6 Tantangan Komunikasi Tersulit di Tempat Kerja dan Tips Mengatasinya
- Perbedaan gaya komunikasi dapat menimbulkan salah paham dan konflik personal
- Informasi yang berlebihan perlu disaring agar tidak membingungkan, gunakan poin-poin dan highlight pesan penting
- Pesan yang ambigu bisa menyebabkan miskomunikasi, latih diri untuk lebih spesifik dalam berkomunikasi
Dalam dunia kerja, kita dituntut untuk mampu berkomunikasi dengan efektif. Baik itu komunikasi lewat teks, telepon, video conference, ataupun obrolan langsung. Tapi, nyatanya, komunikasi di tempat kerja gak selalu berjalan mulus. Banyak tantangan yang sering bikin salah paham, bikin kerjaan jadi gak maksimal, bahkan gak jarang menimbulkan konflik. Supaya gak terjebak dalam miskom berkepanjangan, kenali enam tantangan komunikasi berikut, yang paling sering muncul di dunia kerja, dan cara jitu untuk mengatasinya.
1. Perbedaan gaya komunikasi
Setiap orang punya cara yang berbeda dalam menyampaikan pesan. Ada yang to the point, tapi ada juga yang lebih suka basa-basi dulu. Nah, kalau gak saling memahami gaya masing-masing, bisa-bisa pesan yang disampaikan justru bisa disalah artikan, bahkan menimbulkan persepsi negatif secara personal.
Untuk mengatasi masalah ini, coba deh mengobservasi gaya komunikasi kamu dan rekan kerja. Lalu, lakukan pendekatan yang berbeda sesuai dengan gaya komunikasi masing-masing. Kalau lawan bicaramu berbicara dengan struktur dan formalitas, hindari gaya komunikasi yang santai atau terlalu kasual. Sebaliknya, kalau dia tipe orang yang fleksibel, kamu juga bisa lebih rileks dalam menyampaikan pesan.
2. Informasi yang berlebihan
Terkadang, karena ingin semua orang update, informasi yang dibagikan jadi terlalu banyak dan gak terfilter. Akibatnya, orang malah bingung, mana yang penting dan mana yang bisa dilewatkan. Hal ini sering banget terjadi di grup WhatsApp kerja atau email berantai yang panjang.
Jangan sampai oversharing menimbulkan masalah dalam arus komunikasi. Oleh karena itu, kamu bisa membiasakan diri untuk menyusun informasi secara singkat, padat, dan jelas. Gunakan poin-poin jika dirasa perlu, dan beri highlight pada bagian yang urgent, agar kamu tahu pesan apa yang betul-betul harus disampaikan. Tapi, kalau kamu sebagai penerima informasi, jangan ragu untuk bertanya ulang jika merasa bingung, atau kurang inti pesan yang disampaikan.
3. Pesan yang disampaikan kurang jelas
Komunikasi yang ambigu bukan hanya membingungkan, tetapi juga bisa membuat inti pesan yang ingin disampaikan menjadi kabur. Contoh pesan-pesan yang tidak cukup jelas, seperti, “Tolong revisi sedikit,” tanpa memberi tahu bagian mana yang harus diperbaiki. Atau, “Bikin yang bagus, ya!” tanpa menjelaskan standar bagus yang diinginkan. Hal-hal seperti ini seringkali menjadi sumber miskomunikasi.
Latihlah dirimu untuk lebih spesifik dalam menyampaikan sesuatu. Gunakan kalimat yang jelas, beri konteks, dan kalau bisa sertakan juga contoh yang membantu. Komunikasi yang jelas bisa menghemat waktu dan menghindari kesalah pahaman yang berujung pada konflik.
4. Tidak mendengarkan secara aktif
Banyak orang merasa sudah mendengarkan, padahal mereka hanya menunggu giliran untuk bicara, atau sekadar ingin menjawab lawan bicaranya. Kebiasaan ini membuat pesan yang disampaikan lawan bicara sering terlewat atau malah disalahpahami. Cara berkomunikasi seperti ini bisa menghambat kerja tim dan menurunkan kepercayaan.
Untuk menjadi pendengar yang aktif, fokuslah saat orang lain berbicara. Hindari multitasking seperti membuka ponsel atau membalas pesan WhatsApp. Tunjukkan minat atau ketertarikanmu pada lawan bicara dengan memberikan kontak mata, anggukan, atau tanggapan singkat seperti, “Oke,” atau “Lalu, bagaimana?” dan yang lainnya.
5. Cenderung reaktif ketimbang proaktif
Banyak dari kita baru bergerak atau memberikan respons setelah muncul masalah. Padahal, komunikasi yang efektif seharusnya bersifat proaktif. Misalnya dengan menginformasikan perkembangan pekerjaan atau mengklarifikasi hal-hal yang belum jelas.
Mulailah membiasakan diri untuk memberikan update secara berkala tanpa harus diminta. Jangan tunggu masalah datang baru bicara. Tapi sebaliknya, cobalah untuk menyampaikan potensi kendala atau risiko sejak awal. Sikap ini akan menunjukkan bahwa kamu bertanggung jawab dan bisa diandalkan.
6. Terminologi dan jargon yang tidak dimengerti
Setiap sirkel bahkan industri tertentu punya istilah khusus atau jargon yang mungkin asing bagi orang baru. Kalau terlalu sering menggunakan kata-kata yang memiliki makna khusus tanpa penjelasan, bisa bikin orang lain merasa gak nyambung. Beberapa orang bahkan mungkin akan salah paham dan merasa tak bisa mingle dengan lingkungan barunya. Solusi untuk masalah ini sebetulnya sangat sederhana. Gunakanlah bahasa yang mudah dipahami dan hindari jargon yang nggak perlu. Kalau memang harus pakai istilah khusus, jangan lupa untuk menjelaskan artinya juga, ya. Komunikasi inklusif bikin semua orang merasa nyaman.
Berkomunikasi di lingkungan kerja dengan ragam latar belakang sosial, pendidikan, dan pengalaman yang berbeda memang tidak mudah. Tapi bukan berarti hal tersebut tanpa solusi. Dengan menerapkan prinsip-prinsip yang membantu semua orang serta terbuka terhadap cara berkomunikasi yang kooperatif, setiap orang akan merasa dihargai, dan komunikasi pun terbangun dengan baik.
