Petty cash adalah dana kecil yang digunakan perusahaan untuk membayar kebutuhan operasional harian seperti perlengkapan kantor atau penggantian biaya kerja karyawan dalam jumlah terbatas.
Pengelolaan petty cash diawasi ketat melalui petugas khusus yang bertanggung jawab atas pencairan, bukti transaksi, serta pembatasan akses agar dana hanya digunakan untuk keperluan sah.
Setiap transaksi petty cash dicatat dalam laporan keuangan saat pengisian ulang dilakukan, disertai rekonsiliasi rutin guna memastikan saldo sesuai dan menjaga transparansi akuntansi perusahaan.

Disclaimer: This was created using Artificial Intelligence (AI)

Is this "Intinya Sih" helpful?

Jakarta, IDN Times - Petty cash atau kas kecil menjadi salah satu metode yang digunakan perusahaan untuk mempermudah pembayaran kebutuhan operasional dalam nominal kecil.

Dana ini biasanya dipakai untuk transaksi yang dinilai kurang praktis jika harus menggunakan cek atau kartu kredit perusahaan, seperti membeli perlengkapan kantor hingga penggantian biaya kerja karyawan dalam jumlah terbatas.

Dilansir Investopedia, kas kecil umumnya disimpan di tempat aman, seperti kotak terkunci, agar pengeluaran mendadak dapat diproses lebih cepat tanpa mengganggu sistem pencatatan keuangan perusahaan.

Dalam praktiknya, perusahaan juga melakukan pencocokan dana petty cash dengan laporan keuangan secara berkala untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas.

1. Petty cash dipakai untuk kebutuhan operasional kecil

Ilustrasi kantor (IDN Times/Rochmanudin)

Penggunaan petty cash berbeda-beda di setiap perusahaan. Dana tersebut biasanya digunakan untuk membeli perlengkapan kantor, kartu pelanggan, bunga, membayar makan siang katering dalam skala kecil, hingga mengganti biaya pekerjaan karyawan.

Dalam pengelolaannya, perusahaan menunjuk petugas khusus untuk mengawasi dana petty cash. Tugasnya memastikan aturan penggunaan dana berjalan sesuai ketentuan, mengajukan pengisian ulang dana, hingga mencairkan uang tunai sesuai kebutuhan.

2. Penggunaan petty cash tetap diawasi ketat

Ilustrasi perhitungan dan pengelolaan anggaran negara dalam pelaksanaan program pemerintah.

Ilustrasi pengelolaan anggaran negara yang memerlukan transparansi dan pengawasan ketat (unsplash.com/Jakub Żerdzicki)

Meski digunakan untuk transaksi kecil, pengelolaan petty cash tetap menerapkan pengendalian internal. Perusahaan umumnya membatasi pihak yang dapat menyetujui penggunaan dana tersebut agar hanya dipakai untuk kepentingan operasional yang sah.

Petugas petty cashier biasanya bertanggung jawab menerbitkan cek untuk pengisian dana kas kecil sekaligus membuat pencatatan akuntansi. Sementara itu, penanggung jawab petty cash mendistribusikan uang tunai dan mengumpulkan bukti transaksi dari setiap penggunaan dana.

Setiap tanda terima atau bukti pembelian harus sesuai dengan jumlah dana yang telah dikeluarkan. Sistem ini diterapkan untuk menjaga keamanan dana dan membatasi akses hanya kepada pihak yang berwenang.

3. Transaksi petty cash tetap dicatat dalam laporan keuangan

ilustrasi membaca laporan keuangan (pexels.com/RDNE Stock project)

Penggunaan petty cash tetap dicatat dalam laporan keuangan perusahaan. Namun, pencatatan jurnal umumnya dilakukan saat dana kas kecil diisi kembali, bukan ketika transaksi dilakukan.

Dalam pencatatan akuntansi, pengisian dana petty cash dilakukan dengan mendebit akun petty cash dan mengkredit akun kas. Jika ditemukan selisih dana saat rekonsiliasi, perusahaan akan mencatatnya ke dalam akun over atau short.

Apabila dana lebih besar dari catatan, selisih dicatat sebagai kredit. Sebaliknya, jika dana kurang, perusahaan mencatatnya sebagai debit.

Rekonsiliasi petty cash dilakukan dengan beberapa tahapan, mulai dari menghitung saldo dana yang tersedia, membandingkannya dengan total pengeluaran berdasarkan slip dan bukti transaksi, hingga menelusuri jika ditemukan selisih pencatatan.

Setelah itu, perusahaan dapat mengajukan pengisian ulang dana dan mencatat transaksi tersebut ke dalam buku besar perusahaan.