5 Cara Menghadapi Banyak Deadline yang Datang Bersamaan

Jangan menyimpan semua tenggat waktu di kepala. Tulis setiap pekerjaan beserta tanggal dan jam pengumpulannya jika memang ada. Kamu bisa menggunakan catatan di ponsel, kalender, atau buku yang memang sering digunakan agar informasi tersebut mudah ditemukan kembali.

Setelah itu, urutkan berdasarkan deadline terdekat dan tingkat kepentingannya. Perhatikan juga waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan agar kamu bisa menentukan kapan harus mulai mengerjakannya. Tugas dengan deadline dekat dan proses yang panjang bisa kamu tempatkan di urutan teratas.

Dengan melihat semuanya dalam satu daftar, kamu bisa mengetahui pekerjaan mana yang harus segera dikerjakan tanpa terus menebak-nebak prioritas. Daftar tersebut juga bisa diperbarui ketika ada tugas baru atau perubahan tenggat waktu.

Setelah daftar dibuat, pilih pekerjaan yang memiliki tenggat paling dekat. Fokuskan waktu dan energi untuk menyelesaikan bagian tersebut terlebih dahulu. Kalau ada tugas yang harus dikerjakan lebih dulu karena membutuhkan proses panjang, kamu juga bisa mempertimbangkan waktu pengerjaannya agar gak menumpuk di hari terakhir.

Kalau ada pekerjaan lain yang deadline-nya masih lebih panjang, kamu bisa menyisihkan waktu setelah tugas pertama berada di tahap yang aman. Catat kembali tugas berikutnya agar tetap teringat dan tentukan kapan kamu akan mulai mengerjakannya.

Cara ini membantu mengurangi risiko ada pekerjaan yang terlewat karena terlalu fokus pada tugas yang sebenarnya masih memiliki banyak waktu. Dengan urutan yang jelas, kamu bisa mengetahui pekerjaan mana yang perlu mendapatkan perhatian lebih dulu tanpa harus memikirkan semua deadline secara bersamaan.

Pekerjaan dengan deadline dekat bisa terasa semakin menakutkan kalau kamu melihatnya sebagai satu tugas besar. Coba pecah menjadi beberapa bagian yang lebih sederhana agar kamu punya gambaran jelas tentang apa yang perlu dikerjakan terlebih dahulu.

Misalnya, mulai dari mengumpulkan bahan, membuat kerangka, mengerjakan isi, lalu melakukan pengecekan. Kerjakan setiap bagian secara bertahap dan tentukan waktu yang cukup untuk menyelesaikannya. Dengan begitu, kamu gak perlu memikirkan seluruh proses sekaligus.

Setiap bagian yang selesai akan membuat pekerjaan terasa lebih dekat dengan garis akhir. Kamu juga bisa melihat perkembangan pekerjaan dengan lebih jelas dan mengetahui bagian mana yang masih perlu dikerjakan. Cara ini membantu membuat tugas besar terasa lebih mudah dimulai meski deadline sudah semakin dekat.

Saat deadline berdekatan, kamu mungkin perlu mengurangi aktivitas yang membuat fokus mudah terpecah. Matikan notifikasi yang gak diperlukan dan jauhkan ponsel ketika sedang mengerjakan tugas penting. Rapikan area kerja agar perhatianmu gak mudah tertarik pada hal-hal lain di sekitar.

Tentukan waktu khusus untuk fokus bekerja, kemudian berikan jeda setelah satu bagian selesai. Selama waktu tersebut, usahakan mengerjakan satu tugas terlebih dahulu sebelum beralih ke pekerjaan lain. Setelah menyelesaikan bagian yang sudah ditentukan, kamu bisa berdiri, minum, atau beristirahat sebentar.

Beberapa jam dengan fokus yang baik bisa lebih membantu daripada berlama-lama di depan pekerjaan sambil terus berpindah perhatian. Kamu juga bisa menyesuaikan durasi kerja dan jeda dengan kondisi tubuh agar tetap nyaman. Dengan fokus yang lebih terarah, pekerjaan bisa terasa lebih mudah dikendalikan meski deadline sedang berdekatan.

Kalau beberapa deadline benar-benar gak mungkin diselesaikan dalam waktu yang tersedia, jangan diam saja. Sampaikan kondisinya kepada pihak yang berkaitan dan jelaskan prioritas pekerjaan yang sedang kamu tangani. Dengan begitu, orang lain bisa memahami situasinya dan membantu menentukan pekerjaan mana yang perlu didahulukan.

Jika memungkinkan, tanyakan apakah ada tugas yang bisa diprioritaskan ulang atau tenggat yang dapat disesuaikan. Kamu juga bisa menyampaikan perkiraan waktu yang realistis untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Komunikasi lebih awal bisa membantu mencegah masalah yang lebih besar ketika deadline sudah semakin dekat.

Deadline yang datang bersamaan memang bikin stres, tetapi panik terus-menerus gak akan membuat pekerjaan selesai lebih cepat. Coba berhenti sejenak, lihat semua tugas, lalu tentukan langkah pertama yang paling masuk akal. Kamu gak harus menyelesaikan semuanya dalam satu waktu. Kerjakan satu bagian, lanjutkan ke bagian berikutnya, dan jangan lupa memberikan jeda agar energi tetap terjaga. Ketika beberapa deadline datang bersamaan, fokus pada apa yang harus diselesaikan sekarang, bukan pada semua hal yang belum selesai sekaligus.