10 Tugas Customer Service Secara Umum, Tips untuk Jadi CS Profesional!
Customer Service adalah posisi yang cukup banyak diincar di dunia kerja. Bagaimana tidak, begitu banyak perusahan yang membutuhkan posisi ini untuk menjembatani customer atau pelanggan dengan produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan.
Sesuai dengan namanya, posisi ini juga bisa disebut sebagai layanan pelanggan. Oleh karena itu, customer service erat kaitannya dengan pelanggan.
Lalu, apa saja sih tugas customer service sehingga banyak diminati oleh calon pekerja? Yuk cek ulasannya seperti yang IDN Times rangkum di bawah ini!
Tugas dan tanggung jawab customer service
1. Memberi pelayanan maksimal kepada pelanggan
Tugas customer service yang utama adalah membangun hubungan yang baik dengan pelanggan. Tugas ini menjadi tanggungjawab yang wajib dipegang teguh karena seorang CS harus menjaga nama baik perusahaan.
Customer service dapat menghubungi pelanggan melalui email, live chat, maupun kontak melalui telepon seluler. Untuk itu, seorang CS harus menjaga lisan dan kata-kata mereka apabila tengah melayani pelanggan.
Saat seorang CS memberikan pelayanan maksimal, otomatis pelanggan akan merasa puas dengan layanan yang diberikan sehingga mereka akan meninggalkan kesan yang positif.
Ketika pelanggan merasa puas, citra perusahaan pun akan mendapat pengaruh positif. Dengan kata lain, tugas customer service sangatlah penting sebagai benteng pertama bagi suatu perusahaan.
2. Memberi solusi untuk setiap masalah
Terdapat berbagai bentuk layanan yang diberikan seorang customer service. Salah satunya adalah memberikan solusi untuk setiap masalah yang dialami pelanggan. Oleh karena itu, customer service harus paham setiap detail produk atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan.
Selain itu, saat membantu memecahkan permasalahan yang dialami pelanggan, seorang customer service juga harus tetap bersikap tenang dan menjaga sopan santun. Masalah yang dihadapi biasanya bervariasi, mulai dari yang ringan hingga yang rumit.
3. Membuat berbagai jenis administrasi
Tugas customer service yang selanjutnya adalah membuat berbagai jenis administrasi yang dibutuhkan perusahaan. Perusahaan akan mengarahkan customer service untuk mengelola administrasi maupun data ke komputer yang berkaitan dengan pelanggan.
Untuk itu, seorang CS harus mampu mengoperasikan komputer dan aplikasi lainnya sehingga data yang diinput sesuai dengan keadaan di lapangan.
4. Membuat penawaran
Tugas customer service yang keempat yaitu memperkenalkan produk dan membuat penawaran produk atau jasa kepada pelanggan. Ini dilakukan untuk meningkatkan penjualan produk dan menarik lebih banyak pelanggan yang keduanya berfokus pada profit perusahaan.
Membuat penawaran produk dapat berupa penawaran promo maupun program perusahaan yang tengah berlangsung. Dengan demikian, pelanggan akan terus up to date karena mereka secara rutin memperoleh informasi terkait layanan yang dibutuhkan.
5. Menjadi komunikator antara perusahaan dan pelanggan
Tugas customer service yang kelima adalah menjadi komunikator atau penghubung antara perusahaan dan pelanggan. Sesuai dengan namanya, customer service berkaitan erat dengan pelanggan.
Semua pertanyaan terkait layanan ataupun masalah yang dialami pelanggan akan dikomunikasikan dengan customer service. Pelanggan akan otomatis menghubungi customer service yang sedang aktif untuk mendapatkan bantuan.
Tugas customer service di perusahaan
6. Meningkatkan prospek penjualan
Meningkat prospek penjualan menjadi tugas penting seorang customer service. Mereka tak hanya melayani tanya jawab dengan pelanggan, namun juga bertugas meningkatkan penjualan.
Ketika pelanggan mulai bertanya terkait layanan dan produk yang ditawarkan perusahaan, di saat itu kemampuan marketing seorang CS harus diterapkan. Mereka harus membuat pelanggan tertarik untuk mencoba atau memiliki produk atau jasa yang ditawarkan.
7. Menangani keluhan dan komplain
Tugas customer service yang ketujuh ialah menangani keluhan dan komplain yang disampaikan oleh pelanggan. Dalam hal ini, seorang CS wajib memiliki kesabaran tinggi untuk menghadapi pelanggan.
Biasanya, pelanggan akan datang dalam keadaan penuh emosi dan tak jarang kekecewaan. Untuk itu, seorang CS harus bisa menghadapi dengan kepala dingin sehingga mereka dapat memberikan solusi serta pelayanan yang maksimal.
8. Mencatat dan merekam proses interaksi dengan pelanggan
Customer service harus mencatat setiap informasi dan merekam segala proses interaksi dengan pelanggan. Poin ini dibutuhkan apabila sewaktu-waktu terdapat perselisihan pendapat yang diutarakan oleh pelanggan.
Catatan dan rekaman interaksi dapat digunakan untuk memeriksa ulang percakapan antara customer service dan pelanggan.
9. Menginformasikan proses pengiriman barang
Customer service yang bekerja untuk online shop biasanya juga bertugas untuk memberi informasi terkait proses pengiriman barang. Seorang CS bertanggung jawab mengawal proses pengiriman barang setelah pelanggan melakukan transaksi.
10. Mempertahankan pelanggan
Tugas customer service yang terakhir yaitu mempertahankan pelanggan. Jangan sampai perusahaan kehilangan pelanggan karena perlakuan customer service yang kurang menyenangkan.
Seorang CS diharapkan dapat membuat pelanggan agar selalu menginginkan produk dari perusahaan tersebut. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah dengan mengucapkan terima kasih dan apresiasi terhadap pelanggan serta meyakinkan bahwa akan selalu meningkatkan kualitas produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
Demikian 10 tugas customer service bagi kamu yang tertarik untuk bekerja di posisi ini. Semoga sukses di karir barumu ya!
