8 Contoh Surat Niaga untuk Kebutuhan Bisnis

02 Mei 2022, 22:05 WIB

Ilustrasi surat (Pexels.com/energepic.com)

Surat niaga merupakan surat resmi yang dibuat oleh sebuah perusahaan atau lembaga. Surat ini berisi suatu perjanjian, pengaduan, pemesanan, penyewaan, dan masih banyak yang lainnya.

Dalam pembuatannya, surat niaga juga sering kali disebut dengan surat dagang atau bisnis yang bersifat internal atau eksternal. Dalam kebutuhan internal, surat niaga dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan tersebut dari tingkat pusat ke tingkat cabang.

Sedangkan untuk kebutuhan eksternal, surat niaga digunakan untuk berbagai keperluan bisnis, seperti penawaran barang dan jasa untuk mencari keuntungan. Ingin membuat surat niaga? Simak syarat, fungsi, dan contoh surat niaga berikut ini.

Syarat penulisan surat niaga

Ilustrasi surat (Pexels.com/Gustavo)

Sebelum menulis surat niaga, kamu perlu mengetahui syarat-syarat penulisan surat niaga agar penerima surat dapat memahami surat niaga perusahaanmu. Berikut beberapa syaratnya:

Surat niaga berisi pemesanan barang dan jasa yang berasal dari penjual.
Penjual atau perusahaan wajib menyebutkan jenis dan jumlah barang yang ditawarkan atau dijual.
Surat niaga wajib mencantumkan cara pengiriman, cara pembayaran, dan cara packing dari produk atau jasa yang ditawarkan.

Fungsi surat niaga

Ilustrasi perjanjian (Pexels.com/Thirdman)

Demi kelancaran bisnis perusahaan, surat niaga memiliki beberapa fungsi penting dalam kebutuhan bisnis. Surat ini bisa menjadi alat untuk sebuah perjanjian, kerja sama, dan penawaran produk kepada penerima. Berikut fungsinya:

Surat niaga berfungsi sebagai bukti konkret kerja sama antar perusahaan.
Surat niaga menjadi alat untuk mengenalkan produk kepada pihak lain.
Kegiatan promosi dan kerja sama dengan pihak lain.
Meningkatkan pemasaran perusahaan.
Berfungsi sebagai arsip perusahaan.
Dapat memperluas jaringan bisnis perusahaan.

1. Surat perjanjian sewa menyewa

Ilustrasi surat niaga (Scribd.com/Aloel Amor)

Surat perjanjian sewa menyewa merupakan surat bisnis yang digunakan perusahaan untuk menyewa barang dan jasa. Surat ini dibuat oleh kedua belah pihak perusahaan, yakni penyewa dan pihak yang disewakan.

Surat ini berisi perjanjian tertulis tentang kesepakatan sewa menyewa, identitas resmi perusahaan, hak dan kewajiban yang harus dipatuhi. Dalam pembuatannya, surat ini wajib dibubuhi tanda tangan dari kedua belah pihak yang melakukan transaksi sewa menyewa.

2. Surat pengaduan

Ilustrasi surat pengaduan (Scribd.com/Bahyudin Nor)

Sedang mengalami penipuan atau masalah bisnis? Perusahaan dapat membuat surat pengaduan jika barang yang dipesan kurang atau tidak sesuai.

Sebuah perusahaan dapat mengajukan pengaduan atau tuntutan dengan alasan yang jelas. Sebelum melakukan pengaduan, perusahaan wajib mengecek setiap barang yang diterima.

Jika benar mengalami ketidaksesuaian, kamu bisa membuat surat pengaduan yang berisi tuntutan ganti rugi atau pembatalan pembelian barang. Selain itu, kamu juga bisa melakukan pengangkutan barang kembali ke toko asal.

3. Surat perjanjian jual beli

Ilustrasi surat perjanjian jual beli (Scribd.com/nopri)

Surat niaga perjanjian jual beli merupakan surat yang dibuat untuk perjanjian jual-beli antar perusahaan. Surat ini ditandatangani oleh kedua belah pihak sebagai bukti konkret dari pembelian barang yang ditawarkan oleh perusahaan.

Dalam surat perjanjian jual beli, kedua belah pihak sepakat melakukan transaksi. Surat ini biasa dibuat jika barang yang dijual memiliki harga yang cukup tinggi.

4. Surat penawaran

Ilustrasi surat penawaran (Scribd.com/Anandieto Akbar)

Nah, untuk surat penawaran, surat ini dibuat perusahaan sebagai penjual untuk menawarkan barang atau jasa kepada calon pembeli. Surat ini juga bisa dibuat apabila perusahaan tertarik dengan produkmu.

Surat penawaran biasa dibuat secara inisiatif oleh sebuah perusahaan kepada perusahaan atau lembaga lainnya. Kamu juga bisa menambahkan barang-barang terbaru dan juga promo.

5. Surat kuasa

Ilustrasi surat kuasa (Scribd.com/Giezilda)

Surat kuasa merupakan surat pelimpahan wewenang perusahaan atau pejabat tertentu kepada perusahaan lain yang diberikan wewenang. Surat ini biasa dibuat untuk surat kuasa tanah atau perusahaan.

Sebuah surat kuasa wajib dilengkapi dengan tanda tangan dan bermaterai. Selain itu, surat kuasa juga bisa dibuat bagi perseorangan atau kedinasan.

6. Surat pesanan

Ilustrasi surat pesanan (Scribd.com/Agung Gumilang)

Dalam pembelian barang, kamu sebagai pembeli bisa membuat surat pesanan yang ditujukan untuk penjual barang tersebut. Surat ini berisi pesanan barang yang kamu beli secara rinci.

Surat pembelian barang dibuat sebagai bukti konkrie dari pesanan dari sebuah perusahaan. Setelah penjual melakukan konfirmasi dari surat pesanan, mereka akan menyelesaikan pesanan.

7. Surat permintaan penawaran

Ilustrasi surat permintaan pemesanan (Scribd.com/Chaedorable)

Surat permintaan penawaran merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan yang meminta informasi lengkap tentang barang yang diinginkannya kepada penjual. Setelah itu, penjual akan memberikan daftar harga dari barang tersebut.

Perusahaan juga akan meminta keterangan pengiriman barang, syarat pembayaran, pelayanan barang, kualitas barang, dan model barang. Penjual juga bisa menkonfirmasi pembeli tentang ketersediaan barang.

8. Surat niaga paket wisata

Ilustrasi surat niaga paket wisata (Scribd.com/Fajar Fathur)

Dalam suat niaga paket wisata, sebuah perusahaan atau agen wisata akan menawarkan paket liburan kepada sebuah perusahaan. Paket ini biasanya terdiri dari transport bis, tiket wisata, dan juga makan.

Sebuah agen paket wisata tentunya akan memudahkan sebuah perusahaan saat melakukan karyawisata keluar kota. Biasanya agen juga menyediakan beberapa paket-paket wisata tertentu.

Nah, itulah pengertian surat niaga, syarat-syarat penulisannya, fungsi-fungsi, sekaligus contoh surat niaga sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Semoga bermanfaat!