5 Tugas Penting Sekretaris Organisasi Kampus, Organisator Wajib Tahu

Tugas utama sekretaris sebuah organisasi kampus biasanya adalah berperan menjalankan fungsi administratif. Seorang sekretaris bertanggung jawab untuk mengelola dan menjaga segala kelengkapan administrasi organisasi. Hal paling umum dilakukan adalah mendata dan mengelola keluar masuknya berbagai administrasi. 

Tak hanya itu, sekretaris juga bertanggung jawab untuk membuat notulen rapat yang harus diperhatikan kebenaran datanya. Seorang sekretaris harus teliti dan cermat dalam membuat dan mengelola administrasi organisasi selama satu periode penuh. Pengelolaan tersebut bertujuan memudahkan kegiatan yang dilaksanakan serta menjadi bagian penting pelaksanaan laporan pertanggungjawaban. 

Tugas penting lainnnya yang harus diketahui sekretaris organisasi adalah memandu pelaksanaan rapat. Meski dalam sebuah kegiatan biasanya ditunjuk sekretaris pelaksana, tetapi pada rapat-rapat inti, sekretaris umum yang bertanggung jawab. Sementara ketua organisasi memimpin rapat, sekretaris memandu agar rapat dapat berjalan sebagaimana mestinya. 

Ia bertanggung jawab membuat susunan rapat agar bisa dilaksanakan dengan tertib. Selain memandu, seorang sekretaris juga bertugas mengatur jadwal pelaksanaan rapat anggota. Hal tersebut bertujuan agar meminimalisasi jadwal yang bentrok dan memastikan kehadiran para anggota.

Sekretaris umum organisasi biasanya bertanggung jawab untuk membimbing sekretaris pelaksana kegiatan. Bimbingan yang dilakukan sekretaris umum biasanya dapat dilakukan secara formal maupun non formal. Contoh kegiatan formal untuk membimbing para sekretaris pelaksana adalah pelaksanaan bimbingan dan teknis administrasi. 

Sekretaris umum bertanggung jawab mengenalkan bagaimana contoh pembuatan administrasi yang sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Ia juga berhak untuk meninjau segala administrasi kegiatan dan memberikan arahan perbaikan. Proses bimbingan ini dapat dilakukan kapan saja sebagaimana kebutuhan. 

Tugas penting sekretaris yang bersifat umum di berbagai organisasi adalah menandatangani berbagai dokumen. Sebagai sosok yang mengelola arus utama administrasi, tentu tak heran jika menuntut sekretaris menandatangani berbagai dokumen. Biasanya ia akan menandatangani dokumen bersama ketua organisasi. 

Tanda tangan ketua dan sekretaris juga biasanya menjadi tanda resminya sebuah dokumen. Tanpa tanda tangan dan stempel ketua dan sekretaris, sebuah dokumen tidak bisa disahkan. Tentunya, daftar dokumen yang harus ditandatangani juga disesuaikan dengan SOP. 

Sebuah organisasi yang terdiri dari pengurus inti, yaitu ketua, sekretaris, dan bendahara memungkinkan sekretaris bertugas mewakili ketua pada beberapa situasi. Biasanya dalam struktur organisasi demikian, sekretaris menjadi tangan kanan dari ketua. Apabila ketua berhalangan hadir dalam suatu forum, maka sekretaris bertugas mewakilinya.

Demikian pula dengan struktur yang di dalamnya terdapat wakil ketua. Birokrasinya berjalan dari ketua, kemudian jika ia berhalangan hadir maka diganti oleh wakil. Jika wakil juga berhalangan hadir, sekretaris yang bertanggung jawab menghadiri forum atas nama ketua. 

Berbagai tugas penting sekretaris organisasi kampus pada umumnya juga serupa seperti di instansi lain. Bukan hanya di kampus, bahkan juga dipraktikkan di perusahaan. Oleh karena itu, bagi kamu yang tertarik menjadi organisator wajib tahu informasi ini, ya.