6 Cara Print Excel agar Tidak Terpotong dan Tetap Rapi

Sebelum mencetak sheet Excel, ada beberapa penyesuaian yang perlu kamu perhatikan. Pengaturan ini berkaitan dengan ukuran kertas, lebar tabel, hingga aturan tata halaman lainnya. 

Satu-satunya cara print Excel agar tidak terpotong yakni dengan mengatur seluruh tampilan halaman, sehingga muat di satu kertas. Tenang saja, setting-nya tidak terlalu rumit, kok. Perhatikan enam poin berikut sebelum nge-print, ya!

Hal paling dasar dari cara print Excel agar tidak terpotong adalah dengan menyesuaikan ukuran lembar kerja dengan ukuran kertas. Namun, perlu diketahui, kertas yang kamu gunakan apakah folio, A4, atau ukuran lainnya. Jika sudah, maka ubah pengaturan yang ada di Excel, caranya:

1. Buka file Excel yang akan dicetak
2. Di menu bagian atas, cari dan buka tab 'Page Layout'
3. Temukan grup 'Page Setup' yang berisi pengaturan tampilan sheet dan ukuran cetak
4. Lalu, klik 'Size' dengan ikon kertas dan garis ukur di kiri dan atasnya
5. Pilih ukuran sesuai jenis kertas cetakmu
6. Apabila tidak ada, bisa atur sendiri dengan klik 'More Paper Sizes' di bagian paling bawah. Kamu bisa memasukkan panjang dan lebar sesuai kertas yang kamu miliki. 

Selain ukuran kertas, kamu perlu menetapkan tepi atau margin sebagai batas halaman cetak. Dengan begitu, tampilan dari sheet yang di-print akan terlihat lebih rapi dan tidak melebihi aturan yang sudah kamu tetapkan. Caranya seperti berikut:

1. Buka file Excel yang hendak dicetak
2. Pilih dengan mengeklik tab 'Page Layout'
3. Temukan grup 'Page Setup' yang berisi pengaturan kertas dan halaman
4. Klik opsi 'Margins'. Di menu dropdown akan tersedia berbagai ukuran tepi, seperti narrow yang berarti mepet halaman
5. Kamu bisa menyesuaikan ukuran margin dengan klik 'Custom Margin' di bagian paling bawah dropdown. Lalu, masukkan ukuran tepi kanan-kiri-atas-bawah sesuai yang kamu inginkan. Semakin kecil angkanya, semakin berhimpit margin dengan tepi kertas.

Pada jendela 'Custom Margin', kamu juga bisa memilih 'Center of Page' yang artinya di mana tabel akan diposisikan saat dicetak. Misalnya, kamu mencentang vertically dan horizontally, maka tabel akan berada di tengah-tengah kertas.

Ada kalanya, penyebab halaman Excel terpotong adalah orientasi halaman cetak yang keliru. Misalnya, kamu punya tabel memanjang ke samping, tetapi pengaturan kertasnya vertikal bukan horizontal. Sebab, secara default, orientasi Excel adalah portrait.

Nah, kalau gini mudah tinggal ubah saja, caranya:

1. Buka file Excel yang akan dicetak
2. Pilih dengan mengeklik tab 'Page Layout'
3. Temukan grup 'Page Setup' yang berisi pengaturan kertas dan halaman
4. Klik opsi 'Orientation' yang ada di antara margin dan page setup
5. Hanya ada dua opsi yakni 'Potrait' dan 'Landscape', pilih sesuai bentuk tabel pada sheet-mu.

Secara default, Excel akan mencetak seluruh halaman yang memiliki sel terisi. Nah, print area ini merupakan pengaturan cara print Excel agar tidak terpotong dengan membatasi lembar mana saja yang dicetak. Adapun langkah-langkah mengaturnya, yakni:

1. Buka file Excel berisi data hendak dicetak
2. Blok seluruh sel yang ingin kamu cetak
3. Di bagian menu atas, klik tab 'Page Layout'
4. Temukan grup 'Page Setup' yang berisi pengaturan kertas dan halaman
5. Pilih opsi 'Print Area', lalu muncul dropdown berisi pilihan 'Set Print Area' dan 'Clear Print Area'
6. Pilih 'Set Print Area'.

Secara otomatis, hanya area ditentukan yang ikut tercetak. Kalau ingin mengganti area cetak, cukup 'Clear Print Area' dan kembali ulangi tahapan di atas untuk menentukan print area baru. 

Ketika kamu memiliki data yang terlalu panjang dan melebar, maka Excel akan membaginya menjadi dua halaman ketika dicetak. Untuk mengetahui bagian mana yang terpotong, kamu bisa mengaktifkan fitur 'Page Break View', caranya:

1. Buka sheet yang ingin kamu cetak
2. Pada deret tab, klik 'View'
3. Di grup 'Workbook Views' klik 'Page Break Preview'.

Akan muncul garis-garis yang menunjukkan batas page break. Data yang berada 'di luar' garis akan dicetak di halaman kedua. Nah, cara print Excel agar tidak terpotong yakni dengan mengatur ukuran page break. Ada dua opsi yang bisa coba untuk menerapkannya.

Pertama, letakkan kursor pada garis putus-putus. Klik kiri dan tahan sembari di-drag atau tarik kursor hingga akhir data yang ingin kamu cetak.

Cara kedua, letakkan kursor pada range atau sel yang ingin kamu tentukan sebagai akhir halaman. Buka tab 'Page Layout' > grup 'Page Setup' > menu 'Page Break' > 'Add Page Break'. Secara otomatis Excel akan membuat batas akhir data yang masuk pada halaman cetak.

Untuk menghapusnya, kamu bisa pilih menu 'Page Break' > 'Remove Page Break'. Kamu juga bisa mengembalikan pengaturan page break dengan pilih opsi 'Reset Page Break'.

Setelah semua penyesuaian pengaturan telah dilakukan, kamu bisa cek final dokumen sebelum naik cetak dengan melihat preview. Caranya seperti ini:

1. Buka tab 'View' pada dokumen yang ingin kamu cetak
2. Pilih opsi 'Page Layout' yang ada pada grup 'Workbook Views'.

Secara otomatis tampilan halaman akan berubah seperti halaman-halaman sesuai ukuran cetak berdasar pengaturan yang sudah dilakukan. Kalau kurang sesuai, kamu bisa kembali mengatur berbagai setting cara print Excel agar tidak terpotong di atas. 

Cara print Excel agar tidak terpotong ini mungkin sedikit tricky. Untuk itu, perhatikan pula jenis printer yang kamu gunakan. Jika dokumen berbentuk F4, tetapi printer hanya mendukung A4, bisa jadi penyebab hasil cetakmu selalu terpotong.