5 Tips Cari Vendor bagi Para Calon Pengantin menurut Wedding Planner

“Saran aku, temui langsung wedding organizer karena meeting offline efektif untuk mencari tahu jenis komunikasi yang sesuai,” ujar Patricia.

Menurutnya, setiap klien dan WO memiliki jenis komunikasi yang berbeda. Baik itu formal atau lebih kasual, bertemu langsung dapat membuat klien lebih mengetahui jenis komunikasi yang sesuai dengan preferensinya. Dengan bertemu langsung, para klien juga mengetahui lebih lanjut chemistry yang terjalin saat membicarakan mengenai rencana pernikahan.

Gak hanya itu, ia juga menyarankan, setiap setelah bertemu dengan WO, pastikan untuk mengecek portofolio. Kamu bisa mengecek portofolio melalui Google ataupun Bridestory untuk mengetahui review jujur dari klien lain dan melihat apa yang cocok dan gak cocok.

Selain menemui organizer secara langsung, kamu juga perlu memastikan bahwa WO memberikan agreement atau keterangan tertulis. Menurut Pat, panggilan akrab Patricia, ini jadi bukti bahwa WO yang bekerja sama denganmu terpercaya dan dapat diandalkan.

“Setiap vendor yang memang formal dan profesional, mereka akan menyediakan formal quotation atau agreement oleh kedua pihak,” ucapnya.

Sebagai klien, kamu dapat meminta formal quotation yang berisi kesepakatan dan penawaran terkait transaksi. Gak hanya itu, surat ini juga penting sebagai bentuk reimbursement kepada pihak WO atau vendor yang melakukan pembelian barang sesuai kebutuhan. Jika WO gak menyediakannya, bisa jadi ini merupakan pertanda bahwa mereka bukan pihak yang terpercaya.   

Kini, sudah banyak pameran atau bahkan event open house yang dibuka bagi para calon pengantin. Salah satunya yakni Wedding Open House. Event ini biasanya dibuka sebanyak dua kali dalam setahun. Dengan event seperti ini, kamu pun bisa mengetahui nama dan list vendor, desainer, hingga talent yang berpotensi untuk hari spesial.

Namun, jika kamu menemui akun vendor melalui Instagram atau internet, Pat menyarankan untuk lebih selektif dalam memilih. Teliti dalam mengecek portofolio dan rating WO atau vendor, penting untuk dilakukan. Gak hanya dalam urusan transaksi, carilah vendor yang dapat memenuhi kebutuhanmu dengan maksimal di hari pernikahan, sesuai dengan janji yang diberikan di awal pertemuan.    

Gak hanya menghindari booking yang penuh, mencari vendor 6 bulan sebelumnya juga penting untuk mendapatkan rekan yang paling sesuai. Menurut perempuan yang akrab disapa Pat ini, ia menyarankan bahwa perjalanan ketika setelah mencari WO atau vendor pun, gak berhenti sampai mencari saja.

“Minimal lakukan persiapan untuk mencari vendor atau WO enam bulan sebelumnya agar klien dapat lebih teliti memilih pihak yang terbaik,” ujarnya.

Dengan persiapan enam bulan, klien pun dapat menghindari adanya pihak vendor yang bersifat merugikan. Menurutnya, riset secara teliti dan detail merupakan aspek terpenting dalam mencari vendor atau WO.

Jangka waktu persiapan 6 bulan ini juga berlaku untuk mencari MUA ataupun tempat pelaksanaan pernikahan terbaik, mengingat kini banyak orang yang telah memesan  jasa dekorasi, makeup, atau pun desainer busana pernikahan jauh-jauh hari, bahkan dua tahun sebelumnya.

Menurut Pat, integritas menjadi ciri penting yang perlu diperhatikan oleh para klien. Integritas ini disimbolkan dengan bagaimana WO atau vendor memiliki rencana bertemu atau budgeting yang sesuai dengan yang dibicarakan.

“Contohnya, WO janji akan mengirimkan plan di hari minggu, tetapi gak dikirim hari minggu dan bahkan terus menunda-nunda. Nah, ini merupakan salah satu vendor atau WO yang red flag,” tutupnya.

Ia juga menambahkan bahwa vendor yang profesional akan menepati apa yang diucapkan. Nilai integritas ini yang terus dipastikan oleh Pat kepada tim. Sebagai seorang wedding planner, ia pun memperhatikan setiap detail yang sudah dipesan agar di hari H, semua keinginan klien bisa terpenuhi dengan maksimal.

Itu dia tips dalam mencari vendor atau WO untuk hari pernikahan. Bagi kamu yang sedang mencari WO yang sesuai, pastikan daftar di atas diperhatikan agar kamu bisa menemukan rekan terbaik untuk hari spesialmu, ya! Semoga membantu!