5 Tips Mengelola Google Sheets untuk Produktivitas Kerja
- Manfaatkan fungsi filter untuk mempersempit dan menganalisis kumpulan data besar dengan cepat
- Pergunakan script editor untuk menyederhanakan alur kerja agar hemat waktu dan mengurangi kesalahan
- Manfaatkan data validation untuk memilah lembar kerja yang kacau dan tidak konsisten
Selama ini Google Sheets telah membantu pekerjaan dengan level kemudahan yang ditawarkan. Aplikasi spreadsheet berbasis web ini memungkinkan untuk membuat, mengedit, dan berbagi spreadsheet secara online. Mulai dari pengelolaan data, analisis data, kolaborasi data, mengorganisir data, penghitungan, dan pemodelan finansial.
Apakah kamu pernah melihat tabel, grafik, atau diagram? Itulah hasil dari worksheet yang disajikan dalam bentuk laporan untuk menghasilkan informasi. Aplikasi ini diciptakan untuk memudahkan pekerjaan dalam hal mengolah data. Namun penggunaannya dinilai ribet dan rumit untuk pemula. Perlu waktu dan konsistensi di bidang tertentu untuk menguasai aplikasi ini. Dalam langkah menuju produktivitas kerja yang lebih efisien dan fleksibel, ada lima tips mengelola Google Sheets untuk produktivitas kerja. Yuk, belajar sama-sama melalui tips berikut ini!
1. Manfaatkan fungsi filter untuk mempersempit dan menganalisis kumpulan data besar dengan cepat
Dalam analisis data kita perlu membuat kelompok-kelompok data berdasarkan kriteria tertentu. Seperti data berdasarkan waktu, usia, pekerjaan, dan lain-lain. Untuk memilah data tersebut menjadi satu kelompok sesuai kriteria yang diinginkan maka kita membutuhkan fungsi filter untuk mengorganisir data pada tempatnya. Manfaat filter dapat mempercepat pencarian, mengurangi data yang tidak relevan, memudahkan analisis, dan pembuatan laporan sesuai kebutuhan. Intinya filter digunakan sebagai alat penyaring data berdasarkan kriteria tertentu. Sehingga bisa menampilkan data relevan untuk informasi.
Langkah-langkah:
Klik sel atau sorot kolom tertentu
Klik kanan
Pilih create a filter.
2. Pergunakan script editor untuk menyederhanakan alur kerja agar hemat waktu dan mengurangi kesalahan
Fungsi utama dari Script Editor dalam Google Sheets adalah membuat skrip atau kode yang akan mengotomatiskan tugas, memperluas fungsi spreadsheet, dan mengembangkan aplikasi khusus. Dalam tugas berulang berupa data yang harus diperbarui secara berkala dan repetitif maka Script Editor lah solusinya. Tugas berulang ini akan dilakukan lebih dari sekali dan mengikuti pola yang akan diprediksi. Sehingga penggunaan Script Editor akan memudahkan pekerjaan dengan cepat dan efisien. Contohnya seperti membuat backup data, mengirim newsletter rutin, menjadwalkan rapat, atau untuk urusan pribadi seperti mengirim email secara otomatis kepada penerima tertentu.
Langkah-langkah:
Klik extensions, lalu apps script
Buka file
Pilih untitled.gs
Pilih script
Buat nama laporan.
3. Manfaatkan data validation untuk memilah lembar kerja yang kacau dan tidak konsisten
Dalam mengolah dan menyimpan data, si pembuat terkadang membuat kesalahan dengan menginput data yang salah. Agar hal ini tidak terjadi, kita membutuhkan Data Validation agar data tetap akurat sesuai sel yang dimasukkan. Contohnya membuat angka pembatasan berdasarkan nilai numerik seperti, lebih besar dari, lebih kurang, di antara, dan lain-lain.
Memanfaatkan Data Validation akan mempercepat pekerjaan tanpa harus koreksi berulang yang panjang dan melelahkan. Hal ini juga untuk mencegah salah input data dan memastikan akurasi data. Sehingga kehadiran Data Validation menjadi fitur penting dalam Google Sheets yang memastikan data yang dimasukkan sesuai kriteria yang diinginkan.
Langkah-langkah:
Pilih sel
Klik menu data
Pilih data validation
Klik tambahkan aturan, lalu di kriteria, pilih salah satu opsi yang tersedia
Peringatan akan muncul jika memasukkan entri yang salah
Lalu simpan.
4. Fitur conditional formatting bisa mengidentifikasi data penting lebih cepat untuk pengambilan keputusan yang efisien
Agar tampilan lebih menarik dengan pola yang teratur dan berwarna bisa menggunakan Conditional Formatting. Contohnya seperti mengubah format sel yang nilainya di bawah target berwarna merah dan sel yang nilainya di atas target berwarna hijau. Penggunaan Conditional Formatting berguna untuk mengidentifikasi tren dan pola dalam data.
Lebih detailnya Conditional Formatting dipakai untuk menyorot data tertentu berdasarkan kriteria yang dibutuhkan. Sehingga data yang ditampilkan lebih jelas berupa informasi berbentuk angka yang mudah dibaca dan dipahami oleh pembaca. Fitur ini berguna untuk memudahkan kaum awam menganalisis data berdasarkan tampilan yang disajikan.
Langkah-langkah:
Sorot kolom
Klik format
Pilih conditional formatting
Colour scale
Isi format rules
Selesai.
5. Manfaatkan template untuk tugas umum bersama tim agar lebih fokus pada konten ketimbang format
Ada beberapa template gratis yang disediakan Google Sheets yang siap pakai untuk berbagai keperluan. Manfaat template ini untuk menghemat waktu dan tenaga dalam membuat spreadsheet dari awal. Sesuaikan template sesuai kebutuhan dan pekerjaan akan lebih cepat selesai.
Langkah-langkah:
Klik template gallery di kanan atas
Pilih template yang diinginkan.
Tips-tips dalam mengelola Google Sheets untuk produktivitas kerja bisa kamu terapkan mulai dari sekarang. Kamu akan merasakan manfaatnya jika mau belajar cerdas dalam mengelola dan menyimpan data. Caranya adalah dengan terus mengasah skill dalam penggunaan fitur-fitur andalan Google Sheets. Yuk, praktikkan!
