7 Tips Memilih Event Organizer, Cek Rekam Jejak 

Banyaknya ragam event atau acara tentu memerlukan tata cara dan proses yang berbeda. Biasanya setiap event organizer memiliki jalurnya masing-masing. Ada event organizer yang memilih jenis acara untuk corporate atau perusahaan, di mana jenis kegiatannya sangat berbeda dengan event masyarakat secara individu seperti pernikahan, ulang tahun, khitanan dan lain-lain.

Kamu harus menentukan event organizer yang sesuai dengan acara yang akan kamu laksanakan. Jika kamu dipercaya kantor kamu untuk mencari event organizer terkait seremonial di perusahaan, tentu kamu tak bisa merekomendasikan event organizer langganan keluarga kamu yang biasa menangani acara keluarga. Walaupun mereka mungkin bagus, tetapi jenis acaranya bukanlah bidang yang mereka kuasai karena beda jenis.

Ini tentunya adalah faktor yang krusial. Bagaimana pun banyaknya hasil survey kamu pada pilihan calon event organizer, tentu akan tercoret semua jika tak sesuai dengan anggaran. Karena itu penting untuk menentukan batasan pilihan event organizer sesuai dengan nilai anggaran yang tersedia.

Kamu bisa melihat paket harga yang ditawarkan, biasanya hal itu tercantum dalam website resmi atau media sosial. Jika tidak, kamu bisa menelpon untuk menanyakannya langsung. Tindak lanjuti  hanya event organizer dengan penawaran harga dalam range anggaran kamu. Ini akan menghemat banyak waktu kamu karena tak perlu membuang banyak waktu berurusan dengan event organizer yang sudah jelas tak bisa kamu pakai karena faktor harga.

Setelah kamu menentukan jenis event organizer dan memilih calon penyelenggara, kamu bisa meminta portofolio mereka untuk melihat berbagai acara yang pernah mereka tangani. Kamu bisa mengatakan kepada mereka ingin mencari referensi seperti apa kira-kira acara yang ingin kamu minta untuk dibuat.

Lihat dokumentasi yang mereka sampaikan baik berupa foto ataupun video. Perhatikan detail-detail yang penting dan catat untuk bahan diskusi kamu nantinya. Mungkin ada hal yang kurang seseuai atau ingin kamu modifikasi.

Meskipun kamu sudah memperoleh gambaran portofolio dari pihak event organizer, kamu sebaiknya berasumsi bahwa mereka tentunya hanya memberikan tampilan-tampilan terbaiknya saja.

Karenanya tak ada salahnya kamu memeriksa ulang reputasinya. Kamu bisa mencoba melihat media sosial yang menampilkan kegiatan-kegiatan yang pernah mereka tangani. Baca juga komentar netizen yang bisa berfungsi sebagai review atas hasil kerja mereka. Kamu tak harus membaca semuanya. Beberapa saja sudah cukup mewakili sebagai sampel.

Selain itu, kamu juga tentu bisa menanyakan langsung kepada orang yang pernah memakai jasa mereka. Pendapat mantan klien ini bisa kamu jadikan sebagai bahan pertimbangan sebelum memutuskan untuk memakai jasa sebuah event organizer.

Saat pemilik atau pewakilan event organizer sedang menyampaikan penawaran atas jasanyaa, perhatikan cara mereka berkomunikasi. Jika perlu catat beberapa hal berikut ini :

• Apakah mereka cenderung hanya berbicara tentang sisi internal mereka saja?
• Apakah mereka memberi kesempatan untuk bertanya?
• Apakah mereka mau mendengarkan hal-hal yang ingin kamu dapatkan dari pelayanan mereka?
• Apakah mereka mempunyai tingkat kompromi yang baik terhadap kebutuhan pelanggan?

Hal-hal tersebut penting karena sebuah event organizer seharusnya peduli pada kepentingan calon kliennya dan bukan hanya mempromosikan usahanya saja.  

Selain itu, jika kamu tak nyaman pada komunikasi awal, akan berisiko memengaruhi komunikasi selanjutnya. Kamu gak mau kan berurusan dengan orang yang sulit diajak berbicara baik-baik?

Kamu bisa mencoba mengamati apakah mereka mempunyai tingkat kreativitas tinggi untuk menstubtitusi hal yang sulit menjadi memungkinkan untuk dilaksanakan. Event organizer yang bagus seharusnya juga kreatif memberikan alternatif kepada klien jika menemukan kendala.

Dalam sebuah kegiatan, sangat memungkinkan ada bagian acara yang sulit dilaksanakan karena berbagai faktor. Di sinilah kreativitas event organizer diuji.

Event organizer yang berpengalaman bisa menangkap inti dari tiap proses event, sehingga mampu memberikan jalan keluar dengan menawarkan hal lain yang masih sama tujuannya. Mereka juga bersedia melakukan penyesuaian-penyesuaian agar event secara keseluruhan dapat berjalan lancar.

Mengingat kamu akan mengeluarkan banyak biaya dan memercayakan urusan besar kepada pihak lain  yang dalam hal ini adalah event organizer, penting untuk mengikatnya dalam kesepakatan tertulis. Pilih event organizer yang bersedia terikat dalam perjanjian tertulis.

Pastikan hak dan kewajiban masing-masing pihak tertuang dengan jelas dalam kontrak kerja sama ini. Walaupun semua beritikad baik, tetapi kita tak pernah bisa menduga hal-hal yang akan terjadi.

Kontrak tertulis ini akan melindungi kedua pihak dari kemungkinan adanya kerugian oleh salah satu pihak. Tetapi jangan lupa, kamu juga harus memenuhi kewajiban kamu  dan tidak meminta hal-hal lain di luar kesepakatan yang bisa menyulitkan event organizer. Inilah pentingnya kamu menyampaikan  dan mendiskusikan semua detail kegiatan kepada event organizer.

Walaupun urusan event sudah ditangani oleh event organizer, kamu tetap harus memonitornya dan tak menyerahkan begitu saja pelaksanaannya. Kamu bisa meminta seseorang dari pihak kamu untuk melakukan pengecekan dan mencatat progres kerja event organizer mulai dari persiapan sampai eksekusi acara bahkan juga pasca acara.