6 Kesalahan dalam Email Follow Up yang Perlu Dihindari, Catat!

2. Mengabaikan konteks dari email

ilustrasi laptop (pexels.com/divinetechygirl)

Mengabaikan konteks dari email juga menjadi salah satu kesalahan yang perlu dihindari. Saat menulis email tindak lanjut, sangat penting untuk menjelaskan konteks pesan dan memberikan informasi tentang upaya sebelumnya yang telah dilakukan dalam menghubungi penerima. 

Cara ini membantu penerima memahami dengan jelas situasi yang dibicarakan dan memungkinkan mereka merespons dengan lebih mudah. Tanpa konteks yang jelas, penerima mungkin akan kesulitan mengerti urutan komunikasi dan membutuhkan waktu lebih lama untuk memberi respons. Oleh karena itu, pastikan untuk selalu menyertakan konteks yang relevan dalam setiap email tindak lanjut yang dikirimkan.

3. Menunggu terlalu lama untuk mengirim email follow up

ilustrasi berada depan laptop (pexels.com/tatianasyrikova)

Jika pelamar cenderung menunda-nunda pengiriman email tindak lanjut terlalu lama, ada kemungkinan besar bahwa penerima sudah lupa dengan komunikasi sebelumnya. Oleh karena itu, sangat penting untuk mengirimkan email tindak lanjut dan pengingat dalam waktu yang wajar setelah berkomunikasi pertama kali dengan penerima. 

Dengan demikian, penerima masih memiliki pemahaman yang segar tentang topik tersebut. Secara umum, disarankan untuk mengirimkan tindak lanjut dalam waktu tiga hingga lima hari setelah pesan pertama.

Baca Juga: 5 Tips Kirim Lamaran Kerja Melalui Email, Biar Dilirik Rekruter!

4. Menulis email yang terlalu panjang

ilustrasi pria berada depan laptop (pexels.com/mikhailnilov)

Menulis email yang terlalu panjang juga dapat menjadi kesalahan yang perlu dihindari saat melakukan follow up. Email yang kamu kirimkan bisa tersesat atau kurang diperhatikan jika terlalu banyak informasi dalam email tersebut. Sebaiknya, sampaikan pesan secara langsung dan ringkas.

Dengan demikian, penerima dapat dengan mudah membacanya tanpa harus membaca informasi yang tidak relevan. Pastikan email mudah dimengerti sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh penerima.

5. Mengirim terlalu sering

ilustrasi berada depan laptop (pexels.com/vladakarpovich)

Mengirim email follow up terlalu sering dapat menimbulkan beberapa dampak negatif yang perlu diperhatikan. Selain mengganggu penerima dan menurunkan citra profesional pelamar, kebiasaan ini juga bisa memakan waktu serta energi yang berharga bagi kedua belah pihak.

Terlalu seringnya pengiriman email dapat membuat pesan pelamar kehilangan urgensi dan mengurangi efektivitas komunikasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat dalam frekuensi mengirim email follow up, memberi cukup waktu bagi penerima untuk merespons dan menyesuaikan strategi komunikasi sesuai kebutuhan.

"Ketika berkomunikasi dengan seseorang yang terkenal atau berpengaruh, penting untuk tetap sopan, menghormati, dan tidak terlalu agresif dalam mengirimkan email. Fahami bahwa ketika mengirim email kepada seseorang semacam itu, kamu harus menunjukkan sikap yang rendah hati. Kamu harus bersikap sopan dan menghormati," kata Tim Ferriss, penulis buku "The 4-Hour-Work-Week," dilansir CNBC.

6. Tidak memperhatikan waktu yang tepat

ilustrasi wanita menatap fokus ke laptop (pexels.com/georgemilton)

Mengabaikan waktu yang tepat saat mengirim email follow up dapat menyebabkan pesan terlewat atau diabaikan oleh penerima. Jika pelamar mengirim email pada saat-saat di mana penerima cenderung sibuk atau tidak aktif, ada kemungkinan besar pesan akan tenggelam di antara banyaknya email yang mereka terima.

Maka dari itu, penting untuk memperhatikan waktu yang tepat saat mengirim email follow up. Waktu yang tepat dapat memengaruhi tingkat respons atau tanggapan dari penerima. Mengirim email follow up pada waktu yang sesuai, seperti hari kerja dan jam kerja yang biasanya lebih baik karena pada saat itu penerima lebih cenderung untuk memeriksa dan merespons email mereka.

"Ketidakmampuan untuk mengungkapkan pesan secara efektif dan dengan memperhatikan waktu orang lain dapat membuat mereka kehilangan minat atau merasa terganggu," jelas Jenny Foss, pelatih karier di Muse, dilansir Forbes.

Menghindari kesalahan dalam email follow up merupakan hal yang penting untuk memastikan efektivitas komunikasi dengan penerima. Dengan memperhatikan hal-hal ini, pelamar dapat meningkatkan kesempatan untuk memperoleh respons yang diharapkan dan memperkuat hubungan dengan penerima.

Baca Juga: 5 Hal yang Perlu Dicek Saat Menerima Lamaran Wawancara Kerja via Email