6 Etika Menulis Email Secara Profesional, Wajib Tahu!

Ketika menulis email, mulailah dengan kata sapaan seperti layaknya menulis surat. Penggunaan bahasa Inggris dan bahasa Indonesia yang dicampur-campur juga memberikan kesan kurang baik.

Sebaiknya, gunakan satu bahasa secara konsisten dari awal hingga akhir surat. Untuk bahasa Indonesia, pastikan bahwa kamu menggunakan bahasa baku dengan menggunakan sapaan Bapak atau Ibu. Jangan lupa pula untuk mencantumkan jabatan dan posisi orang yang akan kamu kirimi email.

Sebaiknya, berikan jarak yang jelas antara pembukaan dan isi surat. Entah apapun isi surat yang kamu kirim, baik itu peringatan, teguran, maupun keluhan - jangan sekali-kali mencantumkan kata-kata kasar. Pasalnya, kata-kata yang sifatnya kasar, slang, porno, atau hal-hal lain yang sifatnya meremehkan sangat tidak pantas untuk dituliskan dalam email. Pastikan kamu menuliskan tentang fakta dan bukanlah hal yang bersifat emosi semata.

Perlu diketahui bahwa email akan sangat mudah dimonitor. Perusahaan bisa memonitor aktivitas email kamu melalui jaringan internet perusahaan. Jadi, berhati-hatilah dalam menulis email.

Setelah pembukaan dan isi surat, sampailah pada bagian penutup. Pada bagian penutup, kamu harus mencantumkan identitas diri secara lengkap. Biasanya dimulai dengan menuliskan ucapan salam, menulis nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat perusahaan, kode pos, nomor telepon perusahaan, nomor telepon pribadi, dan alternatif alamat email.

Tepat pada kolom subjek, tuliskan judul yang mewakili isi surat kamu. Pilihlah kata atau kalimat yang singkat sehingga memudahkan orang untuk secara cepat mengetahui garis besar dari surat yang kamu kirim. Sehingga, akan lebih cepat pula ia memahami isi surat yang kamu kirimkan.

Setelah selesai menulis surat, sebaiknya kamu kembali mengecek isi surat, termasuk kemungkinan kesalahan ejaan. Kesalahan ejaan dinilai bisa mencerminkan keteledoran seseorang. Terlebih, kesalahan ejaan juga dapat membuat suatu kalimat menjadi bermakna rancu dan sulit dimengerti.

Cek ejaan merupakan bagian dari rangkaian kegiatan proofreader, yaitu mengoreksi kembali isi tulisan yang akan dikirim, baik kalimat, ejaan, maupun isi suratnya sendiri.

Dalam email resmi, jangan sekali-kali menggunakan emoji seperti smiley face yang biasa dipakai untuk memberi kesan kasual dan humor. Penggunaan emoji termasuk mencerminkan ketidakprofesionalan seseorang. Sekalipun email dikirim untuk orang yang sudah akrab sebaiknya hindari penggunaannya.

Blind Carbon Copy atau BCC berguna untuk mencantumkan alamat email lain tanpa memperlihatkannya kepada penerima lain. BCC akan sangat berguna jika kamu dituntut untuk mencantumkan banyak pihak saat mengirim email. Selain demi menjaga kerahasiaan, BCC juga dapat menghindarkan rasa sensitif dari pihak-pihak tertentu.

Itu tadi enam etika yang harus diperhatikan ketika menulis email. Terutama untuk kebutuhan pekerjaan yang bersifat profesional, enam etikanini tidak boleh kamu langgar.