Cara Membuat Balasan Email Otomatis di Gmail dan Contohnya

08 Mei 2023, 19:15 WIB

ilustrasi Gmail (unsplash.com/Stephen Phillips)

Saat sedang cuti, tidak jarang beberapa kolega masih mengirim pesan terkait pekerjaan melalui Gmail. Mungkin karena mereka tidak tahu atau bisa juga pekerjaan tersebut penting dan mendesak.

Nah, kalau kurang berkenan dengan pesan tersebut atau pengin membalas, tapi sedang pada situasi yang tidak memungkinkan, maka kamu perlu membuat balasan otomatis. Cara membuat balasan email otomatis di Gmail cukup sederhana. Google punya fitur auto reply untuk membuat agenda out of office-mu lebih nyaman. Tinggal atur sebelum jadwal cuti tiba.

Cara membuat balasan email otomatis di Gmail

Membalas email bisa jadi bukan agenda yang kamu rencanakan di tengah liburan. Namun, beberapa rekan kerja mungkin belum mengetahui bahwa kamu sedang cuti.

Daripada mendapat spam yang mengganggu, lebih baik beri tahu saja kolegamu. Tidak perlu membuat announcement di grup perusahaan, nyalakan saja auto reply Gmail. Nantinya, setiap pesan yang masuk selama kamu cuti akan mendapatkan pemberitahuan tersebut. Begini caranya:

Buka akun Gmail melalui browser
Klik ikon gerigi di bagian kanan atas. Langkah ini akan mengarahkanmu ke opsi 'Pengaturan'
Klik 'Lihat semua pengaturan' dan layar akan menampilkan lebih banyak penyesuaian email
Gulir ke bagian bawah hingga menemukan sub menu pengaturan berjudul 'Penjawab saat libur'
Ubah pengaturan dari 'Tak perlu' menjadi 'Aktifkan'
Sesuaikan tanggal pertama hari liburmu hingga hari akhir masa cuti. Nantinya, fitur auto reply hanya diaktifkan sesuai durasi liburmu
Masukkan subjek email di boks yang tersedia
Ketikkan pula pesan yang ingin kamu sampaikan sebagai balasan dari pesan elektronik selama sedang cuti
Centang boks kepada siapa kamu hendak mengirim balasan otomatis tersebut
Di bagian bawah halaman menu, klik 'Save Changes' atau 'Simpan Perubahan'.

Pastikan kamu sudah mengeklik tombol simpan sebagai langkah terakhir cara membuat balasan otomatis di Gmail, ya. Kalau tidak, kamu harus mengulang langkahnya dari awal.

Fitur di atas juga bisa kamu aktifkan melalui aplikasi Gmail, lho! Tinggal buka menu pengaturan melalui garis horizontal di kiri atas. Lalu, sesuaikan isi pesan jawaban di menu 'Penjawab saat libur'.

Contoh kalimat balasan email otomatis

ilustrasi Gmail di HP (unsplash.com/Charles Deluvio)

Agar notifikasi cuti melalui auto reply efektif, coba perhatikan beberapa hal yang ada di dalamnya. Termasuk tanggal cuti dari mulai hingga hari terakhir, alasan mengapa tidak bisa menjawab email, hingga kontak kolega lain yang dapat membantu selama kamu on leave.

Namun, sebelum mendelegasikan tugas kepada teman kerja, pastikan kamu sudah mengantongi persetujuan terlebih dahulu, ya. Jangan lupa, sebutkan alasan secara singkat tanpa membeberkan terlalu banyak informasi.

Berikut contoh kalimat balasan email otomatis yang bisa kamu ATM alias Amati, Tiru, Modifikasi.

Halo!
Terima kasih sudah mengirim pesan. Saat ini saya sedang cuti dan tidak dapat memeriksa email. Saya akan kembali bekerja pada 25 Mei 2023. Apabila terdapat urusan mendesak, sila hubungi Timmy di timmy@idntimes.com. Terima kasih.
Salam,
Timmyna

Kamu dapat menyesuaikan durasi cuti, keterangan yang mendesak, atau kontak yang dihubungi sesuai dengan kebutuhanmu.

Coba cara membuat balasan email otomatis di Gmail pada agenda cutimu berikutnya. Opsi ini dapat membantu out of office-mu lebih tenang. Di samping itu, kolega pun tidak harap-harap cemas menanti jawaban email darimu.