5 Langkah Efektif Menangani Keluhan Customer, Pentingnya Kesabaran
ilustrasi pelayanan (pexels.com/iMin Technology)
Follow IDN Times untuk mendapatkan informasi terkini. Klik untuk follow WhatsApp Channel & Google News
Customer adalah raja, pelanggan yang utama. Memberikan produk dengan kualitas terbaik dan pelayanan yang ramah menjadi hal penting dalam sebuah penjualan. Tentu sebagai penyedia produk dan jasa pun kamu akan menerima respons yang berbeda-beda setiap orang.
Ada customer yang akan merespons senang, tetapi juga ada yang memberi respons negatif. Keluhan customer yang merasa kurang puas dengan produk dan jasa yang kamu berikan, tentu harus ditangani dengan baik. Berikut langkah efektif untuk menangani keluhan customer!
1. Pahami produk yang menjadi komplain
ilustrasi produk (pexels.com/Emma Bauso)Sebagai penjual atau customer service kamu harus benar-benar paham dengan produk yang dijual. Tak hanya membaca deskripsi produk saja, tetapi juga perlu dicoba dan digunakan sendiri. Sehingga kamu akan mahir menjawab pertanyaan customer mengenai produk yang kamu jual.
Saat customer menghubungimu untuk mengeluh karena produk yang diterima mungkin tak sesuai ekspektasi, kamu akan paham pertanyaan apa saja yang mesti diajukan. Pahami produk yang dikomplain agar kamu bisa menangani keluhan customer dengan baik.
2. Menunjukkan empati pada customer
ilustrasi empati (pexels.com/Liza Summer)Untuk menangani keluhan customer, kamu perlu menunjukkan empati pada customer. Memahami perasaan orang yang sedang kamu tangani. Posisikan dirimu sebagai customer yang mengeluh tersebut.
Sebagai customer, respons pertama yang ingin diterima yaitu kamu memahami perasaan mereka. Dengan menunjukkan rasa empati pada customer-mu, maka kamu mampu membangun suasana yang baik agar pelanggan sedikit reda amarahnya. Jangan lupa berikan simpatimu juga pada customer untuk menunjukkan bahwa kamu peduli.
Baca Juga: 5 Tips Persiapan Diri Sebelum Melamar Customer Service, Auto Diterima
3. Jadi pendengar yang baik
Editor’s picks
ilustrasi pendengar yang baik (pexels.com/Ivan Samkov)Saat customer pertama menghubungi, pasti kamu akan menerima keluhan yang tidak baik. Mereka akan mengomel karena merasa tidak puas dengan barang atau jasa yang kamu jual. Sehingga, kamu akan banyak mendengar kata-kata yang sedikit kasar atau bahkan sangat kasar.
Dalam posisi seperti itu, kamu harus bisa tetap menjadi pendengar yang baik. Jangan membantah atau menjawab mereka, apalagi kamu sampai terpancing emosi dan membalas perkataan kasar yang customer ucapkan. Berusahalah menjadi pendengar setia dan sabar selalu sampai mereka usai mengutarakan segala keluhannya.
4. Tangani keluhan dengan cepat dan tepat
ilustrasi menangani keluhan (pexels.com/Andrea Piacquadio)Kamu harus memperhatikan waktu untuk menangani keluhan para customer-mu yang sedang komplain. Tangani keluhan dengan cepat dan tepat dalam waktu yang singkat, tetapi solusi yang adil untuk kedua belah pihak. Tidak semua pelanggan bisa sabar menunggu lama untuk menangani keluhan, apalagi dalam kondisi emosi.
Kualitas pelayanan tetap diutamakan, menjadi penjual yang ramah haruslah dilakukan. Jangan cepat, tetapi penanganan gak beraturan dan asal-asalan. Solusi yang baik pun harus didapatkan dengan analisa permasalahan yang tepat.
5. Jangan grogi saat berkomunikasi
ilustrasi grogi (pexels.com/Tima Miroshnichenko)Nah, untuk yang satu ini wajib banget kamu lakukan. Saat menangani customer, jangan grogi. Berkomunikasi dengan baik tanpa rasa gugup akan membuatmu lebih fokus menangani keluhan.
Belajar mengendalikan rasa gugupmu di depan customer, agar customer-mu pun tidak merasa bahwa kamu tidak becus menangani keluhan. Kebanyakan pelanggan pasti langsung tahu jika kamu sedang gugup sehingga akan membuat mereka kurang nyaman ditangani olehmu.
Inilah langkah efektif untuk menangani keluhan customer. Yang terpenting adalah kesabaran, kamu harus sabar menangani keluhan. Jika kamu tak sabar dan cuek pada mereka, masalah pun tak akan terselesaikan. Akhirnya, kamu akan kehilangan pelanggan yang sebenarnya masih bisa dipertahankan.
Baca Juga: 5 Tren Kunci Customer Experience bagi Perusahaan di 2023
IDN Times Community adalah media yang menyediakan platform untuk menulis. Semua karya tulis yang dibuat adalah sepenuhnya tanggung jawab dari penulis.
Topik:
Berita Terkini Lainnya
