klien dan cari kesepakatan mengenai cara yang paling masuk akal untuk menyelesaikan persoalan tersebut.

Setelah sepakat, jangan mengakhiri pembicaraan dengan kalimat seperti, "Oke, nanti kita kerjakan", karena hal tersebut masih terlalu samar. Tentukan siapa yang mengerjakan apa dan kapan batas waktunya agar solusi benar-benar berubah menjadi tindakan konkret, bukan sekadar kesepakatan yang akhirnya terlupakan.

Masalah di tempat kerja memang gak selalu bisa dihindari, tetapi kamu bisa belajar menghadapinya dengan lebih tenang dan terarah. Jadi, jangan buru-buru panik saat masalah muncul dan mulai terapkan langkah-langkah di atas agar pekerjaan tetap berjalan lancar!